Hva er sponsing?

Sponsormarkedet har endret seg drastisk i senere år, og det er blitt vanskeligere å skille seg ut fra alle andre sponsorobjekter. Kultur og idrett har i lang tid knivet om de midlene som er tilgjengelig, og idretten vinner ofte grunnet større antall deltagere enn kulturen har i publikum.   Kommunikasjon mot spesifikke kundegrupper er blitt enklere i mange kanaler, og dermed må man som sponsorobjekt kjenne sitt publikum og løfte fordelene det er å samarbeide med dere i stedet for å investere i en ren PR-kampanje.

Under følger noen råd og innspill som dere kan ta med videre i det kommersielle arbeidet. Husk at NKA har kurs og bistår med mentorer om det er behov for det. Ta kontakt, så hjelper vi deg! Les mer om NKAs kurstilbud her.

 

Sponsing involverer to hovedaktiviteter

  • En transaksjon mellom en sponsor og et sponsorobjekt, der objektet mottar en godtgjørelse mot at sponsor oppnår rettigheten til å assosiere seg med objektet
  • Sponsorens markedsføring av denne assosiasjonsrettigheten.

 

Begge aktiviteter er nødvendige dersom rettighetskostnadene skal være en meningsfull investering.

Definisjonen skiller mellom det å inngå en forretningsmessig avtale som sikrer rettigheter til sponsorobjektet og det å utnytte denne rettigheten. Begrepet gjenytelser brukes ofte om dette. Sponsing er altså en investering, med penger eller tjenester, i et objekt med det formål å få tilgang til det kommersielle potensialet som knytter seg til objektet. Man kan altså investere i rettighetene til et objekt, men investeringen blir verdiløs dersom man ikke markedsfører samarbeidet overfor relevante målgrupper. Markedsføring av samarbeidet er det vi ofte omtaler som aktivering.

Sponsing har gått fra å handle om gaver og almisser til å bli et profesjonelt kommunikasjonsverktøy med krav til avkastning. Man ser et skifte fra fokus på logoeksponering til aktivering av målgruppen hvor man treffer denne på en mer spisset måte.

Sponsing er et kostnadseffektivt kommunikasjonsmedium. Det er en moderne måte å kommunisere relevans og å skape forankring i målgruppen, ved at de får ta del i sponsoratet. Sponsoratet bidrar til oppmerksomhet som igjen gir økt salg, positiv omtale for sponsor eller produkter, motivasjon av egne ansatte og økt lojalitet hos kunden. Disse sponsingsmotivene kan opptre sammen, eller hver for seg, men det er lurt av deg som objekt å være oppmerksom på hvilken motivasjon som er knyttet til ditt arrangement eller konsept.

 

Avklaring av begreper knyttet til sponsing:

Dette er sponsing:

  • Barter/byttehandel – varer og tjenester gis som motytelse, ikke penger. Merk at det må betales mva av slike varer og tjenester, så det er ikke helt gratis.
  • Merkevareplassering/ Branded content (opplevelsesmarkedsføring) – Branded content eller produktplassering er en nyere form for kommunikasjonsmedium som visker ut skillet mellom hva som er reklame og hva som er underholdning. I motsetning til konvensjonelle former for underholdning, er branded content generelt finansiert utelukkende av en merkevare eller et selskap. Branded underholdning er brukt i events og installasjoner, film, videospill, musikk, internett og TV.

 

Dette er ikke sponsing:

  • Gaver– stiftelser, virksomheter, privatpersoner eller andre som gir deg penger uten forventning eller krav til motytelse, basert på en søknad eller som en donasjon. Dette er veldedighet/filantropi.
  • Reklame– et verktøy i en virksomhets salgsstrategi for å oppnå økt salg.
  • Samfunnsansvar/CSR– bedriftens overordnede integrasjon av sosiale og miljømessige hensyn i sin daglige drift. Det kan for eksempel være en CSR-strategi å jobbe tett med lokalmiljøet der bedriften har sin hovedvirksomhet. Det er ofte et motiv for å sponse.
  • Støtte– offentlige organer som tildeler deg penger basert på en søknad.
  • Crowd funding– når flere privatpersoner sammen finansierer et prosjekt basert på dugnad eller egne midler.
Hva har du å tilby en sponsor?

