Avtaler danner grunnlaget for en stor del av arrangørdriften. Som en hovedregel bør alle avtaler gjøres skriftlig og signeres av alle parter. I Norge har vi avtalefrihet og formfrihet i avtaleforhold. Avtaleloven inneholder regler om ugyldige avtalevilkår, men det er viktig å være klar over at det skal svært mye til for at en avtale anses som ugyldig av domstolene på grunn av urimelige vilkår. Når det foreligger en skriftlig avtale, legges det til grunn at partene er enige om det som står i avtalen. Ved en eventuell uenighet mellom partene, er det først og fremst avtalen som blir lagt til grunn for en løsning. En utenforstående som skal tolke avtalen vil ta utgangspunkt i at partene var enige om avtalens innhold på det tidspunktet den ble inngått.

Kontraktsjus er et stort, komplisert og vanskelig felt folk utdanner seg i åresvis for å ha oversikt over. Vær obs på at mange av kontraktene man er borte i ikke alltid er tydelige nok på det de skal beskytte oss mot - tvister og uenigheter om ansvars- og kostnadsfordeling, dårlig stemning og vanskelige samarbeidsforhold. Husk å alltid lese kontrakten nøye, og ta gjerne kontakt med NKA dersom du er usikker.

Inngåelse av kontrakter- når er en avtale bindende?

Skriftlige avtaler bidrar til klarhet i avtaleforholdet, det vil si at når man inngår kontrakten blir man enige om hva vilkårene skal innebære og hvordan man skal forholde seg til kontrakten og eventuelle kontraktsbrudd. Formfriheten innebærer imidlertid at også muntlige avtaler, e-post og lignende er like bindende som skriftlige kontrakter. Unntak fra formfriheten er for eksempel arbeidsmiljøloven om arbeidskontrakter, stiftelsesdokument for aksjeselskaper og kausjonsavtaler. Avtalepartene kan bestemme seg imellom at en kontrakt ikke er gyldig før den er signert. Hvis ikke det er avtalt kan enighet mellom partene om vesentlige punkter bety at avtalen er bindende før den er signert.

Som arbeidstaker har du krav på en arbeidskontrakt uansett lengde på arbeidsforholdet, og det finnes ingen unntak. Det går ikke an å avtale seg unna loven, for eksempel ved å avtale kortere oppsigelsestid. Det finnes noen krav til hva en arbeidskontrakt skal inneholde. Arbeidskontrakten bør inngås så fort som mulig og senest en måned etter at arbeidsforholdet startet (dersom arbeidsforholdet er lenger enn en måned).

Husk at muntlige avtaler er like bindende som skriftlige. Som med alt annet, er det dog lettere at det oppstår uenigheter rundt muntlige avtaler. Sørg derfor alltid for å gjøre en skriftlig avtale.

På Lovdata.no kan du lese arbeidsmiljøloven i sin helhet, men minstekravet til hva som skal opplyses om i kontrakten er som følger:

14-6. Minimumskrav til innholdet i den skriftlige avtalen

(1) Arbeidsavtalen skal inneholde opplysninger om forhold av vesentlig betydning i arbeidsforholdet, herunder:

1. partenes identitet,
2. arbeidsplassen. Dersom det ikke eksisterer noen fast arbeidsplass eller hovedarbeidsplass skal arbeidsavtalen gi opplysning om at arbeidstakeren arbeider på forskjellige steder, og oppgi forretningsadressen eller eventuelt hjemstedet til arbeidsgiver,
3. en beskrivelse av arbeidet eller arbeidstakerens tittel, stilling eller arbeidskategori,
4. tidspunktet for arbeidsforholdets begynnelse,
5. forventet varighet dersom arbeidsforholdet er midlertidig,
6. eventuelle prøvetidsbestemmelser, jf. § 15-3 sjuende ledd og § 15-6,
7. arbeidstakerens rett til ferie og feriepenger og reglene for fastsettelse av ferietidspunktet,
8. arbeidstakerens og arbeidsgiverens oppsigelsesfrister,
9. den gjeldende eller avtalte lønn ved arbeidsforholdets begynnelse, eventuelle tillegg og andre godtgjøringer som ikke inngår i lønnen, for eksempel pensjonsinnbetalinger og kost- eller nattgodtgjørelse,
10. utbetalingsmåte og tidspunkt for lønnsutbetaling,
11. lengde og plassering av den avtalte daglige og ukentlige arbeidstid,
12. lengde av pauser,
13. avtale om særlig arbeidstidsordning, jf. § 10-2 andre, tredje og fjerde ledd,
14. opplysninger om eventuelle tariffavtaler som regulerer arbeidsforholdet. Dersom avtale er inngått av parter utenfor virksomheten skal arbeidsavtalen inneholde opplysninger om hvem tariffpartene er. 

Leiekontrakter

Det er lurt å ha en kontrakt i bakhånd når du skal leie deg inn på et sted som ikke er ditt eget. Vi har laget en liste med sjekkpunkter som dere bør ha avklart før dere setter i gang med load-in og opprigg:

• Hvor mye er leia på?
• Hva er inkludert i leia?
• Hvilke områder i tillegg til hovedlokale har dere til disposisjon?
• Hva må dere skaffe selv?
• Når kan dere komme og når må dere være ute?
• Hvilken tilstand skal lokalet være i når dere drar?
• Hva skjer om noe blir ødelagt underveis i deres arrangement?
• Hva er deres ansvarsområde og hva er utleiers ift vedlikehold?
• Hva skjer om noe ikke er som forventet/lovet når dere kommer på plass?
• Hva anses som Force Majeure?
• I hvilke tilfeller og på hvilke vilkår kan man, utenom Force Majeure, oppheve kontrakten?
• Hvilke betalingsvilkår ligger til grunn?
• Hvordan vektes eventuelle tilleggskostnader og når skal dette kommuniseres?
• Har lokalet skjenkebevilling og hvordan innvirker det leietaker?

Husk å skrive kontrakt! Bruk gjerne Norske Konsertarrangørers standardkontrakt for utleie/leie som du finner under nedlastning i dette kapitlet.

Det følger en del plikter ved å ha ansatte, og noen av pliktene vil også gjelde overfor frivillige. Konsertarrangører er ofte oppdragsgivere for frilansere og selvstendig næringsdrivende. Hvilke krav du som arrangør må forholde deg til i forhold til den enkelte er avhengig av om dette er ansatte arbeidstakere, frilansere eller selvstendig næringsdrivende.

Definisjoner:

• En arbeidstaker eller ansatt er i arbeidsmiljøloven definert som "enhver som arbeider i annens tjeneste".
• Frilansere er definert i folketrygdloven som "alle som utfører arbeid eller oppdrag utenfor tjeneste for lønn eller annen godtgjørelse, men uten å være selvstendig næringsdrivende".
• Selvstendig næringsdrivende er alle som for egen regning og risiko driver en virksomhet.

Hvis det utbetales lønn, skal arrangøren trekke forhåndsskatt og betale arbeidsgiveravgift for ansatte arbeidstakere og frilansere. Frilansere er ikke omfattet av arrangørens ansvar for å betale sykepenger, eller av den obligatoriske yrkesskadeforsikringen. Selvstendig næringsdrivende som påtar seg oppdrag for arrangører gjør dette for egen regning og risiko, slik at arrangøren kun betaler det avtalte honoraret, uten å trekke skatt eller betale arbeidsgiveravgift.

