Definere frivilligbehov        

Før man setter i gang med å finne måter for å rekruttere frivillige til sitt arrangement er det først viktig å definere antall frivillige som trengs. Det bør avgjøres både hvor mange som trengs totalt og hvor mange som trengs til hver avdeling, gruppe og rolle. Å definere frivilligbehovet på et tidlig tidspunkt i planleggingen av arrangementet vil gjøre jobben med rekruttering mer forutsigbar. Da slipper man for eksempel den ubehagelige overraskelsen med å plutselig ha ha alt for få frivillige i en gruppe. Bruk derfor god tid på denne delen av prosessen. Dette kan gjøres både basert på tidligere erfaringer og i samråd med kollegaer og andre arrangører.

To nøkkelpunkter:

• Å ha for mye folk i en gruppe er ingen fordel. Det kan føre til at de som jobber der kjeder seg og ender opp med å bli ineffektive.
• Gjør grundige evalueringer etter hvert festivalår eller arrangement. En unøyaktig evaluering er ikke nødvendigvis til så mye hjelp for fremtidig avvikling.

Er det første gang dere arrangerer konsert eller festival? Husk i så fall at dere ikke trenger å finne opp kruttet selv. Bruk gode kolleger for råd og ikke nøl med å ta kontakt med Norske Konsertarrangører (NKA) som er behjelpelige med å guide dere i riktig retning. Som medlem kan dere bestille kurs om blant annet frivilligrekruttering og motivasjon. NKA kan også tilby skreddersydde kurs ut fra medlemmenes behov.

Roller som må fylles

Enten man er en stor eller mindre arrangør, er det vanlig å dele behovet for bemanning på et arrangement inn i noen undergrupper:

• Produksjon
• Sikkerhet
• Artistoppfølging
• Publikumsservice
• Salg og servering

På større arrangementer bør man ha en person som er ansvarlig for hvert av disse områdene, og som fungerer som teamleder for sine respektive frivillige og eventuelle ansatte. Om dere har et betydelig antall frivillige bør dere også ha en egen frivilligansvarlig som tar seg av alt som har med de frivillige å gjøre.

En frivilligansvarlig bør være den som:

• har det overordnede ansvaret for å rekruttere
• fordeler de frivillige på de ulike arbeidsoppgavene
• har den overordnede kommunikasjonen med de frivillige
• er bindeleddet mellom gruppelederne og de frivillige

Opererer man i mindre skala kan noen av disse funksjonene slås sammen, for eksempel ved at artistoppfølging og publikumsservice legges inn under produksjon. Produksjonsansvarlig vil da få ansvaret for alle disse tre områdene.

Det er mange forskjellige typer motiver for å delta som frivillig. Som arrangør som jobber med frivillige er det derfor viktig å identifisere hva som er de frivilliges motivasjon for å jobbe for akkurat dere, og samtidig ha en strategi på hva man ønsker at motivasjonen til de frivillige skal være. For veldig mange vil motivasjonen være å ha tilgang på konsertene når man ikke jobber. Som arrangør ønsker man kanskje at de frivillige skal motiveres av noe mer enn dette- noe som igjen kan føre til at de får et større eierskap til arrangøren og som bidrar til at den frivillige ønsker å komme tilbake og bidra. Så hva kan en mer dyptliggende motivasjon være?

• CV- og nettverksbygging
• Felleskap, vennskap, kjærlighet
• Selvrealisering og sosial læring
• Identitet og eierskap til arrangøren

Det kan altså være mer enn én grunn til at man deltar som frivillig. Motivasjonen kan ofte være dynamisk: Det kan hende at en i utgangspunktet verver seg som frivillig for å få flere venner, men etter hvert ønsker å bruke det som springbrett for en videre karriere. Det kan også være at en begynte for å skape seg et større nettverk i jobbsammenheng og at en underveis får «troen på saken» og fortsetter arbeidet for å gjøre noe nyttig for sitt lokalsamfunn.

Når dere jobber med frivillige må dere huske at motivasjonsfaktorene er individuelle og kan variere svært mye fra person til person. Derfor er det viktig med fleksibilitet i frivillig-strukturen. Det må være rom for en viss tilpasning etter den enkeltes behov og motivasjon.

Husk å ta hensyn til de frivilliges ønsker når dere fordeler arbeidsoppgaver og setter opp vaktlister.

CV- og nettverksbygging

Mange ser frivilligjobben som et naturlig steg inn i arbeidslivet.  Det kan enten være et spesifikt ønske om å ville jobbe i musikkbransjen i fremtiden eller om generelt om å ha frivillig arbeid på CV-en. Mange arrangører rekrutterer nye ansatte blant de frivillige på deres arrangement. Dette kan være en suveren rekrutteringskanal inn mot staben. Det kan også i seg selv være en motivasjonsfaktor i rekrutteringsprosessen. Dersom arbeid som frivillig kan gi jobbmuligheter senere, kan det gjøre det å melde seg som frivillig enda mer lukrativt.

Mange frivillige ønsker seg ofte en attest etter at de har jobbet. Det er en fin service man som arrangør kan tilby.

Fellesskap, vennskap og kjærlighet

Å jobbe med å arrangerer konserter kan gi en stor fellesskapsfølelse. Det finnes mange oppgaver som skal gjøres, og alle er gjensidig avhengige av hverandre. På denne måten blir ofte fellesskapsfølelsen sterk og man får forhåpentligvis en følelse av at alle sammen er med i det store tannhjulet som driver arrangementet framover. Dette er en stor motivasjonsfaktor for mange. I dette fellesskapet knyttes det kontakter, man danner langvarige vennskap, og for noen heldige oppstår det til og med evig kjærlighet.