Fra varemerke til merkevare

Der står du med din historie, deg som produkt, varemerke og ikke minst deg med din identitet. Potensielle samarbeidspartnere og sponsorer er det mange av, utfordringen ligger i kartleggingen av dem alle og å være den utvalgte som får avtalen. De bombarderes med tilbud og inntrykk, kombinert med egne ønsker, behov, sitt varemerke og sin identitet kan det være utfordrende for ethvert sponsorobjekt å nå gjennom. Hvorfor skal de stoppe opp og ville satse på akkurat deg? Hvorfor skal de ta telefonen når du ringer eller svare på din epost i havet av forespørsler om fantastiske opplevelser?

For oss som kulturarrangører er det viktig å tydeliggjøre hvem vi er. En sterk identitet skiller oss fra alle de andre mulige sponsorobjektene i markedet. Alt vi gjør og skaper i rollen som arrangør definerer hvem vi er og hvordan vi blir oppfattet. Det er derfor avgjørende at vi selv vet hva vi er og hva vi står for, om dere trenger hjelp til dette ta kontakt med NKA. Identiteten må synliggjøres slik at både dine kunder og samarbeidspartnere lett kan finne denne og bli kjent med dere. Her er nettside, Instagram, Facebook, LinkedIn osv alle viktige plattformer for å fortelle hvem du er. Finn ut hvilke plattformer som passer dere best og hold dere til disse. Det er mye bedre å noen plattformer utrolig bra, enn å gjøre alle halvveis.

En tydelig identiteten danner grunnlaget for lojalitet og sterke allianser. Gode samarbeid kommer oftest ut av felles verdigrunnlag. En tydelig identitet skaper trofast publikum! NKAs håndbok «Kunsten å vera seg sjøl» har definert ulike retninger innenfor identitetsarbeid og er et glimrende verktøy om dere vil begynne prosessen med å definere deres unike identitet. 
Bok i kombinasjon med en identitetsworkshop med kursleder fra NKA er et godt tips.

Verdier er noe man enten kan dele med en samarbeidspartner, eller man kan enes om at verdiene sammenfaller med den intensjonen begge har. Det er veldig vanlig å sette tre til fem verdier som gjelder for et selskap/organisasjon, som et mål å jobbe mot. Et eksempel i kulturverden er 50/50 kjønnsbalanse i programmeringen. Hvordan man formulerer et mål er opp til hver enkelt, men under finner dere noen områder som dere kan se om sammenfaller med de sponsorene dere ønsker å jobbe med.

 

Eksempler på satsningsområder for gode verdier og holdninger:

  • Antirasisme
  • Sosialt entreprenørskap
  • Integrering
  • Nei til vold
  • Miljø
  • Lokal identitet gjennom mat, musikk, fotavtrykk
  • Samarbeid med humanitære organisasjoner
  • Gi noe av verdi tilbake til lokalsamfunnet utover gjennomføringen
  • Økonomisk redelighet
  • Kjønnsbalanse
  • Sponsorpool, hvem har dere samarbeid med?

 

Inventarlisten- Produktene dine

Det er vanlig å tilby pakker som er satt sammen for sponsorer. Typisk innhold er aktiviteter knyttet til disse tre områdene

  • Logoeksponering
  • Assosiasjonsrett
  • Aktivering

 

Videre:

  • Logoeksponering; sponsorens logo på annonser, nettsider, byggjerdene som omkranser arena, bannere, t-skjorter, (eksklusive) arenaer og scener, handlenett, biler, merch osv

    Dette er den vanligste aktiviseringen for sponsorater. Det må tidlig avklares hvilke flater dere som tilbyder kan selge til en sponsor, og tilpass presentasjonen til hver enkelt samarbeidspartner. En matleverandør vil normalt sett ha større interesse for en salgsstand med logo enn av å sponse en scene, mens et tele-selskap kan ha motsatt interesse. Sett en verdi på hver enkelt logoeksponering og bestem tidlig hva som skal være inkludert i standardavtalen og ikke. Da har dere en meny med eksponering som dere kan tilby hver enkelt og dermed øke inntektene på aktiviseringen. Verdisetting kommer som eget punkt lenger ned.

