På samme måte som det er styret som i hovedsak bestemmer hva som skal skje, er det også styret som har hovedansvar for kontroll av økonomien. Styrets enkeltmedlemmer må være bevisst på ansvaret som følger med et styreverv.
Styret skal sette de økonomiske rammene og strategiene. De skal følge opp resultater og ta de nødvendige avgjørelser som kreves underveis. Styret har også et ansvar for å påse at organisasjonen har gode økonomirutiner og en forsvarlig økonomisk styring. Vær oppmerksom på at alle styrets medlemmer sitter på samme ansvar, enten man er fast medlem eller vararepresentant.
Styrets ansvar
Styret i aksjeselskap og stiftelser har ansvar for å føre tilsyn med daglig leders arbeid. Når styret signerer på årsregnskapet, skriver de under på at de har foretatt en betryggende kontroll og går god for regnskapet. Overfor kreditorer og andre utenforstående er forvaltningen av selskapet styrets ansvar. Innad kan daglig leder bli ansvarlig for disposisjoner som strider mot styrets instruksjoner.
Styret i en arrangørvirksomhet, som på grunn av økonomiske utfordringer går med underskudd, har et ansvar for å vurdere og ta en avgjørelse på om det er forsvarlig med videre drift. Selskapets egenkapital må veies opp mot risikoen ved virksomheten.
I foreninger er det ofte styret som står for den daglige ledelsen. Generalforsamlingen eller årsmøtet blir da det kontrollerende organet. Foreningens vedtekter kan gi nærmere retningslinjer om styrets sammensetning, oppgaver og ansvar.
Arbeidende styre eller administrasjon
- Arbeidende styre – I aksjeselskaper som ikke har daglig leder, kan styrets leder eller styret ha den daglige ledelsen. Da er det viktig å tenke på at alle oppgavene og ansvaret for begge rollene blir ivaretatt. Daglig leder og styreleder kan også være samme person. Dersom et ordinært styremedlem er ansatt enten som daglig leder eller i annen stilling, gjelder ansvarsoppgavene hver for seg parallelt. For ordens skyld kan det være lurt å klarlegge hvilke ansvarsområder som følger med hvilke roller.
- Daglig leder - Daglig leder har ansvaret for den daglige ledelsen. Daglig leder har hovedansvaret for at aksjeselskapets regnskapsførsel er lovmessig, og for en betryggende forvaltning av formuen. Hovedansvaret for internkontrollen ligger også hos daglig leder, som derfor har det øverste ansvaret for å ivareta helse, miljø og sikkerhet, HMS-arbeidet.
Styremedlemmers personlige ansvar
Styremedlemmene er ansvarlig for forvaltningen av arrangørdriften og kan holdes personlig ansvarlig for uforsvarlige disposisjoner. Ansvaret ligger hos styremedlemmene som enkeltpersoner – ikke hos styret som et organ. Dersom flere styremedlemmer er ansvarlig for en handling kan de bli holdt ansvarlige i fellesskap.
Styret- for medlemsbaserte klubber og foreninger
Styret er det organet som har ansvaret for driften av organisasjonen, og som skal sikre at den drives etter medlemmenes ønsker. Dette bør være bredt sammensatt, jobbe målrettet og være så samkjørt som mulig.
Et hvert styre bør tilstrebe å bestå av 50 % damer og 50 % menn. Det kan også være smart å rekruttere styremedlemmer fra lokalt kultur- og næringsliv.
Styret tar hånd om den overordnede utviklingen i organisasjonen, og har ansvar for følgende saker:
- Utvikle visjoner, mål og strategi
- Utvikle og oppdatere organisasjonens struktur
- Gjennomføre organisasjonens tiltak i tråd med planer
- Aktivisere frivillige og medlemmer
- Medlemspleie
- Kontroll over økonomien
- Markedsføring
- Kompetansebygging og faglig påfyll til organisasjonen
- Eventuelt arbeidsgiveransvar
De forskjellige styreoppgavene
Styrets rolle kan variere noe og avhenger av om styret er et arbeidende styre eller om det er ansatt en administrasjon og/eller daglig ledelse. Har man ansatt en administrasjon, skal styret være overordnet, vedta de store rammene og budsjett, og kontrollere at organisasjonen driftes forsvarlig. Man bør da ikke ha egne roller som for eksempel kasserer og økonomiansvarlig, ettersom styrets ansvarsoppgaver bør være forankret hos hele styret.
Blant arrangørorganisasjoner er det mest vanlig med et arbeidende styre. For å sikre at alle oppgavene blir ivaretatt, trengs det retningslinjer og arbeidsfordeling i styret. Lar man folk få være ansvarlige på sine områder, vil de med større sannsynlighet sette sin ære i å gjøre en god jobb.
Merk at ansvaret er likt, enten styret er arbeidende eller ikke.
Nedenfor er en opplisting av mulige funksjoner i et arbeidende styre. Det kan i noen organisasjoner være unødvendig med alle de forskjellige funksjonene vi lister opp her, alternativt kan en person utføre flere av oppgavene.
- Leder: Leder styret og styremøter. Organisasjonens ansikt utad. Bør være oppdatert på alle sidene ved driften, og nyte respekt fra de andre styremedlemmene. En leder har plikt til å sørge for at vedtak som er fattet blir gjennomført. Lederen vil også ha myndighet til å fatte mindre beslutninger på vegne av organisasjonen. Lederen har som oppgave å trekke ut de store linjene fra debattene i styret, og tolke flertallets retning. En god leder bør frigjøres fra praktiske arbeidsoppgaver under avvikling, da en viktig del av lederrollen er å nettverke og representere. En annen viktig lederoppgave er å sørge for at det fungerer sosialt i styret. Lederen må dessuten kjenne de viktigste søknads- og rapporteringsfristene. Det bør velges en nestleder som tiltrer i leders fravær.
- Kasserer/ økonomiansvarlig: Fører regnskap og lager forslag til budsjetter. Skal alltid ha oversikt over økonomien og sørge for at vedtak som fattes ikke er uforsvarlige. Bistår leder og sekretær ved utfylling av søknader.
- Sekretær: Skriver referat fra møtene, søknader og klargjør informasjon til klubbens forretningsforbindelser og medlemmer. Vil ofte være klubbens medlemsansvarlige.
- Bookingansvarlig: Holder seg oppdatert på det som rører seg og har løpende kontakt med bookingbyråer. Må bli gitt rammer og myndighet til å kunne forhandle fram en kontrakt på vegne av klubben. Må kunne jobbe effektivt, i forståelse med styret, og i tråd med agentenes behov for raske svar.
- Promo og markedsføringsansvarlig: Ansvarlig for markedsføringen slik at det kommer folk på arrangementene. Denne vil ofte også være styrets pressetalsmann og PR-ansvarlig sammen med leder.
- Teknisk ansvarlig: Sørger for at utstyret er i orden, og at man har sikre rutiner for bruk og oppbevaring av dette. Bør også sørge for at organisasjonen har langsiktige planer for å utvikle både lys- og lydsiden. Også ansvar for å følge opp tekniske ridere ved konserter og arrangementer.