Definisjon av sikkerhet

I Norge bruker vi samlebegrepet ”sikkerhet” der de i f.eks. Storbritannia skiller mellom ”Security” og ”Safety”. Vi kan tilsvarende benytte ”trygghet” og ”sikkerhet” – og det er viktig for oss som arrangører å være opptatt av begge.

 

Trygghet handler for arrangører om å beskytte publikum, frivillige, ansatte, artister og leverandører mot uønskede tilfeldige hendelser, uhell og ulykker, som fører til skader. Vi kan definere det som hendelser med mennesker i samhandling med omgivelsene.

Eksempler:

  • Publikum blir klemt mot scenebarrikaden på grunn av for mange personer på arena
  • Publikummer blir skadet av et gjerde som blåser ned, eller en høyttalerrigg som faller
  • Publikum blir matforgiftet

 

Sikkerhet handler for arrangører om å beskytte mot overlagte, gjerne kriminelle, handlinger. Kan også være overlagte handlinger som bryter med arrangørens ordensregler.

Eksempler:

  • En person blir slått ned av en medpublikummer
  • Noen blir utsatt for voldtekt og/eller seksuell trakassering
  • Noen sniker med seg medbragt alkohol inn på konserten
  • Noen opptrer truende overfor barpersonellet

 

Det er viktig å vite forskjellen mellom trygghet og sikkerhet for å forstå det helhetlige ansvaret vi som arrangør har.

Aktuelt lovverk

Som arrangør har vi mange lover og forskrifter å forholde oss til. Norske Konsertarrangørers ”Jusshåndbok for konsertarrangører” går nærmere inn på mange av dem, men det er verdt å nevne noen av de viktigste lovene og forskriftene vi må vite om i forbindelse med sikkerhets- og HMS-arbeid for et arrangement.

 

Noen av de viktigste lovene og forskriftene for oss som arrangør:

 

Arbeidsmiljøloven

Arbeidsmiljøloven med forskrifter, er vi underlagt når vi sysselsetter arbeidstakere. Både ansatte, innleide og frivillige regnes som arbeidstakere i arbeidsmiljøloven.

Formålet med loven er å sikre arbeidstakere mot psykiske eller fysiske skadevirkninger.
Sentrale bestemmelser i loven handler blant annet om:

  • arbeidstid
  • fysisk arbeidsmiljø
  • skader som følge av høy lyd
  • skader som følge av feil bruk av verktøy eller mangelfull opplæring
  • bruk av personlig verneutstyr.

 Det er verdt å merke seg at når det gjelder medlemmer i foreninger og klubber som utfører foreningsarbeid (dugnad) for egen forening/klubb fremgår det, av forarbeider til arbeidsmiljøloven og andre rettskilder, at disse ikke anses som arbeidstakere. Men dersom klubben leies til å utføre tjenester for andre aktører (f.eks. festivaler, idrettsarrangører) så anses dette som arbeid og man er underlagt arbeidsmiljøloven.

 

Produktkontrolloven

Alle arrangører er underlagt produktkontrolloven fordi vi leverer en forbrukertjeneste eller et produkt. Der arbeidsmiljøloven i hovedsak skal beskytte ”våre egne”, er produktkontrolloven til for de som besøker arrangementet vårt og miljøet som omgir oss. Formålet med loven er blant annet å forebygge at produkter og forbrukertjenester medfører helseskade, herunder sørge for at de er sikre.

Sentrale bestemmelser i loven handler blant annet om at vi som tilbyr forbrukertjenester skal:

  • vise aktsomhet
  • gjøre tiltak for å redusere risikoen for helseskade
  • skaffe oss kunnskap som er nødvendig for å vurdere faren for helseskade
  • informere forbrukeren slik at de kan vurdere risiko og sikre seg mot eventuell fare.

For konsertarrangører kan dette for eksempel bety at vi er pliktig å informere om at lydnivået kan føre til hørselskade, om dette er tilfelle.

 

Internkontrollforskriften

Internkontrollforskriften gjelder for oss fordi vi er underlagt Arbeidsmiljøloven, Produktkontrolloven, eller begge disse. Forskriftens egentlige navn, ”Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter” sier det meste om hva det dreier seg om. Vi skal sette HMS-arbeidet i system for å sikre at våre aktiviteter planlegges, organiseres, utføres og vedlikeholdes i samsvar med krav fastsatt i eller i medhold av HMS-lovgivningen.

Forskriften stiller punktvis helt konkrete krav til internkontrollarbeidet; hva som skal gjennomføres og hva som skal dokumenteres.

Dette er blant annet:

  • Arrangør skal ha oversikt over hvilke lover og krav som gjelder for dem
  • Arbeidstakere (inkludert frivillige) skal ha kunnskap om, og mulighet til å bidra i HMS-arbeidet
  • Kartlegge og risikovurdere farer, samt utarbeide tiltaksplaner for å redusere risiko
  • Systematisk overvåke internkontrollen for å sikre at den fungerer som forutsatt
  • Leverandører som arbeider på et arrangement skal følge arrangørs regler og internkontroll.

Byggherreforskriften

Byggherreforskriften gjelder for alle arrangører som bygger setter opp midlertidige konstruksjoner. Mest aktuelt er det i forbindelse med utendørsarrangementer eller i lokaler som ikke har fast infrastruktur som scene, bar osv. Formålet med forskriften er å verne arbeidstakere mot farer på byggeplasser.

Noen sentrale punkter i forskriften handler om:

  • at vi som byggherre har samordningsansvar på byggeplassen vår. Det vil si at vi har ansvar for at alle som arbeider på arena følger HMS-lovgivningen, og vi skal kunne kreve at de jobber systematisk med HMS.
  • at vi skal utarbeide en HMS-plan som blant annet beskriver risiko
  • at vi skal føre oversiktslister over hvem som utfører arbeide på arena til enhver tid.
Ansvar

Hvem har ansvaret?

Det er ledelsen i en organisasjon som har ansvaret for organisasjonens aktiviteter. Det betyr i de fleste tilfeller daglig leder, men styret kan også straffes om det kan bevises at de har brutt loven gjennom uaktsomhet. Oppgavene for gjennomføring eller oppfølging av tiltak kan delegeres. Ansvaret derimot, kan ikke delegeres.  Det betyr f.eks. at organisasjonen kan utpeke en HMS-ansvarlig som skal gjennomføre HMS-arbeidet, men det er fortsatt ledelsen som har ansvaret for at det faktisk blir gjennomført.

Eksempel:

En frivillig blir skadet etter å ha brukt en elektrisk sag på feil måte og uten riktig verneutstyr.

Ledelsen kan bli straffet hvis arrangør ikke kan legge frem dokumentasjon på eller sannsynliggjøre at de har gjort det de kan for å unngå at en slik skade skal skje. For eksempel at organisasjonen har et internkontrollsystem, at de har identifisert og vurdert risikoen, at tilstrekkelig opplæring i bruk av sagen er gitt og at nødvendig verneutstyr er delt ut.

 Dette betyr ikke at den enkelte arbeidstaker er helt uten ansvar. Hvis den frivillige i eksempelet over har tatt i bruk sagen uten å avklare det med noen først, og i tillegg med overlegg har unnlatt å bruke utdelt verneutstyr vil vedkommende stå i fare for selv å måtte stå til ansvar for dette.

 

Ansvar oppsummert

  • Ledelsen er arrangørs ansvarspersoner
  • Ledelsen har ansvaret for at lovverket følges
  • Arrangør har ansvar for at ingen blir skadet på byggeplassen / arena. Det være seg frivillige, leverandører, ansatte eller andre som utfører jobb der.
  • Arrangør har ansvar for at publikum ikke blir skadet. Dette ansvaret gjelder også i leide lokaler, der arrangør må forsikre seg om at lokalene er godkjent i henhold til den tiltenkte bruken. 
Tillatelse til å avholde arrangement

Dersom dere ønsker å arrangere en konsert på et sted hvor det ikke arrangeres konserter til vanlig, eller dere som arrangør ikke har en permanent tillatelse til å arrangere konserter i et allerede godkjent lokale, må dere sørge for å overholde eventuell meldeplikt og å skaffe de nødvendige tillatelsene.

 

De vanligste tillatelsene / meldingene:

  • Tillatelse fra huseier / grunneier
  • Tillatelse fra Politiet
  • Melding til Brannvesenet
  • Skjenkebevilling
  • Melding til Mattilsynet

 

Tillatelse fra huseier / grunneier
Det kan f.eks. være kommunen. Det er viktig å ha avklart leie eller lån av lokale eller område med den som eier stedet. I dialogen rundt dette vil det være naturlig å avklare hvorvidt f.eks. lokalet allerede er godkjent som forsamlingslokale og hva som er godkjent personkapasitet.

Tillatelse fra Politiet
Alle arrangementer på offentlig sted, eller som er allment tilgjengelig og kan medføre ordensproblemer skal meldes til politiet i god tid. Større arrangementer ”som åpenbart vil medføre behov for betydelige ferdselsreguleringer eller vakthold” er søknadspliktig. Dette er regulert i politilovens §11 og §14

Melding til Brannvesenet
Brannvesenet i kommunen er selvsagt spesielt opptatt av å forebygge brann, men har også ansvar i forhold til personsikkerhet generelt. Hvis arrangementet vil kunne påvirke brann- eller personsikkerheten i et lokale eller på et område skal det meldes til det lokale Brannvesenet.

Årsaker til meldeplikt kan f.eks. være:

  • Vi skal bruke et lokale som normalt ikke brukes til konsert
  • Vi lager installasjoner eller gjør forandringer på et område eller i et lokale som endrer brann- eller personsikkerheten.
  • Vi skal samle mange mennesker på et område
  • Vi skal gjerde inn et område som normalt er åpent for fri ferdsel

 

Skjenkebevilling
Både Politiet og Brannvesenet kan kreve å få fremlagt skjenkebevillingen, hvis det skal serveres alkohol på arrangementet. Det er kommunen som innvilger skjenkebevillinger, og du må søke bevilling for enkeltanledning hvis:

  • Du leier lokaler, tar betalt for alkohol, eller hvis lokalet kun har serveringsbevilling
  • Du skal ha et arrangement som er åpent for publikum i lokaler uten skjenkebevilling, eller utendørs på et avgrenset område.

I forbindelse med søknaden må man ofte sende inn mye av den samme dokumentasjonen som Politi og Brannvesen krever, men i tillegg skal det oppgis navn og personnummer på skjenkestyrer / skjenkeansvarlig og en stedfortreder. Begge disse må være over 20 år.

Melding til Mattilsynet
Messer og festivaler som selger mat skal i utgangspunktet melde fra om dette til Mattilsynet. Unntak er foreninger eller lignende som selger frukt og grønt, kaker, pølser, is, brus, steker vafler eller eksempelvis griller ferdigtilberedte hamburgere, ved et kortvarig lokalt arrangement. Skillet mellom hvorvidt man er meldepliktig eller ikke kan synes noe uklart, så ta gjerne kontakt med Mattilsynet for å forklare ditt arrangement og få avklart om dere er meldepliktig eller ikke.