 

  • Annonsering på nettsider, i programblad, app og andre kommunikasjonskanaler du har

    Her kan man koble inn redaksjonelt innhold i kommunikasjonen, men husk å merke dette med «sponset innhold». Reportasjer til nettsider, programblad etc er en veldig god måte å få ut budskapet på, bare husk å merke innholdet med at dette er sponset. Man kan også kommunisere tilbud, dagsaktuelle budskap, konkurranser og lignende gjennom plattformene, husk bare at alt dette ikke trenger å være inkludert i en hovedavtale.

      

  • Bruk av sponsorobjektet i sponsorens markedsføring

    Her må man tidlig avklare budskapet og hvordan dette skal presenteres. Begge parter skal ha eierskap til kommunikasjonen og kunne stå for den i ettertid. Sett også en tidsavgrensning på dette produktet slik at det kun brukes i den perioden det er relevant for begge parter. Om sponsor ønsker å bruke budskapet utenfor periode må ny avtale inngås.

 

  • Billetter

    Billetter til samarbeidspartnere er en veldig vanlig måte å aktivisere sponsoratet på. Inkluder gjerne et visst antall i avtalen, men la det heller ligge som et tilvalg på å kjøpe ekstra billetter enn å gi ut for mange. Bolken med sponsorbilletter blir ikke alltid brukt fullt ut, og ved et utsolgt arrangement har man tapt omsetningen billettene representerer både i mat/drikke/merch. Derfor er det bedre å heller lage en stige på antall billetter sponsoren kan hente ut, med eventuelt en prisstige per billett som hentes ut i tillegg til det opprinnelige antall billetter.

  

  • Tilgang til eget område, for eksempel en VIP-lounge

    Dette kalles gjerne «gjesteområde» da VIP har fått et noe belastet preg ved seg. Samtidig vil mange som er på gjesteområdet føle seg så VIP som mulig. Alt etter hvordan et samarbeid aktiviseres er det gjerne lurt å ha et slikt område tilgjengelig, om festivalen/arrangementet har kapasitet til dette. Området bør ha elementer som løfter opplevelsen for gjestene, det være ekstra toalettkapasitet, eget vareutvalg innen mat/drikke eller ekstra behagelige sitteplasser.

 

  • Faglig påfyll, dette bør gå begge veier da alle kan lære av hverandre

    Alt etter kompetanse, men tenk også motivasjon, vil alle samarbeid kunne være gjensidig fruktbare. Kjøp inn kurs sammen, eller sett opp arenaer der dere lærer av hverandre. Dette vil forankre samarbeidet på et mye dypere nivå enn man skulle tro. Kultur er en arena som sitter på utrolig stor kompetanse innen organisasjon, motivasjon og struktur.

 

  • At det arrangeres en møteplass for sponsorene, sponsorpool

    Synergieffekten av å møte hverandre, i en positivt regissert setting, er en meget produktiv arena for å skape verdier. Miksen av lokale, regionale og nasjonale aktører kan skape grobunn for prosjekter som også kommer deg som arrangør til gode. 

 

  • Sponsoren har en fysisk tilstedeværelse

    Sponsorene ønsker å være tilstede i ulike fysiske formater. Stands, utdeling av ulike objekter, tilby tjenester eller ta eierskap til deler av festivalens tilbud til publikum. Mulighetene er mange og det er derfor viktig at dere har kontroll på fordelingen av ansvar og kostnader. Hvem gjennomfører de planlagte elementene; sponsor, festival eller tredjepart som leies inn. Lag klare skisser og avtal i god tid hvordan det løses på best mulig måte, slik unngår man diskusjon i ettertid og nødløsninger under avvikling.

