For å sikre gode levevilkår som konsertarrangør, er det viktig å ha et godt fundament. Å velge riktig organisasjonsform og arbeidsstruktur kan utgjøre forskjellen på å være eller ikke være. På altinn.no står det mye informasjon og tips om hvordan velge rett organisasjonsform og hvordan man bør gå frem.

Under finner du noen tips som gjelder hovedsakelig etablering av frivillige foreninger. Dette er den mest vanlige organisasjonsformen for de små, frivillige og medlemsbaserte klubber og festivaler. Du finner også mye relevant info på Brønnøysund sine sider om etablering av lag og foreninger.

Interimstyre

Et interimsstyre er et midlertidig styre som oppnevnes blant interesserte. Interimsstyret gjør forundersøkelser angående lokaler, foreslår organisasjonsform, styresammensetning, vedtekter, budsjett og handlingsplan. Styret bør gå bredt ut i lokale medier for å lansere planen. Jo bedre forarbeid, desto mer sannsynlig er det at flere vil være interessert til å delta på møtet.  I mange tilfeller, kan også interimstyret bli det første valgte styret.

Vedtekter

Et interimsstyre bør lage vedtekter i forkant av stiftelsesmøtet. Her bør en nedfelle forslag om for eksempel:

• Navn
• Formål til organisasjonen
• Juridisk person
• Medlemmer og evt. kontingent
• Årsmøte og evt. ekstraordinært årsmøte
• Vedtektsendring
• Valg og stemmerett
• Styre
• Oppløsning, sammenslutning og deling

På altinn.no finner du maler for blant annet, vedtekter til nedlastning, som kan brukes som et utgangspunkt.

Stiftelsesmøte

På stiftelsesmøtet velges styre, samt at vedtekter, budsjett og handlingsplan diskuteres og godkjennes. Klarer man ikke bli enig om de endelige formuleringene, kan man delegere dette til det valgte styret. De må da utarbeide midlertidige vedtekter og planer, som blir gjeldende frem til første årsmøte. Det kan være lurt  å få en som er erfaren fra organisasjonslivet til å lede stiftelsesmøtet.

Skaff organisasjonsnummer

Alle organisasjoner bør registrere seg i Brønnøysundregisteret så fort som mulig. Registrering i Enhetsregisteret  er gratis og organisasjonen blir dermed det juridiske objekt. Når du skal registrere et lag eller en forening, må du sende inn Samordnet registermelding i Altinn Der finner dere mer informasjon om de relativt enkle prosedyrene for dette. De fleste leverandører stiller krav om at kjøper er registrert i Brønnøysundregisteret. Det stilles eksempelvis ofte krav til organisasjonsnummer for å kunne bli fakturert.

Konsertarrangører velger som regel å organisere sin virksomhet som forening, aksjeselskap (AS) eller stiftelser. Nedenfor gir vi en oversikt over de vanligste organisasjonsformene. Det finnes flere organisasjonsformer som ikke er like vanlige i arrangørbransjen.

Foreninger

En forening er en demokratisk organisasjonsform der det er medlemmene som styrer. Foreninger skal fremme ett eller flere bestemte formål og har vanligvis ikke et økonomisk formål. Ettersom en forening ikke har eiere vil utgangspunktet være at ingen vil bli holdt personlig ansvarlig for foreningens gjeld. Styret i foreningen har likevel ansvaret for at driften foregår på en forsvarlig måte og at foreningens økonomiske interesser ivaretas. Styret kan derfor i ytterste konsekvens holdes økonomisk ansvarlig for sine avgjørelser. Dersom dere velger forening som organisasjonsform vil det være en fordel å registrere denne i Frivillighetsregisteret slik at dere kan motta midler fra Grasrotandelen til Norsk Tipping og søke om momskompensasjon for frivillige organisasjoner.

Stiftelser

En stiftelse er dannet på grunnlag av en stiftelseskapital som er stilt til rådighet for et bestemt formål. Disse midlene trenger ikke å være bundet på en konto, men kan være aktive eiendeler. En stiftelse har hverken medlemmer eller eiere, og det er ingen som har mulighet til ta ut utbytte eller ta tilbake formue som er lagt til stiftelsen. Man skiller mellom to typer stiftelser ut fra formålet: ideelle (alminnelige) stiftelser og næringsdrivende stiftelser. En konsertarrangør vil kunne havne i begge kategorier, men de fleste er ideelle. I likhet med foreninger er også kravet om forsvarlig økonomisk drift gjeldende for stiftelser.

Aksjeselskap (AS)

Et aksjeselskap er en mer utbytteorientert modell som begynner å bli mer vanlig blant festivaler, større klubber og studentsamfunn. Et aksjeselskap reguleres av Aksjeloven og omfattes av strenge krav til rapportering, revisjon og kontroll. Eierne (aksjonærene) i aksjeselskapet er ikke personlig ansvarlige for selskapets forpliktelser og har i utgangspunktet bare mulighet til å tape aksjekapitalen, som er de innskutte midlene i selskapet.