 

Innhold i søknad om tillatelse til / melding om arrangement:

Søknad eller melding om arrangement til offentlige myndigheter bør inneholde:

  • Opplysninger om hvem som er ansvarlig for arrangementet
  • Tillatelse fra grunneier eller huseier
  • Beskrivelse av arrangementet (type, profil, størrelse osv.)
  • Skjenkebevillingen, om dette er aktuelt
  • Risikovurdering
  • Informasjon om vakthold
  • Beskrivelse av hvilke sikkerhetstiltak som er planlagt
  • Beskrivelse av området som skal benyttes og installasjoner som skal settes opp, gjerne med kart
  • Kart som viser rømningsveier, slukkeutstyr og innsatsveier for utrykningskjøretøy

 

Aktuelle dokumenter

Vestfold politidistrikt: Informasjon om melding / søknad til politiet i forbindelse med arrangement

 DSB Faktaark om meldeplikt til brannvesenet

 Veiledning om Retningslinjer for arrangement i Tromsø kommune

Sikkerhetsplan

Å lage en sikkerhetsplan er en veldig nyttig prosess for å bevisstgjøre oss som arrangører på den totale sikkerhetsinnsatsen for konserten eller festivalen vår. Den vil bidra til trygghet om at vi har gjort et grundig arbeid for å planlegge et trygt og sikkert arrangement, og ikke minst vil en godt gjennomarbeidet sikkerhetsplan kunne dekke de fleste krav f.eks. Politi og Brannvesenet har til dokumentasjon.

Det kan være fornuftig å bruke en modell for oppbygging av sikkerhetsplanen som offentlige myndigheter kjenner til, og da er en 5-punktsordre, eller 5-punktsplan et godt utgangspunkt.

En 5-punktsordre bygges opp som dette:

  1. Situasjon
    Overordnet beskrivelse av arrangementet
  2. Oppdrag og mål
    Hvilke mål har vi for sikkerhetsarbeidet. Har vi en sikkerhetspolicy? Definerte arbeidsoppgaver?
  3. Plan og gjennomføring
    Hva skal skje, når skal det skje og hvilke risikoer er forbundet med det som skal skje.
  4. Administrasjon og logistikk
    Praktisk informasjon for de som er involvert.
  5. Kommunikasjon og ledelse
    Hvem har ansvar, hva er ansvaret. Hvilke kommunikasjonskanaler har vi?

 

1.    Situasjon

”Situasjon” er den overordnede beskrivelsen av arrangementet. Dette er denne delen som skal gi leseren et inntrykk av hva vi har med å gjøre. Naturlige punkter under ”Situasjon” er:

  • Ansvarlig arrangør og daglig leder- med kontaktopplysninger.
  • Beliggenhet
  • Beskrivelse av konsept
  • Dato og åpningstider
  • Kapasitet
  • Artistprofil(er)
  • Publikumsprofil
  • Aldersgrense og alkoholkonsept
  • Involvert personell og deres mandat og ansvar.

 

2.    Oppdrag og mål

Denne delen beskriver hvilke mål vi har satt oss for sikkerhetsarbeidet. Om det er laget en overordnet sikkerhetspolicy skal den inn her. Overordnede mål og sikkerhetspolicy må være forankret i styret og skal være retningsgivende for alt arbeidet vårt med sikkerhet.

Konkrete, målbare mål for sikkerhetsarbeidet hører også hjemme her.

Eksempel på sikkerhetspolicy:

”Konserten skal gjennomføres som et trygt, trivelig og profesjonelt arrangement for publikum, artister, personale og andre involverte”

Eksempler på konkrete mål:

  • Ingen alvorlig skade på publikum, personale eller artister.
  • Sentrale deler av arrangementsområdet skal til enhver tid være overvåket.
  • Hendelser skal være fanget opp i løpet av kort tid, enten via bemanning eller overvåkning.
  • Alt personale skal være godt instruert i forebyggende sikkerhetsrutiner, samt rutiner ved hendelser beskrevet i sikkerhetsinstruks.

 

3.    Plan og gjennomføring

Denne delen skal beskrive hva som skal skje, når det skal skje og hvilke risikoer som er forbundet med det som skal skje. Det er fornuftig å dele inn i faser, med underfaser for større arrangementer. Fasene kan f.eks. være:

  • Opprigg
  • Gjennomføring
    • Før åpning
    • Åpning og gjennomføring
    • Utslipp og avslutning
    • Natt
  • Nedrigg

For hver fase beskrives følgende:

  • Navn på fase
  • Tidspunkter, fra-til
  • Beskrivelse av hva fasen inneholder
  • Spesielle risikoer for denne fasen
  • Kjøreplan

 

4.    Administrasjon og logistikk

Denne delen av planen inneholder praktisk informasjon for de som er involvert i gjennomføring av planen. Den kan f.eks. beskrive oppmøtested, sted for bespisning, hvilket utstyr som er tilgjengelig og hvor, samt eventuelle instrukser for håndtering av utstyret.

 

5.    Kommunikasjon og ledelse

Den siste delen av 5-punktsordren beskriver hvem som har ansvar og hva dette ansvaret består i (mandat). Det er fornuftig å lage et organisasjonskart som visuelt viser hvilke nøkkelpersoner som er involvert og hvor i organisasjonen de er plassert. Vær oppmerksom på at det er de personene som har en rolle i forhold til sikkerhetsarbeidet vi ønsker å lage en oversikt over her. For eksempel:

  • Daglig leder
  • Sikkerhetsleder
  • Vekternes leder
  • Brannvernansvarlig
  • Politiet
  • Sanitet

 I tillegg til organisasjonskartet vil det, avhengig av arrangementets størrelse, være hensiktsmessig å lage en nærmere beskrivelse av hver rolle; Oppgave(r) og mandat.

Dette punktet skal også beskrive hvilke kommunikasjonskanaler som skal benyttes i sikkerhetsarbeidet, og eventuelle retningslinjer for dette. F.eks. av samband/radio, hvilke(n) kanal(er) skal benyttes og hvem kaller man opp og viktige telefonnummer.

 

Vedlegg

Sikkerhetsplanen er ikke komplett uten enkelte vedlegg. De som minimum bør være med er:

  • Kart eller tegning over lokalet/området, med inntegnet infrastruktur som scene og telt, inngang/utgang, toaletter, bar/matutsalg, rømningsveier, brannslukningsutstyr og innsatsveier. Tegn gjerne inn plassering av vakter også.
  • Eventuelle utredninger og/eller dokumentasjon på f.eks. personkapasitet eller brannkonsept
  • Risikovurderinger
  • Bemanningsplaner som beskriver posisjon, antall, oppgave i nåsituasjon og oppgave ved en nødsituasjon
  • Prosedyrer og instrukser. F.eks. rutine for evakuering av publikum.

 Se DSBs ”Veileder for sikkerhet ved store arrangementer” for mer informasjon om utarbeidelse av en Sikkerhetsplan.

 

 

Prosedyrer og øvelser

Når det oppstår en nødsituasjon er det viktig at alle som er involvert i arrangementet vet hva de skal gjøre. Å lage prosedyrer for hva vi skal gjøre ved forskjellige typer hendelser, øve på dem og ikke minst gjøre de godt kjent i organisasjonen, er den beste måten vi kan forberede oss på en nødsituasjon.

 Som et minimum er det fornuftig å ha tre forskjellige nødprosedyrer:

  • Prosedyre ved brann

  •  Prosedyre for ShowStop (hvis konserten må stoppes)

  • Prosedyre ved evakuering

 

Øvelse gjør mester:

Det er utrolig viktig å øve på rutiner og nødprosedyrer. En enkel og effektiv øvingsmetode er ”TableTop” / skrivebordsøvelse

Nødprosedyrer

Nødprosedyrer kan med fordel bygges opp som en 5-punktsordre, men med et viktig tillegg: Første punkt bør være en oversikt over involverte personer med nødvendige kontaktopplysninger.  I tillegg bør prosedyren i størst mulig grad formes som en sjekkliste.

 

Eksempel på punkter i prosedyre ved brann:

Personer involvert

  1. Arrangørs representant
  2. Sikkerhetsleder
  3. Arenaleder / produksjonsleder
  4. Styrets representant
  5. Vaktleder
  1. Situasjon

Det oppdages røyk eller flammer

  1. Oppdrag / mål

Å gjøre alt sikkerhetspersonell i stand til å reagere effektivt og korrekt hvis det oppdages brann eller røyk

  1. Plan og gjennomføring

Den desidert viktigste delen av denne planen. En steg for steg beskrivelse av hva som skal gjøres fra sikkerhetsledelsens side og hvilke tiltak de skal sette i verk.

  • Hvem skal varsles
  • Hvordan skal de varsles
  • Skal det gjøres tiltak? I så fall
    • Hvem skal beordre det?
    • Hvem skal utføre?
  1. Administrasjon og logistikk

Eventuell praktisk informasjon, f.eks. om lokaliteter og samlingspunkter.

  1. Kommunikasjon og ledelse

Beskrivelse av hvem som leder og har ansvar for arbeidet med prosedyren og hvordan det skal kommuniseres.

 

Øvelse

Øvelse gjør mester, heter det, og for nødprosedyrer kan det ikke bli mer sant. Konsert arrangerer vi kanskje flere ganger i året. Vi øver oss hver gang vi gjennomfører, og blir bedre for hver gang. Nødprosedyrer skal vi svært sjelden, forhåpentligvis aldri, måtte ta i bruk. Altså får vi ikke øvd oss med gjennomføringer. Så da må vi øve på annet vis. Selv om vi har gode prosedyrer så betyr det ikke at vi faktisk kan innholdet. Det betyr ikke at alle involverte er innforstått med hvordan det fungerer, eller hva det er forventet at de skal gjøre.

TableTop / skrivebordsøvelse
En form for øvelse som er enkel å gjennomføre er en såkalt TableTop, eller bordøvelse. I denne øvelsesformen samles nøkkelpersonene fra sikkerhetsplanen og/eller prosedyrene våre rundt et bord for å diskutere et eller flere scenarioer.  Man tar da for seg en hendelse, f.eks. ”Brann i søppelbøtte”, og diskuterer seg gjennom prosedyrene som skal følges ved en slik hendelse.

 

Det er også mulig å avansere ved å ”spille” de forskjellige rollene man har, og man kan få noen til å lage et scenario som utvikler seg, og så lede fremdriften i scenarioet mens man øver og diskuterer.

  • Brann i søppelbøtte
  • Brannen sprer seg
  • Det oppstår panikk blant publikum

 

Bordøvelser er først og fremst for ledende og/eller nøkkelpersoner, men er enkle å gjennomføre og har nytteverdi på flere områder:

  • Man får bevisstgjort alle nøkkelpersoner
  • Eventuelle svakheter i prosedyrene kan avdekkes
  • Roller og oppgaver blir avklart
  • Alle involverte får gjort seg kjent med prosedyrene under rolige omstendigheter, i motsetning til under høyt stressnivå som vil oppstå i en reell situasjon.

 

 

Risikovurdering

En av de offisielle definisjonene på risiko er følgende: ”Uttrykk for den fare som uønskede hendelser representerer for mennesker, miljø eller materielle verdier. Risikoen uttrykkes ved sannsynligheten for og konsekvensene av de uønskede hendelsene”

 

Enkelt sagt:

Hva kan gå galt?

 Hva, hvorfor og hvordan:

  • Risikovurdering er prosessen for å identifisere risikoene, det som kan gå galt, analysere hvor sannsynlige de er og hvilke konsekvenser de kan medføre, og deretter bestemme hvilke risikoer som krever tiltak for a) forhindre at det går galt og b) redusere konsekvensen.
  • Gjør det så enkelt som mulig! Det er prosessen, ikke metoden er det viktige.
  • Husk å utpeke en ansvarlig til å gjennomføre tiltak for å redusere risikoen!

 Obs: Det er alltid billigere å forebygge, dvs. forhindre at noe går galt, enn å reparere, altså ta konsekvensen av at det går galt.

Risikovurderingen har liten verdi om det ikke også knyttes opp tiltak til de viktigste risikoene, og at noen er ansvarlige for å følge opp og/eller gjennomføre tiltakene. Derfor ser vi ofte risikoanalyse og tiltaksplan i samme dokument.

 

Hvorfor risikovurdering?