Frivillige

Hvilke rettigheter og plikter som inntreffer i forhold til frivillige er ikke helt avklart verken i lover, dommer eller hos skatteetaten. I følge arbeidsmiljøloven vil en frivillig kunne anses som arbeidstaker fordi man som frivillig ikke har et selvstendig styrt ansvarsområde, men er underlagt arbeidsgivers styringsrett. Uansett om frivillige anses som arbeidstakere eller ikke, har du som arrangør et ansvar for å ta godt vare på alle som gjør en jobb for deg, inkludert frivillige. Som ledd i godt HMS arbeid anbefales det å skrive en arbeidskontrakt med de frivillige, med hensyn til deres og andre som jobber på arrangementet sin sikkerhet.

Arbeidsgiveransvar

En arbeidsgiver kan bli holdt erstatningsansvarlig for skade som en arbeidstaker har påført noen eller noe når skaden har skjedd under utføring av arbeidet. Som arrangør er du ansvarlig for at arbeidsmiljølovens regler følges på arbeidsplassen, og du kan straffes med bøter og fengsel for brudd på reglene.

Arrangørens rettigheter i forhold til arbeids- og oppdragstakere

Arbeidsgivers styringsrett er den retten du som arrangør har til å organisere, lede, kontrollere og fordele arbeidet til en arbeidstaker, så lenge det skjer innenfor rammene av det som er avtalt. På samme måte som arbeidsgiver kan straffes for brudd på arbeidsmiljøloven, kan også en ansatt arbeidstaker straffes med bøter for brudd på arbeidsmiljøloven.

Midlertidig ansettelse

Arbeidstakere skal som hovedregel ansettes i fast stilling. For mange arrangører er dette svært vanskelig med tanke på økonomi og usikkerhet i forhold til arbeidsmengde i forskjellige perioder. Det er likevel lov å ansette arbeidstakere i midlertidige engasjement for prosjektarbeid som ikke fyller et permanent behov for arbeidskraft hos arrangøren. Kortvarig sesongarbeid er et typisk eksempel på tillatt midlertidig ansettelse. Det er også lov å ansette arbeidstakere i midlertidige engasjement for en periode på inntil tolv måneder totalt, men det er ikke lov å ha mer enn 15 prosent av arbeidstakerne i virksomheten ansatt på slike midlertidige engasjement.

Arbeidstid

Hovedregelen i arbeidsmiljøloven er at arbeidstiden ikke må overstige ni timer i løpet av 24 timer og 40 timer i løpet av sju dager. Frilansere og selvstendig næringsdrivende er unntatt fra bestemmelsene om arbeidstid. I arrangørbransjen er mange ansatt i ledende eller særlig uavhengige stillinger og disse er også unntatt fra hovedregelen.

Sykdom og permisjon

Regler om sykepenger og permisjon gjelder kun for ansatte arbeidstakere.

Oppsigelse

Det må foreligge saklig grunn for oppsigelse, og vilkårene for oppsigelse må være oppfylt. Oppsigelse skal alltid skje skriftlig, leveres personlig, og fristen gjelder først når arbeidstaker har mottatt den.

Avskjed

Ved grovt pliktbrudd eller vesentlig mislighold av arbeidsavtalen kan arbeidsgiver velge å avskjedige en arbeidstaker.

Arrangørens plikter overfor myndighetene

Fra 1. januar 2015 ble det innført en ny felles rapporteringsordning for ansettelses- og inntektsopplysninger fra arbeidsgivere og andre opplysningspliktige. A-meldingen erstatter terminoppgaven, lønns-og trekksoppgaven, årsoppgaven for arbeidsgiveravgift, oppgave til lønnsstatistikk og melding til Aa-registeret. Hver måned fra og med januar 2015 må man sende inn a-melding med opplysninger om alle ansatte, status for deres arbeidsforhold, trukket forskuddstrekk, utbetalt lønn, naturalytelser med mer. Det skal også rapporteres alle opplysninger om beregning av arbeidsgiveravgift for måneden. A-melding skal som hovedregel leveres elektronisk.

Det er viktig å vite hvilke lover og regler du som arrangør har plikt til å følge. Konsekvensene av brudd på reglene kan i verste fall medføre straff i form av bøter og fengsel.