 

  • Dere utvikler et konsept sammen

    Den måten du som arrangør får mest eierskap til et sponsorat på, er å skape produktet sammen med sponsoren. Om det er et rent produkt, en tjeneste eller noe man gjør på oppdrag fra sponsor varierer, men lag en avtale slik at dere som kreatør også sitter igjen med noe etter å ha brukt ressurser på prosessen. Eierskap i konseptet eller en ren økonomisk kompensasjon er opp til dere å enes om.

 

  • Sponsoren overtar en eksklusiv eksponeringsflate som armbånd, nettside, app eller frivillig-skjorta

    Dette er den mest tradisjonelle og kanskje enkleste måten å løse et sponsorat. Man enes om en sum for en eksponering og produserer opp avtalt produkt. Pass på at om noen flater skal deles med andre, så må det avklares tidlig i prosessen. Det er ofte vanskelig å endre slike avtaler i etterkant uten å betale kompensasjon eller miste noe av det gode forholdet med sponsoren.

 

  • Sponsoren er tilstede med sitt produkt og gjør aktiviteter/konkurranser i forkant av arrangementet

    Konkurranser, vareprøver, sosiale medier eller stunt mot publikum i felles regi er noen måter å være synlige sammen med en samarbeidspartner. Koble gjerne flere sponsorer sammen i et slikt prosjekt, både for å øke synlighet og kvalitet på tilstedeværelsen, men det gir dere dobbel avtaleoppnåelse for jobben av en.

 

Dersom dere finner aktiviteter som gagner arrangementet, sponsoren og målgruppa/publikum på en gang så blir det både gøy og garantert en god effekt.