Det er mange årsaker til at vi skal gjennomføre risikovurderinger, blant annet:

  • Forebygge skader / hendelser
  • Bevisstgjøre vår egen risikoprofil og synliggjøre forhold som øker risiko
  • Synliggjøre behov for tiltak
  • Dokumentasjon i tilfelle hendelser
  • Det er lovpålagt, blant annet i Arbeidsmiljøloven, Produktkontrolloven, Internkontroll- og byggherreforskriften

 

Hvordan gjennomføre risikovurdering

Det finnes en rekke forskjellige metoder for å gjennomføre risikovurderinger. Felles for mange av dem er at de er kompliserte.

Det er ikke nødvendig å bruke Norsk Standard eller ISO-godkjente metoder. Det enkle er ofte det beste, og selve prosessen med risikovurderinger er mye viktigere enn hva slags skjema eller metodikk som benyttes.

 Arbeidstilsynet har laget en enkel modell for risikovurdering i 4 trinn som kan brukes som utgangspunkt. Også andre, som regelhjelp.no, dsb.no og difi.no beskriver enkle modeller for vurderingen.

 

Den superenkle metoden

Om selv de nevnte modellene virker for kompliserte for å komme i gang, så gjør følgende:

  • Åpne ditt favorittregnearkprogram, f.eks. Microsoft Excel eller Google Sheets.
  • Lag 5 kolonneoverskrifter:
    • Status
    • Hva frykter du kan skje
    • Forebyggende tiltak
    • Begrensende tiltak
    • Ansvarlig
  • Samle så mange nøkkelpersoner som mulig
  • Fyll ut så mange linjer dere klarer. Tenk på alle faser og områder på arrangementet.
  • Dere er i gang!

 

Den litt mer omfattende, men fortsatt enkle metoden

Spesielt for større arrangementer og i enkelte kommuner vil ikke myndighetene godta den superenkle risikovurderingen. Da må vi gå litt grundigere til verks,  men trenger fortsatt ikke å gå ”all in” i forhold til ISO-standarder og lignende.

De fleste modellene kan vi koke ned til følgende:

 

Planlegging

Før vi begynner på selve vurderingen, må vi minimum fastsette hvilket risikonivå vi aksepterer. Det gjør vi enklest ved å først definere noen mulige tallverdier for sannsynlighet og konsekvens.

 

F.eks:

 

* Død kan tolkes i overført betydning, og kan for eksempel være konkurs, kondemnering av utstyr eller uopprettelig miljøskade

 

Risiko er sannsynlighet x konsekvens, så nå kan vi bestemme hvor høy risiko vi aksepterer.

F.eks.:

 

Og hvis vi vil, kan vi sette dette inn i en samlet tabell som visualiserer det hele:

 

Vi har nå bestemt hvor høy risiko vi aksepterer på vårt arrangement: Alle risikoer med poengsum høyere enn 3 skal vi gjøre noe med.

 

Hva kan skje?

Nå er vi klar for neste fase, og vi starter med:

  1. Hva kan gå galt?

Dette er identifiseringsfasen. Forsøk å finne så mange punkter som mulig. Husk at vi skal tenke på hva som kan gå galt før vi har gjort noen tiltak.

 

Vurdering/analyse

  1. Filtrering og avgrensing

Hvis vi kommer frem til veldig mange hendelser kan vi ta bort de mest usannsynlige (f.eks. et fly ramler ned på festivalen – og det er 20 mil til nærmeste flyplass). Men husk å ta vare på punktene du fjerner. Du bør ha dem tilgjengelig for å se på en gang senere.

  1. Hva er årsaken til at det går galt, hvor sannsynlig er det, og hva er konsekvensene?

Dette er fasen der vi skal analysere de risikoene vi fant i punkt 1. Analyser hver enkelt risiko for seg. Sett poeng på hver linje for sannsynlighet og konsekvens ut fra tidligere bestemte tabeller. Multipliser verdiene og skriv summen i en egen kolonne. For å vurdere sannsynlighet bruker vi

  • Magefølelsen
  • Erfaring (egne eller andres)
  • Statistikk
  • Informasjon om arrangementet (vær, beliggenhet, årstid osv)

 

Tiltaksplan

Når vi skal lage tiltaksplan, er det hensiktsmessig å jobbe etter prinsippet om at vi skal ”redusere risiko så langt det praktisk er mulig og innenfor økonomiske forsvarlige rammer”.

Hvis det ikke er praktisk eller økonomisk mulig eller ønskelig, så må vi se etter alternative løsninger.

  1. Hva kan vi gjøre for å hindre at det skjer, eller redusere sannsynligheten for at det skjer? Se alltid etter løsninger for å redusere sannsynligheten først! Det er billigere å forebygge enn å reparere!
  1. Hva kan vi gjøre for å redusere konsekvensen om noe skjer?

Hvis det likevel går galt. Hva gjør vi da?

  1. Hvilke tiltak skal gjennomføres for den enkelte risiko? Hvem har ansvaret og når er tidsfristen? En tiltaksplan må være forpliktende og konkret så den er enkel å følge opp.

 

Tips

  • Ta med målsetting eller policy fra sikkerhetsplanen inn i arbeidet med risiko. Den definerer vårt aksepterte risikonivå på et overordnet plan.
  • Ta med så mange som mulig i arbeidet med risikovurdering.
  • Del gjerne risikovurderingene inn i områder og/eller faser, f.eks.
    • Servering
    • Frivillige
    • Rigg/arena
  • Beskriv og/eller dokumenter alt vi vet om arrangementet. Det danner et viktig grunnlag for identifiseringen av mulige risikoer. F.eks.:
    • Kart
    • Hvem er det som kommer? Forventet oppførsel?
    • Kjent for å klatre i tårn? Hvilket type publikum trekker de?
    • Når på døgnet? Når på året? Vinter? Sommer? Regn?
    • Antall frivillige
    • Hva skal de frivillige jobbe med. Mat, øl, billettsalg, merch, backstage, gjerderigg etc. Hvilke arbeidsoperasjoner skal gjennomføres
  • Finnes det erfaringer fra tidligere arrangement, fra andre tilsvarende arrangement eller fra bransjen? Samle inn og skriv ned.
  • Når det jobbes med ”Hva kan skje” er det viktig å nullstille seg.
    • Ikke tenk på sannsynlighet eller konsekvens
    • Ikke tenk på tiltak du har tenkt å gjennomføre
    • Tenk at du ikke har gjort noe
  • Forsøk å visualisere / se for deg alt som skal skje. Om det finnes en produksjonsplan, bruk denne til å gå gjennom hele programmet for å visualisere hva som kan gå galt
  • Ofte kan en hendelse utløse andre hendelser
  • Vi skiller ofte mellom 3 typer konsekvenser
    • Person
    • Miljø
    • Matrielle verdier

 

 

HMS

En god HMS-kultur er:

  • God kommunikasjon
    Snakk med alle og gjør det med respekt
  • Vise tillit
    Gi hverandre tillit og vis gjennom ord og handling at vi stoler på hverandre
  • Åpenhet
    Være åpen og invitere til åpenhet. Ha god takhøyde
  • Læring
    Del av egen kunnskap
  • Motivasjon
    Vi drar lasset sammen!

 

HMS er en naturlig del av trygghets- og sikkerhetsarbeidet. Eller vi kan snu på det og si at

HMS er overbyggende for mesteparten av dette arbeidet. HMS, eller ”Helse, miljø og sikkerhet”, er for mange forbundet med rigide sikkerhetsregler, mye papirarbeid og ekstra kostnader. Men det er faktisk sånn at et godt HMS-arbeid vil føre til:

  • Profesjonalisering
  • Kvalitetssikring av oss selv og arrangementet
  • Vi tilegner oss kunnskap
  • Vi får satt ting i system
  • Vi stiller krav til de rundt oss, f.eks. leverandører.
  • Vi er sikre på at vi følger lovverket
  • Større økonomisk trygghet på sikt, grunnet de foregående punktene.

Ikke minst så betyr godt HMS-arbeid selvsagt at vi unngår skader fysisk eller psykisk på mennesker, at vi ikke ødelegger utstyr eller skader det ytre miljø.

Når vi snakker om HMS, så tenker vi som oftest på ”å ta vare på våre egne”. HMS-tiltak er for det meste indremedisin, og i arrangementsammenheng så innbefatter det alle som er involvert i arrangementet på et eller annet vis. Vi som arrangør har det overordnede ansvaret for alle. Også leverandører som jobber på arenaen vår.

Husk!

HMS handler ikke om å forholde seg til et sett lovpålagte forskrifter.

Det er et tankesett og en kultur som må innarbeides!

 

HMS mot strømmen

Det er en del ting som utfordrer en god HMS-kultur, som f.eks.:

  • Tidspress
    Fører til at man tar snarveier
  • Omfattende regelverk
    Er vanskelig å sette seg inn i og det kommer stadig nye krav
  • Negativ risikopersepsjon
    Siden regelverket er så omfattende, så antar den enkelte at alt er på stell siden det finnes enkelte HMS-tiltak i organisasjonen.
  • For omfattende å rapportere
    Den enkelte lar være å melde fra om farlige situasjoner fordi det fremstår for omfattende, eller fordi man er redd for represalier.

 

En god HMS-kultur!

Om alle, fra ledelsen og nedover i organisasjonen er innstilte på det, er det fullt mulig å få til en god HMS-kultur uten at det koster noe annet enn gode holdninger og å være bevisst på tankegangen i enhver situasjon.

5 stikkord beskriver hva som må til:

1. Kommunikasjon

  • Vi må leve som vi snakker eller skriver. Det gjelder spesielt ledere
  • Vi må ikke snakke nedsettende om HMS. F.eks. si at HMS står for ”Helsikes Masse Styr”
  • Ledere må være synlig og tilstede for de han/hun skal lede
  • Ledere må snakke med, og ikke til de han/hun skal lede

2. Tillit

  • Vi må oppriktig bry oss om hverandre
  • Vi må passe på hverandre
  • Vi må stole på hverandre
  • Ledere må være på lag med de ansatte/frivillige

3   Åpenhet

  • Alle må oppfordres til å tenke selv
  • Vi må oppfordre til å bruke egen refleksjon og ikke minst dømmekraft
  • Det er ikke bare greit, det er veldig bra om noen sier at ”jeg er skeptisk til å gjøre dette. Det virker ikke trygt”

4.    Læring

  • Vi må lære av hverandre
  • Vi må være flinke til å dele av vår egen kunnskap og erfaring
  • Vi lærer best i samhandling med andre. F.eks. arbeidsledere sammen med frivillige.

5.    Motivasjon

  • Vi må finne god motivasjon til å tenke HMS, for eksempel:
  • Vi vil unngå skader. Det handler om deg og meg
  • Kan det jeg gjør få konsekvenser? For de rundt meg? For de hjemme?
  • Ytre motivasjon? F.eks. premie. (Obs! Ikke knytte det opp mot færrest mulig rapporterte avvik/skader)
  • Å motivere medarbeidere er godt sikkerhetsarbeid
  • Ikke kommandere
  • Vi skal dra lasset sammen!
  • Ikke se ned på frivillige som ”annenrangs”

  

Enkle HMS-tiltak

  • Lag en HMS-plan som sier litt om hva dere skal fokusere på, ev. noen regler dere vil ha
  • Utpek noen til å følge opp planen og reglene
  • Gi alle leverandører beskjed om at de må levere en HMS-erklæring. Fortell dem også at dere bestemmer HMS-reglene på arrangementet, og at dere kommer til å følge det opp.
  • Om mulig, sperr av hele riggeområdet og innfør adgangskontroll
  • Sørg i alle falle for at scenen og områder rundt lifter og andre maskiner er avsperret under rigg
  • Sørg for at alle bruker hjelm ved arbeid over hodet
  • Sørg for å dele ut nødvendig verneutstyr alt etter hva som skal gjøres. F.eks. hansker, hjelm, hørselvern, kjeledress osv.
  • Pass på at ingen kjører truck, lift eller annet motorisert utstyr uten å ha fremvist nødvendige sertifikater eller kompetansebevis.
  • Følg mattilsynets anbefalinger i all håndtering av mat
  • Alle må få nok pauser, mat, søvn og kjærlighet!
  • SMIL! Trivsel er det aller viktigste HMS-tiltaket!

