Det finnes en rekke støtteordninger der man kan søke om midler til sin konsertvirksomhet, både lokalt, regionalt og nasjonalt. De fleste kommuner har en oversikt på sine nettsider. Husk at ved utarbeidelsen av søknader skal selve prosjektet være overbevisende, men deres gjennomføringsevne vil også være utslagsgivende for om dere skiller dere ut i søknadsbunken.

Her er en hjelp til hvordan dere kan utforme gode søknader.

Før du begynner

Les alltid formålet og veiledningen til tilskuddsordningen eller fondet. Se om deres prosjekt faller innenfor kriteriene og ta gjerne en gjennomgang av tildelingslistene for å se om lignende aktører tidligere har fått tilskudd. Gjennom tildelingslistene vil dere også få en pekepinn på hvor store tilskudd som bevilges fra ordningen.

Som hovedregel bør dere alltid søke om prosjektbasert støtte og ikke til drift, da det er de færreste ordningene som gir midler til rene driftskostnader. Dette vil i så fall fremkomme tydelig av ordningens kriterier.

Søk alltid om ett prosjekt av gangen og forsøk å tidfeste dette i størst mulig grad. Husk å søke om prosjekter som er frem i tid, ikke som allerede har vært gjennomført. Hvis dere likevel velger å ha flere prosjekter som del av samme søknad, sett gjerne disse opp i prioritert rekkefølge. Mange ordninger krever også at prosjektet ikke skal være igangsatt når søknaden sendes.

Bruk god tid på søknaden. Hold den kort, konsis, lettlest og tydelig. Dette bør komme klart frem:

• Hvem dere er
• Hva dere søker penger til
• Hvorfor dere søker støtte
• Hvor mye penger søker dere om

Hva bør en søknad inneholde

• Søknadsskjema: De fleste tilskuddsordninger har et standardisert søknadsskjema som enten kan lastes ned fre deres hjemmesider eller fylles ut elektronisk. Sørg for å fylle ut alle felt og legg gjerne ved prosjektbeskrivelse, budsjett og eventuelle andre relevante dokumenter som vedlegg.
• Prosjektbeskrivelse: Ikke alle tilskuddsordninger har et standardisert søknadsskjema som enten kan lastes ned fra deres hjemmesider eller fylles ut elektronisk. Sørg for å fylle ut alle felt og legg gjerne ved prosjektbeskrivelse, budsjett og eventuelle andre relevante dokumenter som vedlegg.
• Budsjett: Legg alltid ved et realistisk budsjett med finansieringsplan. Dersom noen poster trenger forklaring, lag forklarende noter.

Prosjektbeskrivelsen skal selge prosjektet. Ettersom søkerens gjennomføringsevne også er en del av vurderingen er det viktig å ha med relevant informasjon om dere som søker. Dette kan eksempelvis være:

• Info om søker: Hvem dere er, når dere startet og hvorfor, formål, struktur, organisering, finansiering, etc.
• Profil: Profil, aktivitetsnivå, tidligere program
• Samarbeidspartnere: Hvem er involvert og hvordan jobber dere sammen
• Om selve prosjektet: prosjektets formål og bakgrunn, innhold (vær konkret) og hva dere trenger av ressurser for å kunne gjennomføre prosjektet. Få gjerne frem det viktigste tidlig i søknadsteksten
• Vedlegg: dersom det finnes, legg ved alt av dokumentasjon (som regnskap, årsrapporter etc.) som viser tidligere resultater

De fleste tilskuddsordninger krever et budsjett og finansieringsplan. Et godt budsjett skal vise en oversikt over hva som skal til for å realisere prosjektet og hvor mye de forskjellige elementene koster. Budsjettet skal inneholde en oversikt over kostnader, inntekter, søknadssum og balanse. Beløpene dere fører opp trenger ikke å være helt nøyaktige, men skal likevel gi et godt inntrykk av den reelle kostnaden ved å gjennomføre prosjektet. Med finansieringsplan menes at inntektene og kostnadene skal samsvare, og viser altså hvordan dere har tenkt å finansiere prosjektet.

Egenfinansiering

De fleste ordninger krever en viss egenfinansiering. Dette trenger ikke nødvendigvis å være rene penger, men for eksempel egeninnsats i form av frivillig arbeid eller dugnad. Fordelen med egenfinansiering eller egenandel er at man får synliggjort dugnadsarbeid, reduksjon i priser som man har fremforhandlet etc. Totalbudsjettet vil øke, og søknadssum blir mindre i forhold til totalbudsjettet.

Synliggjør i budsjettet dersom dere har søkt eller fått innvilget penger fra andre. Dersom dere har fått innvilget et beløp kan dette bidra til å få inn mer penger. Det er nemlig alltid lettere å støtte et prosjekt som noen andre også har troen på.

Kostnader

Budsjettet skal inneholde arrangementskostnader. Dette betyr kostnader som knytter seg direkte til gjennomføringen av arrangementet, og ikke ordinære driftskostnader. Relevante kostnader kan være honorarer, reisekostnader, vakthold, catering, overnatting, markedsføring, etc. Det er vanlig å ha en diversepost på 5- 10 % av totalbudsjettet for å dekke opp uforutsette kostnader.

Inntekter

Ved utarbeidelsen av budsjettet er det viktig å tenke gjennom hvilke inntekter dere har, foruten de omsøkte midlene. Eksempler på inntekter: billettinntekter, salg av drikke/ mat, egenfinansiering, innvilget støtte fra kommune, andre inntekter, etc.

De fleste tilskuddsordninger krever en rapport etter gjennomført prosjekt, gjerne med kopi av bilag og flyers og plakater hvor dere har synliggjort hvem dere har fått støtte fra. Ta vare på tildelingsbrevet, ettersom dette som regel sier noe om hva som kreves av rapportering.

En god rapport betyr ikke nødvendigvis en lang rapport. Rapporten skal gi en oversikt over prosjektet og om dette ble gjennomført slik det var forespeilet da tilskuddet ble innvilget. Husk å svare på alle spesielle betingelser dersom dette står i tildelingsbrevet.

Regnskapet bør kunne sammenstilles med budsjettet i søknaden. Dersom det er store avvik er det viktig at det kommer tydelig fram hvorfor situasjonen har endret seg siden søknaden ble sendt. Dersom dere underveis ser at prosjektet vil bli veldig annerledes enn slik det var skissert i søknaden, kan det være lurt å ta kontakt med tilskuddsgiver for å informere om disse endringene. Dersom det er store avvik kan de i verste fall kreve tilbakebetalt tilskuddet eller beløpet kan bli avkortet.

En rapport bør inneholde

• Hvor, når og hvem som gjennomførte prosjektet
• En kort egenevaluering
• Regnskap (revidert dersom det stilles krav til dette)
• Andre relevante vedlegg som kreves i henhold til tilskuddsbrevet