Veien til sponsoravtalen

Gangen i sponsorarbeidet

  1. Sponsorstrategi og posisjonering. Hva er planen, målene og innholdet i sponsorarbeidet deres? Hvor skiller dere positivt fra andre og hva gjør andre? Hva tar andre betalt? Hva tilbyr andre? Hva kan dere gjøre bedre enn andre? Kan dere samarbeide med andre og skape et større sponsorobjekt?
  2. Hvem er du og målgruppen din? Bruk verktøy som billettinformasjon, publikumsundersøkelser, sosiale medier kanaler, omsetningshistorikk og lignende for å kartlegge og dokumentere dette.
  3. Hva kan du gi en sponsor? Sett opp en inventarliste sammen på tvers av fagområder i arrangementet. Husk at det av og til også er forskjell på hva dere kan gi og hva dere er villig til å gi en sponsor muligheten til. Gå opp i god tid hvor grensene for de enkelte grensene er, så slipper dere mye jobb både internt i organisasjoner, og virker mer profesjonelle utad.
  4. Hva er du verdt?(Se punkt 1.) Hvordan er markedet i nærmiljøet – Hvorfor kan dere ta mer eller mindre for det dere tilbyr enn andre? Sammenlign med andre markedskanaler som annonsepriser, konkurrenter, digital eksponering og lignende.
  1. Ønskeliste. Hvilke aktører er relevante? Finn de ti mest relevante og interessante virksomhetene og start med dem. Om det er vanskelig å starte en slik prosess, gjør som følger; Finn de områdene dere vil ha sponsorater innen mat, drikke, transport, strøm, lokasjon, teknikk, tjenester osv. Innen hver kategori setter dere opp noen lokale, regionale og nasjonale alternativer som dere så begynner å jobbe med.
  1. Finn riktig person i bedriften! Dette avhenger av hva du tenker skal være kjernen i samarbeidet. Dersom de ansattes sosiale miljø skal styrkes kan det være HR-sjefen, er det direkte markedskommunikasjon er det kanskje markedssjefen eller kommunikasjonsansvarlig. Noen bedrifter har sponsoransvarlig, men på langt nær alle. I små og mellomstore virksomheter er det ofte daglig leder. Sentralbordet er gjerne et fint sted å starte med en kartlegging av roller i en virksomhet. Ikke kast bort tiden på feil person uten beslutningsmyndighet. Om man er i tvil går man alltid så høyt opp i systemet som mulig, det vil uansett føre deg videre til rett instans om daglig leder ikke viser interesse der og da.
  2. Telefonsamtale og e-postutveksling. Følg opp og hold frister dere setter. Vær tydelig og kom raskt til poenget slik at ingen føler at de kaster bort tid. Send informasjon og følg opp med telefonsamtaler og gå gjerne over til fysiske møter når det er naturlig. Det er alltid letter å få i havn en avtale når man kan se hverandre i øynene.
  3. Møte. Møt hverandre så kjapt det lar seg gjøre, enten digitalt eller fysisk. Samtalen flyter lettere og man finner hverandre kjappere om man også kan se hverandre. Ikke dra møtene unødig ut i tid, dette skal være hyggelig men man er ikke bestevenner som skal bruke fire timer hver gang man møtes. 
  1. Avtaleforhandlinger. Sett opp dine parametere på forhånd og hold disse. Diskuter gjerne med andre i organisasjonen og ikke ta beslutninger på grunnlag dere ikke er trygge på. Dere har objektet som skal sponses, dere skal sette grensene for hvordan avtalen skal se ut.
  1. Avtaleinngåelse. NKA har flere ulike avtaleutkast i sin verktøykasse, kontakt oss gjerne for rådgivning om dere trenger det. 
  1. Samarbeid og aktivering. Hold dialogen gående året gjennom. Følg rådene som er listet opp ovenfor, og det vil resultere i mange fruktbare samarbeid.
  1. Oppfølging og evaluering. Ta initiativ tidlig og vis at dere som sponsorobjekt er ryddig og følger opp i alle ledd. Det er aldri feil å ta selvkritikk når den er på sin plass. All evaluering skal være både positiv og negativ, det viktigste er at den ender opp i en prosess som ser fremover i en felles plan for sponsoratet.

 

Innsalg

Helt sentralt i sponsorarbeidet er innsalg av arrangementet, verdiene, produktet og konseptene for samarbeidet dere ønsker å få til. Her er noen suksesskriterier ved salg:

  • Alle skritt fører deg videre til neste skritt. Lag en fremdriftsplan og ta det derfra.
  • Forskjellen på å lykkes og å mislykkes er ofte tre dager. Du må av og til lære noe nytt og endre tilnærming og teknikk. Dette må du gjøre umiddelbart og innen tre dager ellers faller du tilbake i gamle spor.
  • Forvent alle typer respons og motargumenter. Vær forberedt og ha svar klare. Noter ned det du lærer underveis av argumentasjon.
  • Å følge en potensiell sponsor er en viktig del av en innsalgsprosess. Ikke bare følg opp men følg opp virksomheten du selger til. Om det ikke blir ja denne gangen så sørg for å bygge en relasjon. Følg opp virksomheten med jevne mellomrom. Plutselig finner dere den riktige vinklingen.
  • Finn ut hva folk driver med og hvordan du kan hjelpe dem med å bli bedre! Hva gjør de? Hvordan, når, hvor, med hvem og hvorfor gjør de det? Din jobb er å hjelpe de med å gjøre det enda bedre.
  • Forstå hva nettopp du driver med og hvordan en sponsor kan gjøre dere bedre i deres arrangement.
  • Husk å be om et fysisk møte når du møter noen, ringer dem eller tar kontakt per e-post. Å se hverandre i øynene gir en mye bedre salgsprosess.
  • Sørg for:
    • Profesjonell utvikling: du må utvikle deg selv og din kunnskap. Søk NKA om støtte eller be om innspill på hvor du kan finne gode kurs. NKA tilbyr også kurs til alle sine medlemmer!
    • Produktfleksibilitet: være endringsvillig for å imøtekomme sponsorens behov, men gå ikke på kompromiss med de grensene som dere har satt. Å jobbe med sponsorater er maraton og ikke spurt.
    • Presentasjonskunnskap: jobb godt med presentasjonen, men husk den du skal møte ikke kjenner ditt prosjekt like godt som du gjør. Gi de innsikt, eierskap og overfør noe av den entusiasmen du har for prosjektet til dem.
    • Prospektleting: Oppsøk potensielle partnere i de ulike sammenhenger - prospektleting og presentasjon på én gang. Dette være andre festivaler, sponsorpool eller konferanser.