 

 

Internkontroll

Systematisk HMS-arbeid sikrer at vi planlegger, organiserer, utfører og vedlikeholder aktiviteten(e) våre i henhold til HMS-lovgivningen. Vi må ha internkontroll fordi vi er omfattet av enten arbeidsmiljøloven, produktkontrolloven, alkoholloven, byggherreforskriften eller alle disse. Internkontroll gjør det også enklere for tilsynsmyndigheter å kontrollere at vi har tatt HMS-hensyn. Internkontrollarbeid kan være veldig omfattende, men med en enkel huskeregel kan vi bryte arbeidet ned til noe overkommelig, selv for små organisasjoner.

Tenk på det først og fremst som kvalitetsforbedringsarbeid! Vi skal bli bedre!

 

PUFF

PUFF står for Planlegge, Utføre, Følge opp og Forbedre. Vi skal se litt nærmere på de enkelte delene.

 

 

Planlegge

Kom i gang

Ledelsen har ansvar for at vi gjennomfører internkontroll, men hvem som helst kan selvsagt ta initiativ til at det kommer i gang. Det er jo viktig at hele organisasjonen er med på arbeidet. Ledelsen kan ikke bestemme alene hvordan vi skal bli bedre på det vi gjør.

 

Start for eksempel med HMS- og/eller sikkerhetspolicyen. Den er et godt utgangspunkt for arbeidet.

 

Hva gjelder?

Skaff en oversikt over hva vi har å forholde oss til:

  • Hvilke lover/regler og forskrifter?
  • Interne regler eller rutiner?
  • Bransjenorm?
  • Publikumskrav?
  • Andre myndighetskrav?

 

Hva har vi?

Dette er innsamlingsfasen. ALT skal samles inn. Det kan være:

  • Eksisterende rutiner
  • Skrevne regler
  • Uskrevne regler
  • Sedvaner
  • Opplæring
  • Arbeidsavtaler
  • Kontrakter
  • Brannverndokumentasjon
  • Bruksansvisninger
  • Sertifikater på utstyr

 

Hva kan gå galt?

Hvis vi allerede har gjort risikovurderinger for arrangementet vårt, så henter vi frem disse. Hvis ikke må de gjøres nå.

 

Hva gjør vi?

Dette er fasen der vi skal planlegge og dokumentere tiltak.

Ut fra det vi har samlet inn under ”Hva gjelder” og ”Hva har vi”, samt risikovurderingene som er utført, skal vi nå lage en handlingsplan, eller en tiltaksplan. 

Ledelsen og ansatte må utarbeide dette i fellesskap, og planen må minimum inneholde:

  • Hva skal utføres
  • Hvem har ansvar for at det blir utført
  • Når skal det utføres

 

Utføre

Lage prosedyrer og rutiner

Start med å lage prosedyrer og rutiner, så er vi sikker på at alle gjør alt på samme måte, eller at vi gjør det samme fra gang til gang.

Eksempel på en rutine: Ingen skal kjøre truck uten kompetansebevis:

  • Nøkler utleveres mot fremvisning av kompetansebevis
  • Vedkommende som har nøkkel er ansvarlig for at ikke andre bruker trucken
  • Vi skal lage et internt og personlig "Kjørekort" som følge med i trucken til enhver tid

Planlegg opplæring

Lag en plan for hvordan opplæring skal skje. F.eks.:

  • På eller i forbindelse med frivilligmøte
  • Gruppeopplæring med gjennomgang før skiftet begynner
  • Arbeidsbeskrivelser for de forskjellige oppgavene

Gjør informasjonen / rutinene / tiltakene kjent for alle

Det hjelper ikke å ha brukt masse tid på planlegging hvis ingen vet om resultatet. Vi kan f.eks.:

  • Sende ut instrukser til alle på forhånd
  • Kreve av alle signerer på at de har lest reglene våre når de møter opp
  • Henge opp oppslag på pauserommet eller der folk spiser
  • Gjennomføre informasjonsmøter
  • Gjøre det kjent gjennom opplæringen

 

Gjennomfør arrangementet

Nå skal det som er planlagt settes ut i livet!

 Start gjerne med noen få prosjekter så dere ikke blir motløse med en gang. Noen forslag kan være:

  • Å lage én side ”Praktisk sikkerhetsinformasjon” som alle frivillige, ansatte og innleide skal lese og signere på at de har lest
  • Planlegge og gjennomføre en gjennomgang av HMS/sikkerhet under frivilligmøtet
  • Lag en skriftlig rutine / regler for bruk av hjelm under rigg
  • Lag et avviksskjema, eller en annen enkel metode for å melde inn avvik (uhell, nestenulykker, noen som har gjort noe de ikke skulle, noe som har skjedd som ikke burde ha skjedd)

Følge opp

Løpende kontroll

Noen må ta HMS-runder underveis. Én eller flere må få ansvaret. Lag gjerne et skjema eller en mal for hva som skal kontrolleres på hver runde.

 

Oppfølgingsmøter

Gjennomfør HMS-oppfølgingsmøter med leverandører som jobber på arenaen. Det kan også være et fint tiltak for å fange opp forsinkelser eller kunne gjøre justeringer underveis.

 

Behandle meldinger om avvik

  • Gå gjennom og vurder avviksmeldinger som har kommet inn
  • Rett opp eventuelle feil og mangler
  • Gjennomfør tiltak hvis nødvendig

 

Evaluering

Når arrangementet er ferdig det gjennomføres evaluering. Spør dere selv f.eks.:

  • Nådde vi målene vi hadde satt oss?
  • Var det uønskede hendelser vi ikke hadde forutsett
  • Var det uønskede hendelser fordi rutiner eller regler ikke virket?
  • Var det uønskede hendelser fordi det manglet rutiner eller regler?
  • Dukket det opp nye risikoer?

 

Det er viktig å ikke glemme å ta frem igjen evalueringen og erfaringene fra forrige arrangement når vi er i gang med neste, selv om det kanskje er et helt år mellom de to.

Hele poenget med alt arbeidet med planlegging, utføring og oppfølging er jo at vi skal bli bedre – og da må vi lære av våre erfaringer og gjøre justeringer til neste gang!

 

Brannvern

Backaplan i Gøteborg, Sverige 1998. Diskotek. 63 døde.

”The station” i Rhode Island, USA 2003. Klubb / rockekonsert. 100 døde.

”Lame horse” i Perm, Russland 2009. Klubb / dans/performanceforestilling. 153 døde.

”Kiss” i Santa Maria, Rio Grande do Sul, Brasil 2013. Klubb / konsert. 242 døde.

”Colectiv” i Bucuresti, Romania 2015. Klubb / konsert. 60 døde.

 

Brann i konsertlokalet eller på arenaen vår kan potensielt få katastrofale konsekvenser, som denne listen over noen av de siste årenes nattklubb- og konsertulykker forårsaket av brann tydelig viser. Brannvern er et av temaene vi må fokusere ekstra på i planlegging og utarbeidelse av sikkerhetsplan, risikovurderinger, rutiner og beredskapsplaner. Som med mange andre potensielle trusler mot arrangementet vårt kan vi ikke helgardere oss mot at det skal skje, men vi kan minimere sannsynligheten for at det skal skje og redusere konsekvensene om det likevel skulle skje.

 

Vi kan redde liv gjennom god planlegging og effektiv implementering av planene.

 

Det er tre punkter vi minimum bør fokusere på:

  • Forhindre brann
    Lage gode regler og rutiner, minimere bruk av brannfarlige stoffer eller utstyr og kun bruke godkjente pyroteknikkleverandører

  •  Varsle og slukke
    Innfør kompenserende tiltak hvis du kobler ut brannvarslingsanlegg og sørg for å ha gode rutiner for å varsle publikum – helst med forhåndsskrevne talemeldinger!

  •  Evakuering
    Vær sikker på at du har god nok rømningskapasitet til alle!

 

Hovedgrunnlaget for alt vi gjør må være en grundig risikovurdering.

 

Forhindre brann

Det desidert viktigste punktet. Vi må gjøre alt som står i vår makt for å forhindre at brann oppstår. Vi har gjort mye om vi innfører regler og rutiner som skal gjelde for alle på arenaen eller i lokalet vårt. Vi må sørge for mest mulig flammehemmende materialer i ting vi bygger på arenaen eller bringer inn i konsertlokalet. Vi må passe på at elektrisk utstyr og ledninger er uten skade, godkjent for bruken og at det ikke overbelastes. Vi må sørge for forskriftsmessig oppbevaring og bruk av brannfarlige stoffer og brannfarlig utstyr. Om vi skal ha pyro i tilknytning til konserten er det viktig å sørge for at vi bruker en anerkjent leverandør som vet hva de holder på med.

 

Regler og rutiner

Bruk tid på å utarbeide regler som gjelder for din arena, gode rutiner som underbygger disse, samt et regime for oppfølging av at rutiner og regler blir fulgt. Vi bør minimum ha regler som handler om bruk av åpen flamme, varme arbeider, håndtering av brannfarlige stoffer som propan og frityr, bruk av åpen grill samt hvordan søppel skal håndteres. Om vi ikke ønsker bruk av åpen flamme på vår arena, så angir vi dette i regelverket som distribueres både til leverandører, partnere, ansatte og frivillige.

Propan og frityr

Propan og frityr må ikke oppbevares på arena eller i lokalet, annet enn det som er absolutt nødvendig for å holde utsalget i gang. Det kan f.eks. være én propanflaske til grillen eller én ekstra kanne til frityrgryta. Lag regler for det dette og gjør dem kjent for de det angår. Det må under ingen omstendigheter lagres store mengder propan eller frityr inne på konsertområdet.

 

Det betyr at vi kanskje må legge til rette for et eget inngjerdet og låst eller overvåket område utenfor arenaen for lagring av ekstra gass eller frityr. Avtal med de ansvarlige for utsalgene hvordan inn-/utlevering skal foregå og hvordan de skal få etterfylt utsalget sitt ved behov. Kanskje du kan ha en tralle tilgjengelig som de kan bruke?

 

Avfallshåndtering

Gode rutiner for avfallshåndtering er et viktig tiltak for å forebygge brann. Ikke la søppel hope seg opp eller ligge å slenge. Tøm søppeldunker kontinuerlig. Ikke samle søppel i nærheten av gass-, frityrlageret eller noe annet brannfarlig.

 

Flammehemmende materialer

Årsaken til de fleste av brannene nevnt i innledningen var en kombinasjon av lovlig/ulovlig pyro og brennbare materialer i umiddelbar nærhet av scenen. Brennbar lydisolasjon. Brennbar himling i taket. Jo mer brennbart materiale i et lokale, jo større mulighet er det for at noe skal ta fyr, og ikke minst, jo sterkere blir brannen og jo raskere sprer den seg.

Spesielt rundt scenen og ved FOH (mikseposisjon) er det ekstra viktig å tenke på dette, da det er mye elektrisk utstyr som kan ta fyr.

Vi må forsikre oss om at Inndekking av scenen, molton eller andre stoffer er flammehemmende. De skal være merket, og det skal finnes dokumentasjon fra leverandør.

Det samme gjelder for telt beregnet for personer. Teltduken skal være flammehemmende og vi skal finne merkelapper på duken som viser hvilken godkjenning den har. I tillegg skal leverandør på forespørsel fremvise dokumentasjon på dette.