Lønn

Lønn omfatter alle ytelser du som arrangør gir til ansatte og frilansere som betaling for det arbeidet som utføres. Naturalytelser i form av goder som ikke er rene pengeytelser regnes også som lønn og er trekkpliktige etter skattelovgivningen.

Viktige punkter man må forholde seg til angående lønn:

• Lønnsinnberetning
• Naturalytelser
• Feriepenger
• Arbeidsgiveravgift
• Skatt
• Artistskatt for utenlandske artister (se eget punkt om dette under kapittelet artisthåndtering og booking)
• MVA (se kapittel om økonomi)

Naturalytelser

Det har vært en del mediesaker knyttet til om et festivalpass er et gode eller ikke og det er viktig at man som konsertarrangør har et bevisst forhold til hva man gir sine medarbeidere og hvordan dette de defineres. Skatteetaten påpeker at det i dag ikke er særregler for festivaler og at frivillige dermed skal skatte av goder de mottar.

Regnskapsplikt

Alle aksjeselskaper og stiftelser har regnskapsplikt. I tillegg er foreninger og enkeltmannsforetak som i løpet av året har hatt eiendeler med høyere verdi enn 20 millioner eller gjennomsnittlig antall ansatte høyere enn 20 årsverk regnskapspliktige. Årsregnskap og årsberetning skal utarbeides i samsvar med regnskapsloven og være ferdigstilt senest seks måneder etter regnskapsårets slutt.

Revisjonsplikt

Arrangører som er regnskapspliktige etter regnskapsloven er også pliktige til å få revidert regnskapet av registrert eller statsautorisert revisor.

Bokføring

Bokføring er registrering av alle transaksjoner og regnskapsmessige disposisjoner i et regnskapssystem. Alle som er regnskapspliktige etter regnskapsloven har også bokføringsplikt. Bokføringspliktige opplysninger skal som hovedregel oppbevares i 5 år, dette omfatter blant annet alle bilag og billettstubber.

TONO

Åndsverkloven beskytter komponister og tekstforfatteres rettigheter til egne verk. Avgiften betales til TONO som viderefordeler til komponister og tekstforfattere som er medlemmer av TONO eller en av TONOs søsterorganisasjoner i andre land. For mer informasjon om TONO se her. 

GRAMO

Gramo er vederlagsbyrået som oppkrever, forvalter og fordeler vederlaget til alle som har medvirket på innspillingen av musikk.

For å kunne skjenke alkohol trengs det en bevilling (tillatelse) fra det offentlige. Med skjenking menes salg av alkohol som drikkes på stedet. For å drive slikt salg kreves skjenkebevilling. En bevilling kan innvilges for en bestemt anledning, for en bestemt del av året eller for inntil fire år av gangen. 

Bevilling for salg og skjenking gis av kommunen med mindre det gis statlig bevilling. En statlig bevilgning gis til for eksempel tog, fly, cruiseskip. Bevilling for skjenking på tog eller ombord i skip som ikke er omfattet av statlig bevillingsmyndighet gis av den kommunen som skipet eller toget har som utgangspunkt for sin virksomhet. Når slik virksomhet har flere kommuner som virkeområde, må bevilling gis av samtlige kommuner.

Før kommunestyret avgjør søknaden, skal det innhentes uttalelse fra sosialtjenesten og politiet. Det kan også innhentes uttalelse fra skatte- og avgiftsmyndighetene.      

Kommunen kan pålegge søkeren å dokumentere de opplysninger som er nødvendige for å kunne ta stilling til om kravene er oppfylt, herunder ved behov pålegge søkeren å legge frem finansieringsplan, driftsbudsjett og likviditetsbudsjett for virksomheten.

Melding om gitte bevillinger sendes politiet og skatte- og avgiftsmyndighetene.