    • Forstå de tre viktigste momentene innen salg i dag. Vær fokusert, og ha kontroll på informasjonen du jobber med. Utnytt informasjonen du kommer frem til på en god måte og iverksett den. Gjør det! Hvis ikke lykkes du ikke.

 

Presentasjonen

Presentasjonen din er et viktig verktøy i salgsarbeidet og oppfølging av sponsoren hvor du legger frem hva du har å tilby, verdifellesskapet og hva dere skal samarbeide om. Under følger et forslag, men det er ingen fasit:

Forsiden er nettopp en forside med lite tekst. Her står det kun "bedrift x" og "arrangør x", dato og rettighetsavklaring (for eksempel dokumentet bes behandles konfidensielt og alle rettigheter tilhører arrangøren)

Side 2: Et fint bilde, et bra sitat eller noen gode, illustrerende tall. Det er ikke et must men om du gjør det, så gjør det bra.

Side 3: Få sponsoren til å forstå hva du tenker sponsoratet skal handle om. Forklar muligheten de har hos dere; beskrivelse av opplevelsene, av målgruppa og hvorfor denne liker dere, ikke vær arrogant, bruk pekefinger eller fremstå som en med lua i hånda og ikke referer til spesifikke finansielle behov. Dette handler om å selge markedsmuligheter, ikke å be om almisser!

Side 4: Fakta om dere. Få dette punktet unnagjort og dermed ferdig. Her tar du med dato, sted, kostnad for å delta, antatt deltagelse eller besøk, anbefalinger fra andre sponsorer og hvilke som er med.

Side 5: Beskriv målgruppen deres. Segmenter de gjerne psykografisk, altså etter hva de er opptatt av, hva de prioriterer og livsstilen deres. Vis sponsorens mest interessante grupper på topp.

Side 6 til 7: Forklar og gi en oversikt over din markedsplan. Hvilke markedsbudskap skal dere kommunisere? Hvordan skal dere nå ut med disse til målgruppene deres? Sponsoren må skjønne hva som er fokuset deres.

Side 8 til 9: Kreative ideer for aktivering. Gi den potensielle sponsoren ideer for hvordan de kan bruke sponsoratet for å nå sine mål. Sett deg selv i deres sted og tenk: Alt er mulig! Ha en idémyldring på kontoret og forsøk å komme opp med fire til fem ideer. Dette vil visualisere potensialet i samarbeidet.

Side 10 til 11: Kom til poenget og formaliser. Lag en liste over fordeler dere gir sponsoren, ha vekt på hva som underbygger de aktiveringsideene dere foreslo og legg mindre vekt på passive rettigheter som logoeksponering og billetter (disse er ikke salgsutløsende) i tillegg et utdrag fra rettighetslista (side 22 Sponsorhåndboka).

Side 12 Dette er siden som beskriver investeringen som skal til. Enten det er penger, barter/in-kind, eller støtte til å aktivere visse deler av arrangementet.