Skal dere dekke til bakken med fiberduk må denne også være flammehemmende.

 

Elektrisk utstyr

Elektrisk utstyr vil alltid kunne være en potensiell kilde til brann. Kortslutning eller feil på komponenter kan gjøre at de begynner å brenne av seg selv. Endel utstyr utvikler mye varme og kan på den måten antenne brennbare materialer.

 Huskeliste for teknisk utstyr:

  • Sørg for at elektrisk utstyr ikke støver ned. Støv kan føre til overoppheting og brann.
  • Ikke bruk utstyr eller ledninger som er skadet.
  • All fast installasjon av elektriske ledninger eller komponenter skal utføres av autorisert elektriker.
  • Bruk riktig type kabler i forhold til belastningen. Overbelastning av strømkabler kan føre til overoppheting.
  • Hold orden i strømkablene. La de ligge mest mulig rett.

 

Forskriftsmessig oppbevaring

Alle brennbare stoffer skal oppbevares forskriftsmessig. For f.eks. propan og fyrverkeri er det strenge regler. Det samme gjelder f.eks. drivstoff til varmere / ”kokoverk”.

Vi har nevnt dette med ”gassbur” på utsiden av arenaen som et godt eksempel.

Sørg for at eventuelle drivstofftanker er i henhold til regelverket, at de ikke lekker, ikke står i nærheten av brennbart materiale eller varmekilder.

Heng opp plakater / skilt i nærheten av der brennbare stoffer oppbevares, med ”røyking forbudt” og/eller ”all bruk av åpne flammer forbudt”.

 

Bruk av pyrotekniske effekter

En alt for vanlig årsak til brann er bruk av pyrotekniske effekter. Det aller viktigste tiltaket du kan gjøre her er å bruke en leverandør med ansatte som har de nødvendige sertifikatene til å håndtere pyroteknikk, flammemaskiner og lignende.

I følge Norsk lov er det definert som pyroteknikk dersom det er snakk om eksplosiver. Bruk av dette er søknadspliktig – i forkant av hver anledning – og krever godkjenning.
Flammemaskiner og lignende er ikke søknadspliktige og krever ikke godkjenning men vi anbefaler å bruke de samme huskereglene og retningslinjene for dette som for pyroteknikk.

 

Godkjenninger / sertifikat

Sørg for at du får se godkjenningen(e)/sertifikatet til den/de som skal ha ansvaret. Det holder ikke at de ”har gjort det mange ganger før”. De skal ha gyldig sertifikat utstedt av Norsk Brannvernforening. I tillegg skal de ha laget en egen risikovurdering og handlingsplan som inkluderer tegninger og beskrivelse av hva som skal gjennomføres. Be om å få overlevert risikovurderingen de må gjøre i forbindelse med jobben. De må i tillegg søke brannvesenet om tillatelse så sørg for at du har en kopi av godkjenningen.

Leverandør skal også stille med godkjent slukkeutstyr.

Utenlandske produksjoner
Utenlandske pyroteknikere uten norsk sertifisering har ikke lov til å utføre pyroteknisk arbeid i Norge uten tilsyn fra en sertifisert lokal pyrotekniker.

Tilrettelegging

Vi som arrangør kan gjøre flere ting for å bidra til sikkerheten ved bruk av pyroteknikk:

  • Gi leverandøren tilgang til tegninger av scenen og området rundt
  • Sørge for kvalifisert personell til vakthold rundt scenen. Frivillige er normalt ikke tilstrekkelig
  • Sørge for at vi kun har brannhemmende eller brannimpregnert dekor og tepper / stoffer på / ved scenen
  • Sørge for trygge oppbevaringsmuligheter for eksplosiver / brennbart materiale.

 

Varsle og slukke

Om innsatsen for å forhindre brann ikke er tilstrekkelig og uhellet likevel skulle være ute er det umåtelig viktig at brannen eller branntilløpet blir oppdaget raskt, at vi har gode rutiner og at frivillige / personell har fått opplæring i å bruke slukkeutstyr.

 

Brannalarmanlegg

I bygninger som blir benyttet til konserter skal det finnes et heldekkende brannalarmanlegg med optiske detektorer og overføring til en nødalarmsentral, eller til et sted i bygget med personell som har ansvar for å iverksette tiltak.

I bygg der man sporadisk holder konserter er det ofte ønskelig å koble ut deler av brannalarmanlegget for å unngå at det utløses av scenerøyk og/eller pyrotekniske effekter. Dette kan være greit, men vi må passe på følgende:

  • Utkoblingen gjelder kun ved sporadiske/spesielle arrangementer
  • Det må gjennomføres kompenserende tiltak
    Dette kan f.eks. være forsterket vakthold og forbedrede kommunikasjonsmuligheter. Forutsetningen er at tiltakene skal kunne oppdage og varsle brann like raskt og til like mange som et brannalarmanlegg.
  • Det må lages en egen evakueringsplan for arrangementet som blant annet tar for seg varsling, kommandolinjer, beskrivelse av oppgaver og rømningsplaner

OBS! Utkopling av hele eller store deler av brannvarslingsanlegget er ikke akseptert av myndighetene og er i strid med Plan- og bygningslovens paragraf 11-12, fjerde ledd.

Det samme gjelder planlagt, regelmessig utkopling. Der dette er nødvendig skal brannalarmanlegget prosjekteres på nytt av et godkjent firma. Et alternativ kan være at detektorer i konsertsalen byttes ut med intelligente enheter som kan se forskjell på scenerøyk og brann.

Det er bygningseier som har ansvar for at bygningens brannvarslingsanlegg er i henhold til lov- og forskrift, men det er vi som arrangør som er ansvarlig for publikums sikkerhet. Vi må dermed gjøre det vi kan for å være sikre, gjennom dokumentasjon, på at brannalarmanlegget fungerer som forutsatt.

For utendørsarrangementer er det ingen spesielle krav til brannalarmanlegg, men det er like viktig å oppdage brann raskt som innendørs så her bør man tenke på samme måte; at eventuell brann skal oppdages og varsles så raskt som overhodet mulig men ved å bruke menneskelige detektorer / brannvakter i stedet for elektroniske.

 

Varsle publikum

Gode rutiner for varsling av publikum er avgjørende for å redusere risiko for skade eller død. Innendørs er det krav om lydsignal og i mange tilfeller også signal med lys.

Talemelding
Det er dokumentert at talemelding, som forklarer situasjonen og gir publikum beskjed om hva de skal gjøre, forebygger panikk og øker publikums mulighet til å redde seg selv med 3-gangen. Derfor bør alle arrangører forberede en plan for hvem som skal gi publikum muntlig beskjed, hvordan det skal skje og hva som skal sies når det oppstår en situasjon med brann. Se blant annet kapittelet ”Prosedyrer og øvelser”.

ShowStop-prosedyre
Hvis vi skal varsle publikum midt under en konsert trenger vi en prosedyre for dette, en såkalt ”ShowStop-prosedyre”. Musikken må stoppes og lyset bør slås på hvis det er mørkt. Artistene må tas av scenen og dette bør kun gjøres av scenemester etter beskjed fra den som er ansvarlig for sikkerheten. Informasjon må formidles fra scenen umiddelbart etter at konserten er avbrutt. Om artistene blir stående på scenen og ikke vet hva som skjer og publikum ikke får vite noe vil det oppstå usikkerhet og i verste fall panikk. ShowStop-prosedyren skal si noe om hvem som kan beordre ShowStop, hvem som skal gjennomføre selve stoppet og hvilken forhåndsskrevet melding som skal formidles via høyttaleranlegget.

Det sier seg selv at det er helt nødvendig at alle som jobber ved eller på scenen samt teknikere ved Front of House (mikseposisjonen) kjenner til ShowStop-prosedyren før konserten starter.

 

Slukke brann

Å slukke brann er som vi vet brannvesenets jobb. Vår hovedoppgave er å få alle personer på konserten i sikkerhet. Materielle verdier kan erstattes, det kan ikke menneskeliv. Det betyr selvfølgelig ikke at vi ikke skal fokusere på slukking overhodet. Å greie å slukke brann eller et branntilløp i tidlig fase kan utgjøre forskjellen fra ”en uheldig hendelse” til katastrofe.

 

Slukkeutstyr og merking
Alle bygg skal være utstyrt med slukkeutstyr som er forskriftsmessig merket med skilt. Dette kan være f.eks. pulverapparater, vannslanger eller automatisk sprinkleranlegg, så det første vi må gjøre er å gjøre oss kjent med hva slags slukkeutstyr som finnes og hvor det befinner seg. Eksisterende slukkeutstyr må ikke under noen omstendigheter flyttes fra sin faste plass. Det er en grunn til at de er plassert der de er! Kanskje er ikke eksisterende slukkeutstyr nok for vår bruk av lokalet, eller kanskje det ikke er plassert hensiktsmessig i forhold til hvor vi har scenen, Front of House osv.

Det er for eksempel lurt å ha minst ett Co2-slukkeapparat på scenen og ett ved Front of House, og eventuelt i nærheten av annet elektrisk utstyr. Co2 kveler flammene men uten skadene på utstyr og det enorme oppryddingsarbeidet som bruk av et pulverapparat medfører. Lyd/lys-leverandøren blir veldig glad om du har tenkt på dette.

Hvis matsalget ditt bruker frityr, så skal slukkeapparatet være merket med ”AF” – et apparat spesiallaget for å slukke brann i vegetabilske oljer. Her er det også lurt å ha brannteppe tilgjengelig da det i mange tilfeller er mer effektivt. Husk at vann aldri må brukes på frityr!

Ekstra slukkeapparater må også merkes tydelig med skilt. Det finnes flere på internett som kan skrives ut og lamineres for eksempel.

Markér i tillegg hvor apparatene er plassert ut, på arenakart og lignende som frivillige / ansatte har tilgang til.

 

Opplæring i bruk av slukkeutstyr
En ekstra trygghet er det om så mange som mulig får opplæring i bruk av et slukkeapparat.  Dette kan f.eks. gjøres på frivilligmøte hvis dere arrangerer slikt, eller i mindre grupper.

Vis hvordan man trekker ut sikkerhetssplinten, videre hvordan man går så nært flammene som mulig, retter slangen mot selve brannkjernen, trykker på utløseren i korte støt samtidig som man fører munnstykket frem og tilbake i vifteform slik som i denne filmen fra Norsk Brannvernforening: https://youtu.be/slXjIB930dk?t=3m10s

 

Innsatsvei
Like viktig som å slukke, varsle og evakuere publikum så raskt som mulig, er at brannvesenet, politi og ambulanse har fri kjørevei inn til arrangementsområdet eller bygget der konserten holdes. Avtal med nødetatene på forhånd hvilken vei dette skal være, skriv det inn i sikkerhetsplanen og sørg for at minimum alle som jobber med sikkerhet vet hvor dette skal være.

  • Pek ut noen til å møte brannvesenet ved døra / porten når de kommer
  • Sørg for at biler ikke parkerer i innsatsveien
  • Forsøk, så godt det lar seg gjøre, å unngå evakuering i innsatsveien

Evakuering

Når vi har oppdaget og varslet publikum om brannen må vi få evakueringen til å fungere så effektivt som mulig. Mesteparten av det arbeidet, som med mye annet, er gjort i planleggingen.

Kapasitet

Hvor mange personer vi kan invitere til konserten er avhengig av en rekke forskjellige faktorer, som for eksempel

  • Hvor stort lokale / areal har vi?
  • Hvor mange kan se scenen samtidig?
  • Hva er inn- og utgangskapasiteten?
  • Hva er rømningskapasiteten?
  • Hva er bar- og toalettkapasiteten?