Holdingselskap

Et holdingselskap er ikke en egen selskapsform, men et aksjeselskap som kun har som oppgave å forvalte andre aksjeselskaper. Det vil si at aksjonærene eier holdingselskapet, og at holdingselskapet igjen eier aksjer i andre aksjeselskap.

Ansvarlig Selskap

Et ansvarlig selskap er en sammenslutning av to eller flere eiere som har et ubegrenset personlig ansvar for selskapets forpliktelser. Det er ingen krav til kapitalinnskudd fra eierne ved oppstart av ansvarlige selskap og eierne er fullstendig personlig ansvarlig for virksomheten og dens gjeld. Det er to former for ansvarlige selskap, henholdsvis delt ansvar (DA) og ansvarlig selskap (ANS). I delt ansvar (DA) er eierne sammen ansvarlig for hele selskapets gjeld, men kreditorer kan kun kreve den enkelte eier for gjeld tilsvarende sin eierandel. I ansvarlig selskap (ANS) er alle eierne hver for seg ansvarlig for hele selskapets gjeld.

Enkeltpersonforetak

Det er ingen grense mellom et enkeltpersonforetak og personen som eier virksomheten. Dette betyr at man vil være personlig ansvarlig for alle forpliktelser som pådras virksomheten. I arrangørbransjen er denne organisasjonsformen mest vanlig for personer som tar på seg oppdrag for arrangøren.

På samme måte som det er styret som i hovedsak bestemmer hva som skal skje, er det også styret som har hovedansvar for kontroll av økonomien. Styrets enkeltmedlemmer må være bevisst på ansvaret som følger med et styreverv.

Styret skal sette de økonomiske rammene og strategiene. De skal følge opp resultater og ta de nødvendige avgjørelser som kreves underveis. Styret har også et ansvar for å påse at organisasjonen har gode økonomirutiner og en forsvarlig økonomisk styring. Vær oppmerksom på at alle styrets medlemmer sitter på samme ansvar, enten man er fast medlem eller vararepresentant.

Styrets ansvar

Styret i aksjeselskap og stiftelser har ansvar for å føre tilsyn med daglig leders arbeid. Når styret signerer på årsregnskapet, skriver de under på at de har foretatt en betryggende kontroll og går god for regnskapet. Overfor kreditorer og andre utenforstående er forvaltningen av selskapet styrets ansvar. Innad kan daglig leder bli ansvarlig for disposisjoner som strider mot styrets instruksjoner.

Styret i en arrangørvirksomhet, som på grunn av økonomiske utfordringer går med underskudd, har et ansvar for å vurdere og ta en avgjørelse på om det er forsvarlig med videre drift. Selskapets egenkapital må veies opp mot risikoen ved virksomheten.

I foreninger er det ofte styret som står for den daglige ledelsen. Generalforsamlingen eller årsmøtet blir da det kontrollerende organet. Foreningens vedtekter kan gi nærmere retningslinjer om styrets sammensetning, oppgaver og ansvar.

Arbeidende styre eller administrasjon

• Arbeidende styre – I aksjeselskaper som ikke har daglig leder, kan styrets leder eller styret ha den daglige ledelsen. Da er det viktig å tenke på at alle oppgavene og ansvaret for begge rollene blir ivaretatt. Daglig leder og styreleder kan også være samme person. Dersom et ordinært styremedlem er ansatt enten som daglig leder eller i annen stilling, gjelder ansvarsoppgavene hver for seg parallelt. For ordens skyld kan det være lurt å klarlegge hvilke ansvarsområder som følger med hvilke roller.
• Daglig leder - Daglig leder har ansvaret for den daglige ledelsen. Daglig leder har hovedansvaret for at aksjeselskapets regnskapsførsel er lovmessig, og for en betryggende forvaltning av formuen. Hovedansvaret for internkontrollen ligger også hos daglig leder, som derfor har det øverste ansvaret for å ivareta helse, miljø og sikkerhet, HMS-arbeidet.

Styremedlemmers personlige ansvar

Styremedlemmene er ansvarlig for forvaltningen av arrangørdriften og kan holdes personlig ansvarlig for uforsvarlige disposisjoner. Ansvaret ligger hos styremedlemmene som enkeltpersoner – ikke hos styret som et organ. Dersom flere styremedlemmer er ansvarlig for en handling kan de bli holdt ansvarlige i fellesskap.

Styret- for medlemsbaserte klubber og foreninger

Styret er det organet som har ansvaret for driften av organisasjonen, og som skal sikre at den drives etter medlemmenes ønsker. Dette bør være bredt sammensatt, jobbe målrettet og være så samkjørt som mulig.

Et hvert styre bør tilstrebe å bestå av 50 % damer og 50 % menn. Det kan også være smart å rekruttere styremedlemmer fra lokalt kultur- og næringsliv.