Side 13 Ta med noen korte caser om hvordan andre sponsorer hos deg har oppnådd sine markedsmål og fått igjen for sin investering. Casene kan være: Endret holdning hos målgruppa, endret forbruksmønster eller høyere kunnskap om et brand eller produkt. Det kan også være hvordan andre selskaper har fått mye ut av lignende sponsorater

Evaluering og effekt

Noen tips til evalueringsarbeidet:

  • Evaluer underveis – ikke bare når alt er ferdig.
  • Sett mål sammen som dere måler opp mot.
  • Har sponsoren KPIer (sentrale mål for sin leveranse) som er viktige. Sørg i så fall for å ta med disse i arbeidet og mål disse.
  • Sørg for en god brukerundersøkelse/publikumsundersøkelse. Det kan gjøres enkelt på Facebookeller SurveyMonkey. Det finnes også apper som kan brukes, samt profesjonelle virksomheter som hjelper deg å dokumentere.
  • Husk å dokumentere. Ta bilder eller film det dere gjør. Ikke bare artistene på scenen, men aktiviteter som omhandler sponsoren, aktiviteter med frivillige, publikum og andre interessentgrupper. Bildene bør fange det som gjør ditt arrangement eller din klubb unik.
  • Bruk statistikk fra nettside, app, Facebook, Instagram, Snapchat eller Twitter til å dokumentere både engasjement og reach, antall følgere og brukere og hvor lenge folk er inne i mediene deres.
  • Sørg for en viss oversikt over pressedekning av arrangementet og eventuell spredning og dekning av felles prosjekt med sponsoren.
  • Husk jevn kontakt med sponsoren for å sørge for at de får svar på alt de lurer på og at alt har ønsket fremdrift.

For å kunne måle om noe har gått bra eller dårlig så må kan kunne måle opp mot noe. Dere må ha satt mål for samarbeidet og disse må være målbare slik at dere kan diskutere i etterkant om samarbeidet har oppnådd det man ønsket.

En av de viktigste delene av sponsorprosessen kommer når arrangementet er over: evalueringen. Uten en god evaluering kan arbeidet med å re-signere sponsorene bli vanskeligere, og uten en god evaluering kan man tape penger på å selge seg for billig. Sponsorpenger er ikke lenger «fredet» for resultatmål og sponsorer er nå opptatt av å se at engasjementet gir avkastning. Den sponsoransvarlige er således avhengig av dokumentasjon som kan bringes videre i organisasjonen for å underbygge investeringen.

Jobben med evalueringen begynner derimot ikke når arrangementet er over. Den begynner en god tid før arrangementstidspunktet. Det er hensiktsmessig å involvere sponsorene i denne jobben da det ikke er gitt hvilke måleparametere som er interessante for den enkelte sponsor.

I enhver evaluering av et arrangement har man visse parametere man må passe på å dekke inn. Det gjelder blant annet arrangementsmessige faktorer rundt avvikling og infrastruktur, generell tilfredshet og sponsorkjennskap. Utover dette kommer eventuelt sponsorens evalueringsbehov. Noen kan ha fokus på egne ansatte, noen på å ha med kunder, mens andre ønsker å treffe arrangementets deltakere gjennom forskjellige tiltak. Det finnes således ingen fasit på hvordan man skal evaluere et arrangement.

Et nøkkelbegrep som man alltid skal huske på er «målgruppe». Hvem har sponsoren som målgruppe for sin sponsing, hva ønsker de å oppnå og hvordan kan vi evaluere dette? For å være sikker på å dekke inn dette, er det viktig å involvere sponsorene i en tidlig fase i planleggingen av en evaluering.

Et godt grep rundt en evaluering er å skape en atmosfære rundt møtet som gir sponsoren følelse av suksess idet de entrer møterommet. Ha bilde av logoen deres på skjermen i møterommet idet de entrer møtet, gjerne et «in action» bilde fra selve arrangementet. Ha sitater klart fra publikum som omhandler sponsoren klart slik at de kan se på disse mens kaffen skjenkes. Ha gjerne en «velkommen sponsor» plakat i arrangementets design på møteromsdøren. Gi de merch fra festivalen det være seg t-skjorte, genser eller totebag, la de få eierskap de også før man skal gå gjennom både positivt og negativt. Dette vil sette de i en mer kollegial tankegang og kanskje vri dialogen i mer positiv retning.