Det er for omfattende å gå inn i kapasitetsberegninger i detalj her, men det anbefales å lese ”Veileder for sikkerhet ved store arrangementer” eller å ta et kurs i Crowd Management for å lære mer om dette. I forhold til evakuering skal vi se litt nærmere på rømningskapasiteten.

 

Rømningsveier

For bygninger er det Plan- og bygningsloven som gjelder, og i Teknisk Forskrift til loven er det først og fremst §11 som omhandler rømningsveier. Et bygg skal i utgangspunkt være godkjent for et visst antall personer. Bygningseier skal vite hvor mange dette er. Hvis vi som arrangør ønsker å ha inn flere enn bygget er godkjent for, eller bruke bygningen til noe annet enn det er beregnet til, så må en brannteknisk rådgiver uttale seg om dette. De vil da vurdere om det vi ønsker å gjøre er forsvarlig og hvilke eventuelle kompenserende tiltak vi må gjøre for å opprettholde personsikkerheten.

Teknisk forskrift til Plan- og bygningsloven henviser til ”Preaksepterte ytelser” som det kan være greit for oss som arrangør å vite litt om. Om den tekniske utformingen av lokalet vi benytter oss av er innenfor kravene definert som ”Preaksepterte ytelser” er det normalt ikke nødvendig med ytterligere beregninger eller dokumentasjon. Men, her er det viktig med tidlig dialog med det lokale Brannvesenet for å avklare hva de eventuelt vil kreve fra oss!

Telt
Vær oppmerksom på at i forhold til brannsikkerhet skal midlertidige konstruksjoner som telt også vurderes etter Teknisk forskrift §11, med de samme kravene som for en permanent bygning.

Preaksepterte ytelser
Noen aktuelle preaksepterte ytelser er:

Sittende publikum:

  • Gangpassasje mellom benkerader skal ha fri bredde minimum 1,2 m
  • Avstand mellom stolrygg og seteforkant: Minimum 0,4m
  • Maks 30 sitteplasser pr rad når det er gangpassasje på begge sider
  • Maks 15 sitteplasser pr rad når det er gangpassasje på én side

 

I tillegg anbefales det at vi som arrangør har stasjonære vakter ved rømningsveiene som har ansvar for å åpne døren / åpningen i teltet ved evakuering. Rømningsveier skal lede til ”sikkert sted” som kan bety en annen brannseksjon i samme bygg, men  som for oss som arrangør i praksis betyr utendørs.

Utendørs arrangement
Det finnes ingen tilsvarende tekniske krav til rømning utendørs, men prinsippene fra Teknisk forskrift til Plan- og bygningsloven er likevel et godt utgangspunkt.

Veileder for sikkerhet ved store arrangementer peker på noen viktige poenger:

  • Det må være rømningsmuligheter fra samtlige deler av arrangementsområdet
  • Rømningsveiene bør ha permanent vakthold, på samme måte som innendørs
  • Vi bør ha nok rømningsveier til ikke å måtte ha behov for større kapasitet gjennom dem enn 60 personer pr. breddemeter pr. minutt.
  • Vi bør beregne nok rømningsveier til å kunne tømme arenaen på maks 8 minutter.

 Husk også at rømningsveiene må merkes med godt synlige skilt, helst minimum 2,5 meter over bakkenivå, at de må holdes fri for hindringer og at vi må ha god mulighet til å varsle vaktene raskt om en evakuering settes i gang.

 

Prosedyre for evakuering

Også for evakuering er det viktig å ha gode prosedyrer som er godt kjent i organisasjonen og som aller helst er øvet på.

Prosedyren må minimum si noe om:

  • Hvilke personer som er involvert i utførelsen av prosedyren
  • Hvem som kan beordre evakuering
  • Hvordan få gitt vaktene beskjed om å åpne portene/dørene, og hvem skal gjøre det
  • Hvordan skal frivillige / ansatte forholde seg (f.eks. hjelpe publikum til nærmeste utgang)

Ikke glem at vi må være oppmerksomme på bevegelseshemmede. De skal ha like god mulighet til å komme seg ut som andre og noen bør ha ansvar for å hjelpe dem spesielt.

 

 

Bemanningsplan

Uavhengig av om vi har 5 eller 105 personer som jobber med sikkerhet på arrangementet vårt, er det fornuftig å lage en bemanningsplan.

En bemanningsplan er en plan som blant annet sier noe om:

  • Posisjon / post / hvor skal de forskjellige jobb

  • Når (dag/klokkeslett) skal de forskjellige jobbe

  • Hvor mange skal jobbe på de forskjellige postene

  • Hva er oppgaven på de forskjellige postene

 

Hvorfor skal vi lage en bemanningsplan?

Det er flere grunner til at vi bør lage en bemanningsplan, men de viktigste er:

  • Det er en viktig del av sikkerhetsplanen og søknad(er) til politi / brann
    Bemanningsplanen viser hvordan vi i praksis skal utføre sikkerhetsarbeidet vi planlegger for. Dette er viktig informasjon for blant annet politiet som skal vurdere både deres behov for tilstedeværelse og vår evne til å ta vare på publikum
  • Det er et godt grunnlag for dialog med vekterselskap
    Vi kan bruke bemanningsplanen som et grunnlag for innhenting av tilbud fra vekterselskaper
  • Den viser hvor mange frivillige / ansatte vi har behov for
    Bemanningsplanen gir oss en oversikt over hvor mange frivillige vi må skaffe eller hvor mange ansatte vi må ha på jobb for å ivareta sikkerheten
  • Den er en del av opplæringen
    Alle som skal jobbe med sikkerhet eller vertskapsroller trenger opplæring, og de trenger å være trygge på oppgavene sine. Postinstruksene fra bemanningsplanen beskriver oppgavene og kan brukes både til opplæring og som repetisjon / huskeliste

Det beste stedet å starte er med et kart over lokalet  eller arenaen. Da får du lettere oversikt over hva du trenger. Hvis du ikke har et kart så bør du lage et. Om så bare et håndtegnet kart som viser scene(r), inn/utganger, bar, serveringspunkter, toalettområde og ikke minst rømningsveier. Når du har et kart over konsertområdet, så begynner du å tegne inn forskjellige posisjoner. Vi kaller det poster. Du trenger ofte poster som:

  • Port- / dørvakter ved alle rømningsveiene
  • Kontroll av akkreditering / adgangsbevis til f.eks.
    • Front of House
    • Backstage
    • Scenen
    • Frivillig- /ansattområdet
    • Handicap-plattformen
  • Billettkontroll
  • Visitering / bag-search i inngangen
  • Pit / scenegrav (mellom scenen og barrikadene)
  • Noen som teller personer inn/ut så vi er sikker på at vi ikke slipper inn for mange
  • Streifende brannvakter
  • Skjenke og/eller ordensvakter


Lag en oversiktstabell

Når dere har plassert postene på kartet, føres disse over i en tabell før dere begynner å beskrive hver enkelt post.

Dato / fra kl. / til kl.

Hvis dere har arrangement over flere dager, med forskjellig behov de forskjellige dagene, så skriver dere opp dag/dato. Dere bør i alle fall ha med mellom hvilke klokkeslett den aktuelle posten må være bemannet.

Hvor/hva

Hvor er posten og hva er hensikten med den. F.eks. ”Portvakt rømningsvei Nord”, eller ”Innslipp, billettkontroll”. Om du setter navn på posten kan du også lage en kolonne for dette. F.eks. ”Port 1” eller ”Innslipp”

Type

Er det en frivillig eller en vekter som skal bemanne posten?

Ønsket antall

Hvor mange ønsker vi skal bemanne den aktuelle posten? Statiske port/-dørvakter er f.eks. alltid hyggeligere om man er to. Hvor mange vi trenger til billettkontroll kommer an på hvor mange inngangssluser vi har, og så videre.

Minimum antall

Det er ikke alltid vi kan få det som vi ønsker, så da bør vi vurdere hvor mange vi minimum kan greie oss med pr. post. En rømningsdør kan f.eks. fint bemannes av én person, selv om det kanskje blir kjedelig å stå der etterhvert, mens vi ikke kan ha færre billettkontrollører enn vi har inngangssluser.

Oppgaver, normalsituasjon

Så må vi beskrive hva oppgaven(e) til den/de som står på den aktuelle posten er – i normalsituasjon. Det kan f.eks. være: ”Passe på så folk ikke går inn i FOH, setter seg/lener seg på utstyret, eller setter fra seg ølen sin”, eller ”Kontrollere at publikum har gyldig armbånd og at armbåndet sitter skikkelig på armen”

 Noen poster kan ha en annen funksjon ved utslipp (etter at konserten(e) er ferdig), og da må dette også beskrives under oppgaver. For eksempel kan de som har drevet med billettkontroll i inngangen kontrollere at publikum ikke tar med seg alkohol ut fra konsertområdet når de går hjem: ”Fjerne inngangsslusene. Stå klar med søppelsekker til glass. Ingen drikke skal ut”

Oppgaver, evakuering

Lag en egen kolonne som beskriver hvilke(n) oppgave(r) de forskjellige postene har under en eventuell evakuering. For eksempel: ”Åpne porten i full bredde for evakuering. Veilede publikum ut”, eller ”Bistå gjestene med å komme seg vekk fra området. Pass på så det ikke blir press i trappene”

Samband

Bemanningsplanen er også fin til å plassere inn, både på kartet og i tabellen, hvem som skal ha samband / radio / walkie-talkie. I en nødsituasjon er det stor fordel å bruke samband fremfor mobiltelefon, da det går mye raskere og vi kan få varslet mange personer samtidig.

Minimum bør sikkerhetsleder og port/-dørvaktene ved rømningsveiene ha samband.


Skriv ut postinstrukser

Informasjonen du nå har satt inn i tabellen kan overføres, eller flettes til postinstrukser for hver enkelt post. Dette kan være et A4-ark eller tilsvarende som vi skriver ut, laminerer og henger opp ved de forskjellige postene. Eller vi kan skrive dem ut i mindre format og dele ut til de som skal bemanne postene. Den viktigste informasjonen er navn på posten og oppgavene. På den måten er beskrivelsen av oppgavene alltid tilgjengelig for de som skal utføre den. Det er ikke alltid så lett å huske hva posten heter, og om det er et stort arrangement vil vi gjerne kalle opp ”Port 1” i stedet for ”Marianne” som er den som bemanner posten med samband. Når postinstruksen tydelig viser at vedkommende står på ”Port 1”, så slipper vi misforståelser om hvem som skal svare når vi roper opp porten på sambandet.

Midlertidige konstruksjoner

Midlertidige konstruksjoner som for eksempel høyttalertårn, telt og scener kan potensielt gjøre stor skade om de kollapser. Nest etter brann er noen av de største ulykkene på konserter knyttet til midlertidige konstruksjoner som ramler ned.

 

For de fleste arrangementer handler midlertidige konstruksjoner seg i stor grad om å forhold seg til eksterne leverandører, gjennom å:

  • Velge en seriøs leverandør

  • Stille krav til leverandørene

  • Samle inn nødvendig dokumentasjon

  • Være bevisst rollen som sikkerhets- og HMS-koordinator på arenaen vår

  • Følge opp at kravene blir etterfulgt

 

Lovverket

Midlertidige konstruksjoner som skal stå kortere enn 2 måneder krever ikke søknad og tillatelse i henhold til Plan- og bygningsloven. Det betyr selvfølgelig ikke at vi kan sette opp et telt eller en scene hvor vi vil, når vi vil, men at en del av de formelle kravene til bygningen/konstruksjonen ikke gjelder og at vi ikke må gjennom den store papirmølla for å dokumentere byggverket og byggingen av den overfor myndighetene.