Styret tar hånd om den overordnede utviklingen i organisasjonen, og har ansvar for følgende saker:

• Utvikle visjoner, mål og strategi
• Utvikle og oppdatere organisasjonens struktur
• Gjennomføre organisasjonens tiltak i tråd med planer
• Aktivisere frivillige og medlemmer
• Medlemspleie
• Kontroll over økonomien
• Markedsføring
• Kompetansebygging og faglig påfyll til organisasjonen
• Eventuelt arbeidsgiveransvar

De forskjellige styreoppgavene

Styrets rolle kan variere noe og avhenger av om styret er et arbeidende styre eller om det er ansatt en administrasjon og eller daglig ledelse. Har man ansatt en administrasjon, skal styret være overordnet, vedta de store rammene og budsjett og kontrollere at den driftes forsvarlig. Man bør da ikke ha egne roller som for eksempel kasserer og økonomiansvarlig, ettersom styrets ansvarsoppgaver bør være forankret hos hele styret.

Blant arrangørorganisasjoner er det mest vanlig med et arbeidende styre. For å sikre at alle oppgavene blir ivaretatt, trengs det retningslinjer og arbeidsfordeling i styret. Lar man folk få være ansvarlige på sine områder, vil de med større sannsynlighet sette sin ære i å gjøre en god jobb.

Merk at ansvaret er likt, enten styret er arbeidende eller ikke.

Nedenfor er en opplisting av mulige funksjoner i et arbeidende styre.  Det kan i noen organisasjoner være unødvendig med alle de forskjellige funksjonene vi lister opp her, alternativt kan en person utføre flere av oppgavene.

• Leder: Leder styret og styremøter. Organisasjonens ansikt utad. Bør være oppdatert på alle sidene ved driften, og nyte respekt fra de andre styremedlemmene. En leder har plikt til å sørge for at vedtak som er fattet blir gjennomført. Lederen vil også ha myndighet til å fatte mindre beslutninger på vegne av organisasjonen. Lederen har som oppgave å trekke ut de store linjene fra debattene i styret, og tolke flertallets retning. En god leder bør frigjøres fra praktiske arbeidsoppgaver under avvikling, da en viktig del av lederrollen er å nettverke og representere. En annen viktig lederoppgave er å sørge for at det fungerer sosialt i styret. Lederen må dessuten kjenne de viktigste søknads- og rapporteringsfristene. Det bør velges en nestleder som tiltrer i leders fravær.

• Kasserer/ økonomiansvarlig: Fører regnskap og lager forslag til budsjetter. Skal alltid ha oversikt over økonomien og sørge for at vedtak som fattes ikke er uforsvarlige. Bistår leder og sekretær ved utfylling av søknader.

• Sekretær: Skriver referat fra møtene, søknader og klargjør informasjon til klubbens forretningsforbindelser og medlemmer. Vil ofte være klubbens medlemsansvarlige.

• Bookingansvarlig: Holder seg oppdatert på det som rører seg og har løpende kontakt med bookingbyråer. Må bli gitt rammer og myndighet til å kunne forhandle fram en kontrakt på vegne av klubben. Må kunne jobbe effektivt, i forståelse med styret, og i tråd med agentenes behov for raske svar.

• Promo og markedsføringsansvarlig: Ansvarlig for markedsføringen slik at det kommer folk på arrangementene. Denne vil ofte også være styrets pressetalsmann og PR-ansvarlig sammen med leder.

• Teknisk ansvarlig: Sørger for at utstyret er i orden, og at man har sikre rutiner for bruk og oppbevaring av dette. Bør også sørge for at organisasjonen har langsiktige planer for å utvikle både lys- og lydsiden. Også ansvar for å følge opp tekniske ridere ved konserter og arrangementer.

Årsmøtet/Landsmøte

I en forening er årsmøtet/ landsmøtet øverste organ. Til årsmøtet innkalles alle medlemmer. Det vil ofte være definert i vedtektene hvordan årsmøtet skal gjennomføres og hvilke krav som stilles til utsending av innkalling, sakspapirer og gjennomføring. En vanlig dagsorden til årsmøte kan være:

• Godkjenning av innkalling, dagsorden og stemmerett
• Valg av ordstyrer og referent
• Årsmelding 
• Regnskap
• Andre innkomne saker
• Handlingsplan
• Valg av revisor, valgkomité og styre

Saker bør være godt forberedt, og gjerne med forslag til vedtak. Slik kan dere sørge for at folk lettere holder seg til saken som behandles, og at det blir fattet vedtak som alle skjønner omfanget av. Er det kun detaljer man diskuterer, kan man velge å delegere til sitt kommende styre å fatte endelig avgjørelse i saken.

Det kan ofte være lurt å få en utenforstående ordstyrer med god erfaring innenfor organisasjonslivet til å lede årsmøtet. En av årsmøtets viktigste oppgaver er å velge et nytt styre. En valgkomite bør i forkant av årsmøtet jobbe med å rekruttere og presentere forslag til styre. Dette kan bestå av en både eksisterende styremedlemmer, samt nye.

Registrering i Frivillighetsregisteret

Ingen organisasjoner har plikt til å registrere seg i frivillighetsregisteret, men det kan være mange l fordeler med det.  En kan da delta i grasrotandelen, der spillere i Norsk Tipping kan gi prosentandel av innsatsbeløpet til en frivillig organisasjon. Samt at en kan søke momskompensasjon for frivillige organisasjoner. En registrerer dette ved i Samordnet registermelding i Altinn. Se mer info på Brønnøysund om registrering i Frivillighetsregisteret