Ulike skjenkebevilgninger

• Fast skjenkebevilling
  Skjenkebevillingen gis for maksimum 4 år, men kan også gis for kortere perioder.

• Bevilling for en enkelt bestemt anledning eller for en bestemt del av året
  Denne bevilgningen er for en bestemt del på året som for eksempel sommeren eller jula. Bevilgningen kan også gjelde en bestemt anledning da knyttet opp til en bestemt begivenhet, som for eksempel en musikkfestival.

• Ambulerende bevilgning
  Et alternativ til bevilgning til fast anledning men forutsetter at det dreier seg om et sluttet lag/selskap og at kommunen oppretter sike bevilgninger. Bevilgningen er ment for bryllup, jubileum etc.

Kommunens skjønnsutøvelse ved behandling av søknad om skjenkebevilgning

Ved vurderingen av om bevilling bør gis, kan kommunen blant annet legge vekt på antallet salgs- og skjenkesteder, stedets karakter, beliggenhet, målgruppe, trafikk- og ordensmessige forhold, næringspolitiske hensyn og hensynet til lokalmiljøet for øvrig. Denne listen er ikke uttømmende og andre aktuelle hensyn kan være generelle samfunnsinteresser, lokale alkoholpolitiske forholde samt vurdering av skjenkested og søker. 

Hvem skal søke om skjenkebevilling?
Det er den organisasjon, bedrift eller privatperson som har det økonomiske ansvaret for skjenkingen, altså inntekter og utgifter knyttet til skjenkingen, som skal stå oppført som søker på søknaden.

Skjenkeansvarlig
Den personen du fører opp som skjenkeansvarlig, har ansvaret for den faktiske utøvelsen av bevillingen. Styrer/skjenkeansvarlig er ansvarlig for at skjenkingen foregår i overensstemmelse med alkoholloven og bestemmelser i denne. Skjenkeansvarlig må ha fylt 20 år.

Les mer om alkoholloven her.

GDPR står for «General Data Protection Regulation» som kort fortalt er krav og reguleringer om hvordan man lagrer og oppbevarer personopplysninger. Personvern handler om retten til å ha et privatliv og retten til å bestemme over egne personopplysninger. En konsertarrangør eller en festival behandler personopplysninger i stor grad – både om egne ansatte og innleide personer, men også for privatpersoner som kjøper billetter, laster ned festivalappen, fotograferes eller oppgir sin epostadresse eller mobilnummer som arrangøren bruker selv eller ønsker å dele med andre. Datatilsynet er ansvarlig for å føre tilsyn og håndheve loven i Norge. På datatilsynet.no finnes dokumenter og ressurser som gjelder den nye forordningen men den er ikke målrettet mot enkelte bransjer. NKA har derfor laget noen retningslinjer for hva man som konsertarrangør spesifikt bør være oppmerksomme på angående GDPR.

Kan dere svare ja på disse spørsmålene, har dere kommet langt i arbeidet med personvern: 

- Har dere en oversikt over alle persondataene dere behandler?

- Har dere skrevet ned og dokumentert rutinene deres?

- Har dere slettet alle persondata dere ikke trenger?

- Har dere rutiner for å innhente samtykke for de persondataene dere behandler?

- Har dere forenklet språket på informasjon dere gir til publikum? 

- Har dere laget en personvernerklæring som ligger lett tilgjengelig på nettsiden deres?

- Har dere laget avtaler med databehandlerne dere bruker?

- Har dere laget en årsplan for gjennomgang av rutiner og risikovurdering av arbeidet med personopplysninger i organisasjonen?

Grunnleggende begreper i arbeidet med personvern:

En personopplysning er enhver opplysning som kan knyttes til en fysisk person. For eksempel: navn, alder, e-post adresse, postadresse, IP-adresse, bilnummer, bilder, lønn og opplysninger om atferdsmønster.
 