Men det er viktig å være klar over at kravene i byggteknisk forskrift https://dibk.no/byggeregler/tek/ (TEK) gjelder, på områdene krav til produktdokumentasjon (kap. 3), konstruksjonssikkerhet (kap. 10) og brannsikkerhet (kap. 11) gjelder fullt ut.

Det er vi som arrangør som er ansvarlig for at lovverket blir fulgt, og kommunen kan føre tilsyn og kreve at dokumentasjon blir framlagt.

Veilederen for sikkerhet ved store arrangementer er ganske grundig på dette temaet, så nedenfor har vi forsøkt å gi en litt mer praktisk tilnærming.


Leverandører

I de fleste tilfeller er det et firma som leverer den midlertidige konstruksjonen til konserten vår. Det er vi som arrangør som er ansvarlig for publikums sikkerhet. Da må vi stille krav til leverandørene våre for å sikre at kvaliteten er høy og sikkerheten er ivaretatt.

Vi er ikke, og skal ikke være ingeniører med dybdekunnskap om midlertidige konstruksjoner, men vi skal være eksperter på hvilket ansvar som hviler på våre skuldre.


Velg en seriøs leverandør

Det er ikke alltid lett å vite om leverandøren vi velger har den kunnskapen, erfaringen, yrkesstoltheten og kvaliteten som er nødvendig. Derfor er referanser utrolig viktig. Et godt forarbeid kan spare oss for mye hodebry og eventuelle ulykker.

  • Sjekk referanser
    Ring til andre arrangører som har brukt samme leverandør og spør hva slags erfaring de har med firmaet
  • Besøk lageret deres
    Per Freisberg, daverende festivalsjef for Lydbølger, ga et godt tips når han var foredragsholder på en konferanse om midlertidige konstruksjoner. Besøk leverandøren og be om å få se lageret deres. Om de har det ryddig på lageret og om det ser ut som de tar vare på utstyret sitt, så kan det være en god indikator på at vi har med et seriøst firma å gjøre
  • Ha møter med leverandøren og lytt til magefølelsen

Bruk sunn fornuft og lytt til magefølelsen. Kommer dere godt overens med leverandøren? Sier de fornuftige ting? Gir de deg svar du forstår, når du spør?
Hvis det ikke kjennes riktig, så er det kanskje ikke det.

  • Billigst er ikke nødvendigvis best – for arrangementet
    Det heter at pris og kvalitet henger sammen. Ofte er det dessverre sant. Det betyr ikke at vi automatisk bør velge de dyreste leverandørene, men at vi må gjøre noen aktive vurderinger i prosessen med valg av leverandør. Kanskje gjør lav pris oss i stand til å booke en større artist. Men er det verdt det om artisten får elendig lyd eller i verste fall blir skadet fordi leveransen var av så dårlig kvalitet?
  • Ingen valgmuligheter?
    Det er ikke alle arrangører som har flere leverandører å velge mellom i sin region. I så fall har vi et enda større ansvar i forhold til å følge opp at leveransen får god kvalitet og har tilstrekkelig sikkerhet. Ha en åpen dialog med leverandøren om dette.


Still krav

Vi må stille krav til leverandørene våre. Vi kan ikke bare forvente at de skal levere i henhold til lover/regler og våre kvalitetskrav uten at vi forsikrer oss om det. For all del, det finnes utrolig mange flinke og seriøse leverandører, men det er vi som arrangør som blir sittende i saksa om noe faller i hodet på publikum. Det er vår plikt å gjøre alt vi kan for å forhindre at det skjer.

Å stille krav til leverandørene handler ikke om å være vanskelig. Det handler om:

  • Å sikre oss selv som arrangør
  • Å heve nivået på arrangementet – for alle
  • Profesjonalitet
  • Å levere kvalitet til publikum og alle involverte


Hvilke krav skal vi stille?

Det er flere ting vi bør stille krav om til Leverandørene, men noen av dem er:

  • Firma-CV
    En oversikt over hvilke oppdrag de har erfaring med
  • Referanser
    En liste over hvem de har gjort oppdrag for tidligere
  • Ansvarsforsikring
    Alle leverandører, også enkeltpersonforetak, må ha en ansvarsforsikring. Disse forsikrer leverandøren mot krav i forbindelse med skader på personer eller ting som følge av leverandørens handlinger
  • HMS egenerklæring
    Leverandøren må gi deg en erklæring som bekrefter at de følger gjeldende HMS-regelverk
  • Sertifikater / kompetansebevis
    Hvis leverandøren skal benytte f.eks. lift eller truck under monteringen, bør vi kreve å få se sertifikat og/eller kompetansebevis for den/de som skal bruke disse maskinene
  • Risikovurderinger med tiltaksplaner
    Leverandør skal risikovurdere operasjoner / arbeidsprosesser som kan innebære risiko. Det kan f.eks. være klatring i trossene på scenen. Hvordan skal personen sikres og hvilken plan har man for å redde ned noen som faller og blir hengende? Vurderingene skal dokumenteres og kunne fremvises på forespørsel.
  • Produkt- /teknisk dokumentasjon

 

Leverandøren skal kunne vise frem dokumentasjon på konstruksjonen de leverer. Dette kan være f.eks. maksimale vind-/snølaster, vektbegrensninger, brannmotstand, kapasitet, godkjenninger osv.

Andre krav vi kan stille er

  • Måling av vind/nedbør
    Vi kan kreve at leverandøren skal måle vind/nedbør som grunnlag for vurdering av eventuelle tiltak
  • Lynavledning
    Spesielt hvis vi arrangerer i et lynutsatt område eller en tid på året da det er stor sannsynlighet for lyn kan det være fornuftig å be leverandøren om å montere lynavledere
  • Dokumentasjon på kapasitet i telt
    Avhengig av konstruksjon bør vi kunne be leverandør om dokumentasjon på hvor mange personer teltet deres er godkjent for
  • Beredskapsplaner
    Vi bør være sikre på at det finnes beredskapsplaner for hvilke tiltak som skal gjennomføres hvis været blir så ekstremt at det utgjør en fare for konstruksjonen, og hvilke grenser som gjelder. Skal taket på scenen senkes? Skal bakveggen åpnes? Skal teltet lukkes eller åpnes?

 
Dokumentasjon

Egenskapene til alle produktene som brukes i en konstruksjon skal kunne dokumenteres. For oss som arrangør betyr det som regel at vi må avkreve leverandørene for dokumentasjon på konstruksjonen, f.eks. en scene eller et rammetelt, og eventuelt en samsvarserklæring.


Samsvarserklæring

Om en konstruksjon består av komponenter som i utgangspunktet ikke hører sammen, skal utstyrsleverandøren kunne fremvise en samsvarserklæring. Erklæringen skal dokumentere at komponentene som benyttes passer sammen og at de er godkjent for å brukes sammen.

 
Lag overordnede sikkerhetsregler for arenaen vår

Det kan være fornuftig å lage en avtale, eller i alle fall regler for sikkerhet på arenaen vår som leverandørene må bekrefte at de har lest og forstått. Reglene kan for eksempel si noe om:

  • At alle er pliktige til å følge norsk lovverk
  • At alle skal bruke nødvendig personlig verneutstyr
  • At risikofylte operasjoner skal risikovurderes
  • At hjelm er påbud ved alt arbeid med tunge gjenstander over hodet
  • At alle konstruksjoner over 0,5m høyde som er beregnet for personer skal sikres med rekkverk
  • At alt utstyr som monteres over hodet på personer skal ha en sekundær sikring (f.eks. vaier), og at konstruksjonen utstyret er festet i skal være godkjent for dette
  • Slå fast at arrangør har det overordnede ansvaret for sikkerheten og forøvrig si noe om fordelingen av ansvar mellom arrangør, leverandør (og ev. montør)
  • At det forventes at leverandør minimum stiller på oppstarts-/informasjonsmøte og på overleveringsmøte når konstruksjonen er ferdig.
  • At alle ulykker eller nestenulykker skal meldes inn til arrangør
  • Hva er konsekvensene av at reglene ikke overholdes, f.eks. at det kan føre til bortvisning eller at riggingen blir stoppet av arrangøren.


Sign-off

En del store arrangementer, særlig i andre land i Europa, bruker et Sign-off regime som rett og slett betyr at leverandøren ved overlevering til arrangør må signere på at konstruksjonen er levert og montert i henhold til produsentens anvisninger, og at den nå er trygg å bruke.

Det er ingenting i veien for at tilsvarende system skal kunne brukes av mindre arrangører også. Det krever ikke så mye arbeid, men gir oss en ekstra trygghet før vi skal ta i bruk konstruksjonen(e).

  • Gjennomfør et overleveringsmøte med leverandøren
  • Be leverandøren signere på at konstruksjonen er levert og montert i henhold til produsentens anvisninger, og at den nå er trygg å bruke
  • Lag gjerne en ”godkjent”-lapp som henges på konstruksjonen
  • Bruk systemet på f.eks. telt, scenekonstruksjoner, tribuner, høyttalerrigger, stillaser og lignende.


Følg opp at kravene etterleves

Du som arrangør må følge opp at kravene du stiller til leverandørene etterleves, ellers forsvinner poenget med å gjøre det.

  • Vær synlig, gå runder på arenaen for å se at alt går riktig for seg
  • Gjennomfør oppfølgingsmøter hvis du har sagt at du skal gjøre det
  • Si i fra til leverandørene hvis du mener noe ikke er riktig
  • Gjennomfør overleveringsmøter


Vær nysgjerrig

Hvis du har gjort godt forarbeid med å velge leverandør og å stille krav, og dere har god dialog med leverandøren deres skal det normalt være lite å følge opp underveis i riggingen.

Det skader uansett ikke å vise interesse og være nysgjerrig på hva som skjer på arenaen vår. Spør gjerne hvis du ser noe du synes er rart eller ikke forstår. Om du er oppriktig nysgjerrig og/eller vitebegjærlig vil det ofte øke og forbedre dialogen med leverandøren, og kanskje du lærer noe underveis i tillegg. Men pass på at du ikke blir i veien eller hindrer leverandøren i å utføre arbeidet sitt. Vi ønsker god – ikke dårlig stemning når vi sammen skal lage gode opplevelser for publikum.


Husk de små konstruksjonene.

Som regel fokuserer vi på de store konstruksjonene. Det er de som er mest komplisert og normalt vil de gjøre størst skade om de kollapser. Da er det lett å glemme de små konstruksjonene. Pop-up eller partytelt kan også gjøre stor skade på ting eller mennesker om de f.eks. flyr avgårde i kraftig vind.Det viktigste er å sikre dem skikkelig, helst med en kombinasjon av ballast / vekter og barduner. Ved kraftig vind blir et telt veldig fort som et seil med enorm kraft selv om det har små flater.


Henge noe i taket?

De færreste rammetelt er konstruert for å henge noe i taket. Selv om det kan være svært fristende å henge fronttrossa fra takbjelkene i teltet, vil det være forbundet med stor fare hvis ikke bjelkene er beregnet for dette. Leverandøren skal kunne fremvise dokumentasjon på lastgrenser som ikke må overskrides. Hvis du henger noe over hodet på folk, er det utrolig viktig at du har dobbel sikring på festet. En sekundærsikring skal være i stand til å holde igjen det du henger opp hvis det opprinnelige festet ryker. Nei, plaststrips er ikke bra nok som sekundærsikring!

 

Krisekommunikasjon

Norske konsert- og festivalarrangører gjør som regel en meget bra jobb med sikkerhet, og vi har heldigvis sett få alvorlige episoder i Norge. Samtidig er det ofte store menneskemengder det er snakk om, og internasjonalt har det de siste årene vært en rekke alvorlige hendelser som har involvert flere titalls skadde og drepte. I slike situasjoner er god kommunikasjon avgjørende – både for å håndtere en pågående hendelse, men også i tiden etterpå når det vrimler av spørsmål og det «koker» på sosiale medier.

 

Vi anbefaler derfor at alle arrangører utarbeider en enkel plan for krisekommunikasjon. Dette trenger ikke være et langt dokument, og det er ofte slik at det er arbeidet med planen som er mest nyttig. Ved å gjennomgå momenter som bør være med i en krisekommunikasjonsplan blir man klar over hva man bør være forberedt på og hvilke forholdsregler man bør ta før et arrangement, og samtidig er det viktig å involvere både egne ansatte og frivillige i planens innhold.

 

Krisekommunikasjonsplanen bør være kort, konsis og konkret. Den bør inneholde kontaktinformasjon for nøkkelpersoner, en kort beskrivelse av hva som kan skje (scenarioer) etterfulgt av hvordan kommunikasjon i slike situasjoner er tenkt håndtert. Et enkelt kart over målgrupper kan være nyttig, og man bør også på forhånd bestemme seg for hvilke kanaler som skal benyttes – og hvem som er ansvarlig for innholdet.

 

Man bør også tenke på hvordan innholdet i krisekommunikasjonsplanen skal spres og gjenfinnes. Alle ansatte bør kjenne til planen, og frivillige og andre som sporadisk er med på arrangementet bør kjenne til hoveddeler, eksempelvis viktige kommunikasjonskanaler og arrangementets talspersoner. Man bør også dele planen med andre aktører som lokalt politi som man må forventes å samarbeide med hvis noe skjer.

 

Nedenfor følger utkast til en kriseplan. Det er ikke sikkert alle momenter trenger være med, men det anbefales å vurdere de forskjellige punktene nedenfor – i god tid før et arrangement eller konsert. Huskelisten og kontaktlisten kan gjerne printes ut. Husk å gjøre den ferdige krisekommunikasjonsplanen tilgjengelig for andre både i papir og elektronisk form

 
Kriseplan

  1. Introduksjon
    1. Formål med planen relatert til spesifikt arrangement
    2. Møtested for krisegruppe + alternativt møtested på geografisk annen plass
    3. Ledelse
    4. Poengtere viktighet med opplæring i rømningsveier, bruk av kommunikasjonsutstyr og varslingsrutiner

 

  1. Scenarioer
    1. Kort om hva man kan se for seg, eksempelvis:
      1. Scenekollaps
      2. Eksplosjon
  • Brann
  1. Terror
  2. Matforgiftning
  3. Rusmidler
  • Storm, hagl, lynnedslag
  • "Crowd trampling"
  1. Billettrot / svindel
  2. Økonomirot
  3. "Utnytting" av frivillige, lange arbeidsdager osv.
  • SoMe-aksjoner mot artister eller arrangement
  • Protester, dvs. grupper som ankommer med plakater, ropert osv.

 

  1. Andre aktører å forholde seg til
    1. Bør ha møter før arrangement for å snakke om ansvarsforhold, kommunikasjonskanaler, bli kjent med hverandre osv.
    2. Mulige aktører
      1. Lokalt politi
      2. Lokalt sykehus
  • Kommunal kriseledelse
  1. Lokale medier
  1. Budskap
    1. Generelt
      1. Omsorg for berørte
      2. Ta initiativ- gå ut med info selv
  • Kun politi gir opplysninger om antall skadde/drepte
  1. Korrigere rykter – via media, sosiale medier, egen nettside osv.
  2. Unngå spekulasjoner om årsak, ansvarsforhold, antall skadde/drepte og økonomiske konsekvenser.

 

  1. Korte setninger, gjenta hovedbudskap + «bygge bro» til viktig info

 

  1. Utarbeide «holding statements» på forhånd, eksempelvis:
    1. Vi er kjent med at det har vært en hendelse ved _____ og vi gjør nå alt vi kan for å bringe klarhet i situasjonen.
    2. Vi er svært lei oss for det som har skjedd og gjør alt vi kan for å ta vare på dem som er berørt.
  • Vi følger situasjonen nøye og samarbeider nært med det lokale politiet.
  1. Vi har ingen bekreftet informasjon ennå, men vi vil publisere nyheter om hendelsen så snart vi vet noe mer.

 

  1. Typiske spørsmål fra media
    1. Hvem har ansvar for sikkerheten?
    2. Hvor mange gjester/publikummere?
  • Hvor skal pårørende henvende seg?
  1. Hva skjer de neste dagene?
  2. Var sikkerheten god nok?
  3. Hvordan kunne dette skje?

 

  1. Målgrupper og kanaler
    1. Lag gjerne tankekart eller enkle illustrasjoner i form av tabeller eller lister
    2. Tenkt bredt og alternativt
    3. Eksempler på målgrupper:
      1. Publikum
      2. Egne ansatte
  • Frivillige
  1. Samarbeidspartnere
  2. Sponsorer
  3. Nødetater
  • Lokalmedia
  • Regionsaviser
  1. Riksmedier
  2. Kommuneledelse
  1. Mulige kanaler
    1. Sosiale medier
    2. Nettside
  • Media
  1. Skjermer
  2. SMS/gruppevarsling
  3. E-post
  • Allmøter
  • Oppslag/plakater
  1. «Ropert»

 

  1. Mediahåndtering
    1. Ha liste med telefonnumre til redaksjoner klar på forhånd
    2. Være forberedt på mange telefoner, vurdere egen telefon/nummer for mediehenvendelser
    3. Avklare hvem som skal være talsperson + vara (begge må være tilgjengelige og edru til enhver tid)
    4. I forkant av intervju eller pressekonferanse kan det være fornuftig å utarbeide talepunkter og fakta-ark
    5. Starte medieovervåking tidlig – både nettaviser, riksmedia og sosiale medier
    6. Svare på trender og hyppig stilte spørsmål, ikke nødvendigvis svare hver enkelt som spør om noe på Facebooksiden
    7. Utarbeide pressemeldinger
    8. Tilby bilder, kart og fakta
    9. Vurdere egnede intervjusteder (vekk fra åsted, tilgjengelig osv.)
    10. Avklare budskap og avsender med andre aktører
    11. Være forberedt på (tidlig) kritikk

 

  1. Teknikk og utstyr
    1. Ladere
    2. Kabler
    3. Nøkler
    4. Printer
    5. Lukket Facebook-gruppe for intern kommunikasjon
    6. Flickr for publisering av bilder
    7. Påloggingsinformasjon for nett, sosiale medier, evt. overvåkingsverktøy

 

  1. Pårørendehåndtering og psykososial oppfølging
    1. Kontaktinformasjon til lokalt ansvarlige
    2. Avklare samlingssted for pårørende
    3. Tilrettelegge for minnemarkeringer, uformelle samlinger, lystenning osv.

 

  1. Vedlegg:

Kontaktliste

  • Ledelse
  • Andre aktører
  • Lokalmedia
  • Riksmedier
  • Egne ansatte
  • Frivillige

Bakgrunnsinformasjon: Fakta-ark, bilder, kart, statistikk

 
Tekniske systemer og avklaringer 

  1. Primærmøtested
  2. Sekundermøtested (annet geografisk sted, i fall primærmøtested er utilgjengelig)
  3. Bærbar PC
  4. Strømkabler og ladere
  5. Printermulighet
  6. Nettverk
  7. Samhandlingsplattform
    1. Lukket Facebook-gruppe
    2. SMS-system (eks. SMSgruppe.no)
    3. Telefonmøter (eks. MeetAt fra Telenor)
    4. Gruppevarslingsystem (eks. UMS)
  8. Kontoer på sosiale medier og innloggingsrutiner
  9. Nettpublisering inkl. påloggingsinformasjon

 
Huskeliste – første timer

  • Varsling
  • Ivareta sikkerhet
  • Situasjonsforståelse
  • Vurdere behov for ekstra hjelp
  • Bestemme hvem som uttaler seg til media
  • Bekjentgjøre nummer til pressetelefon (via nett, Twitter, NTB, lokalmedia osv.) og bemanne pressetelefon
  • Overvåke media og sosiale medier
  • Budskapsutforming
  • Publisere info på nett og sosiale medier
  • Vurdere pressetreff og pressekonferanse
  • Korrigere feilinformasjon og rykter
  • Vurdere liason til sykehus, politi etc.
  • Igangsette samhandlingsplattform
  • Vurdere «worst case»
  • Være forberedt på kritikk

 

Kontaktliste

Arrangement

Dato

Sted

 

 

 

 

Funksjon

Navn

Mobilnummer

Arrangementsansvarlig

 

 

Nestleder (vara)

 

 

Talsperson for media

 

 

Vara-talsperson

 

 

Sikkerhetsansvarlig

 

 

Frivillig-ansvarlig

 

 

Nett-ansvarlig

 

 

SoMe-ansvarlig

 

 

 

 

 

Lokalavis(er)

 

 

Regionsavis(er)

 

 

Kontaktperson hos NKA

 

 

Lokalt politi

 

 

Lokalt sykehus

 

 

 

 

Nedlasting
Brev til NKAs medlemmer vedr oppdatering om vaktlovsendringer.pdf
Filetype: pdf - Størrelse: 143Kb
Risikoanalyse
Filetype: pdf - Størrelse: 127Kb
Konsertvettregler
Filetype: pdf - Størrelse: 124Kb
Arbeidsinnstruks for ordensvakter
Filetype: pdf - Størrelse: 96Kb
Rundskriv fra politidirektoratet vedr. refusjonskrav v. særlig politioppsyn
Filetype: pdf - Størrelse: 369Kb
Veiledning for arrangører i Bergen
Filetype: pdf - Størrelse: 49Kb
Sjekkliste ved søknad til politi
Filetype: pdf - Størrelse: 110Kb
DiBK- Utkobling av brannalarmanlegg
Filetype: pdf - Størrelse: 2357Kb
NKAs forsikringsveileder
Filetype: pdf - Størrelse: 210Kb
Krisekommunikasjon
Filetype: pdf - Størrelse: 4420Kb
Kontaktliste- kriseplan
Filetype: pdf - Størrelse: 20Kb
Første timer- kriseplan
Filetype: pdf - Størrelse: 21Kb
Eksempel på prosedyre ved brann eller røykutvikling
Filetype: pdf - Størrelse: 51Kb
DSB- Rettledning for bruk av scenerøyk og pyroeffekter
Filetype: pdf - Størrelse: 111Kb
DSB- Veileder i planlegging, gjennomføring og evaluering av øvelser: Grunnbok til introduksjon og prinsipper
Filetype: pdf - Størrelse: 3793Kb
DSB- Veileder i planlegging, gjennomføring og evaluering av øvelser: Metodehefte til diskusjonsøvelse
Filetype: pdf - Størrelse: 668Kb
DSB- Temaveileder i risikoanalyse
Filetype: pdf - Størrelse: 698Kb
DSB- Om utkobling av brannalarm
Filetype: pdf - Størrelse: 111Kb
Eksempel på mal for enkel risikovurdering
Filetype: pdf - Størrelse: 51Kb
Eksempel på mal for normal risikovurdering
Filetype: pdf - Størrelse: 134Kb
Arbeidstilsynet- Følg arbeidsmiljøloven og behold hørselen. En praktisk veiledning
Filetype: pdf - Størrelse: 2783Kb
Egenerklæring om helse, miljø og sikkerhet (HMS)
Filetype: pdf - Størrelse: 8Kb
Mattilsynet- Trygg mat på messer og festivaler. Viktige huskeregler ved midlertidig matsalg
Filetype: pdf - Størrelse: 515Kb
Helsedirektoratet- Musikkanlegg og helse Veileder til arrangører og kommuner
Filetype: pdf - Størrelse: 2302Kb
Lenker