En sensitiv personopplysning er opplysninger om en persons helse, religiøs tilknytning, politisk tilknytning, seksuell legning eller et fagforeningsmedlemskap. Sensitive personopplysninger har strengere krav til behandling og oppbevaring enn det vanlige personopplysninger har. Religiøse organisasjoner, politiske organisasjoner og interesseorganisasjoner for helse, behandler sensitive personopplysninger gjennom persondata om sine medlemmer.
 
Behandling av persondata er all bruk og håndtering av personopplysninger, for eksempel til innsamling, registrering, lagring og utlevering.

Et samtykke må som regel foreligge før man bruker en personopplysning til noe. Samtykket skal være en frivillig, spesifikk og utvetydig erklæring om at den registrerte aksepterer behandlingen som blir gjort av personopplysningene.
 
Behandlingsansvarlig er organisasjonen som håndterer personopplysninger. Det er organisasjonen som bestemmer formålet med behandlingen og hvordan det skal gjøres.
 
En databehandler er den som behandler persondata på vegne av den behandlingsansvarlige (organisasjonen) og som dermed kan få innsyn i personopplysninger. Eksempler på en databehandler kan være en leverandør av medlemsregisteret dere bruker, IT-drift, regnskapsprogrammet eller personaladministrasjon.

Hva må man gjøre for å imøtekomme de nye kravene?

• Skaff en oversikt over hvilke personopplysninger dere behandler. Styringsdokument internkontroll. Dette er en god øvelse for å få oversikt over hvilke personopplysninger dere samler inn og håndterer, hvilken risiko det er knyttet til dataene og hvor dere bør lage flere og nye rutiner.
• Oppdater rutiner for informasjonssikkerhet. God sikkerhet og gode rutiner starter med de ansatte. Husk å tenke på: bruk av passord, e-post, mobil, pc og fysisk sikkring på arbeidsplassen.
• Lag en personvernerklæring som sier noe om hvor og hvordan bedriften håndterer personopplysninger. 
• Ha lovlig grunnlag for å behandle personopplysninger. Før man kan bruke en personopplysning kreves et samtykke som er en frivillig, spesifikk og utvetydig erklæring om at personen aksepterer behandlingen som blir gjort med personopplysningene.
• Utarbeid en egen internkontroll for personvern som inneholder bedrifens rutiner og oversikt over behandling av personopplysninger.
• Databehandleravtale. Man må ha egen avtale med alle som behandler data på vegne av bedriften, som for eksempel regnskapssystem og nyhetsbrevleverandør .
• Eget personvernombud? Selv om man ikke er pålagt å opprette et personvernombud, kan dette være lurt.

Bildebruk

Ved fotografering av mennesker må det innhentes samtykke for bruk av bildene. Her er det viktig å lage rutiner for å hente inn samtykke i forkant av at bilder blir tatt og publisert, og hvor den enkelte aktivt samtykker i å bli fotografert og i at bilder kan gjengis og vises offentlig.

Det finnes noen unntak jfr lovverket
Fotografi som avbilder en person kan ikke gjengis eller vises offentlig uten samtykke av den avbildede, unntatt når
a) avbildning har aktuell og allmenn interesse,
b) avbildningen av personen er mindre viktig enn hovedinnholdet i bildet,
c) bildet gjengir forsamlinger, folketog i friluft eller hendelser som har allmenn interesse,
d) eksempler av avbildningen på vanlig måte vises som reklame for fotografens virksomhet og den avbildede ikke nedlegger forbud eller.
Vernet gjelder i den avbildedes levetid og 15 år etter dødsår.

Tagging av bilder:
Etter at et samtykke er innhentet, vil det være nødvendig å lage et system for å tagge og spore bilder. Dette vil si at dere har en database over hvem som er fotografert når, og hvor bilder av vedkommende er publisert. Dette er nødvendig fordi en person kan be dere slette personopplysninger dere har på vedkommende og det gjelder også bilder. Da er det nyttig å ha gode rutiner for å kunne spore hvor bilder er brukt.