Selvrealisering og sosial læring

For mange er det å jobbe som frivillig første skritt inn i organisert arbeid. Det er derfor veldig viktig at man som arrangører har dette i bakhodet når man arbeider med frivillige. Det er viktig at man er bevisst denne rollen slik at de frivillige får en positiv opplevelse. Det å jobbe med andre i et større team kan for noen oppleves som litt voldsomt og skummelt til å begynne med, men forhåpentligvis vil dette føles annerledes etter at arrangementet er ferdig. Kanskje man først da får opplevelsen av å sammen med andre ha løftet arrangementet til nye høyder.

Husk å legge til rette for alle, tilpasse oppgaver og arbeidsmengde etter evne og behov, stille krav men vær samtidig rettferdig, behandle de frivillige med den respekten de fortjener og kommunisere på en tydelig og hyggelig måte. På den måten får de frivillige mulighet til utvikle seg i sin rolle og i sitt tempo.

Identitet og eierskap til arrangøren

Noen arrangører har flere frivillige som kommer tilbake år etter år. I Norske Konsertarrangører vet vi om folk som har vært aktive i samme klubb i mer enn 25 år. Klubben/festivalen og konsertene blir en del av hverdagslivet for noen. Slike dedikerte medarbeidere har en enorm stolthet i arbeidet sitt og et stort eierskap til klubben eller festivalen. Denne typen motiverte frivillige ville aldri tenkt tanken på å ikke møte opp til jobb til avtalt tid eller å sluntre unna arbeidsoppgavene sine.

I næringslivet er eierskap knyttet til hvem som rettslig eier virksomheten og dermed kan innhente overskudd i gode år, eller må gå planken dersom det går dårlig. I frivillig virksomhet er eierskap knyttet til motivasjon. Jo større egeninteresse de frivillige har til arrangementet, desto mer motiverte blir de for oppgavene som skal utføres. Hvilke midler har arrangører når de ikke kan dele ut overskudd i form av penger til sine frivillige? Hvordan kan man være med på å skape denne formen for eierskap?

De som styrer arrangementet har selvsagt stor grad av eierskap til det de holder på med. Mye av deres motivasjon er at de får anledning til å booke de bandene de har lyst til å høre, får jobbe med utfordrende og spennende oppgaver, får møte mange mennesker, og generelt sett er de med å skape noe. I hvilken grad kan denne eierskapsfølelsen overføres til de frivillige? I tillegg til at man er med på å lage noe, så har også ledergruppen mye ansvar. Kan man delegere ned en større del av beslutningsansvaret? Mer ansvar vil for de fleste medføre mer egeninteresse og stolthet i det de holder på med.

Som i alt annet arbeid med frivillige så er det sjelden man kan servere en ferdig oppskrift på nøyaktig hva man skal gjøre, men som arrangør er man vant til å tenke kreativt og nytt.

Tips:

• Vær personlig i kontakten med de frivillig. Alle som jobber på arrangementet er like viktige, og dette bør komme tydelig frem.
• Skap fellesskapsfølelse med å snakke om "vi" og "oss", ikke ”jeg” og "meg" eller spesifikke grupper og ledere.
• Er de frivillige viktige for ditt arrangement? Hvis ja, nevn det i alle fora, overalt. Man kan sjeldent gi nok ros. 
• La de frivillige se konsertprogrammet før det gjøres offentlig eller samtidig som pressen får vite det. Da skaper man også en følelse av eksklusivitet.
• Arranger kick-off arrangementer bare for medarbeidere. Festivaler kan gjerne arrangere slike treff flere ganger i løpet av ett år. Arranger gjerne kick-off i forbindelse med programslipp.
• Arranger kurs og seminar slik at medarbeiderne får mer kunnskap om bransjen de jobber i, og jobben de skal utføre og oppgavene de skal løse.
• Ha en åpen og inkluderende ledergruppe som behandler alle innspill seriøst.
• Ha ordentlige strategidokumenter på hva som er klubbens eller festivalens holdninger til sine medarbeidere.
• La flere medarbeidere ta del i flere beslutningsprosesser.
• La de ulike gruppene arrangere hver sine internkvelder. Man kan for eksempel arrangere "vaktkvelden", "billettselgerens aften" osv.
• Arranger inkluderende strategiprossser - for eksempel hytteturer eller båtturer der alle får ta del i strategiarbeidet og legge framtidsplaner og visjoner.
• Etterstreb i mest mulig grad å gi mer utfordrende oppgaver hele tiden. Gi flere mer ansvar.

Det finnes mange gode kanaler for å rekruttere frivillige. En god forståelse av hvem målgruppen er gir et godt grunnlag for å avgjøre hvor man bør sette inn støtet. Videre er det viktig å tenke på den beste måten å nå ut til målgruppen på.

Her er noen naturlige rekrutteringskanaler:

• Internrekruttering og venner
• Hjemmeside
• Sosiale medier
• Kick-off, fest og konsert
• Medieomtale
• Lokalkunnskap
• Tidligere frivillige. Fornøyde frivillige = kommer igjen

Intern/vennerekruttering

Det enkleste er ofte å begynne med de menneskene som står deg og dine nærmest. Ta kontakt med den nærmeste omgangskretsen og formidle behovet videre der. Det kan også være andre ressurspersoner i din organisasjon som har et stort nettverk man kan dra nytte av. Gruppelederne deres kan ha med seg nettverk fra andre arrangører de har jobbet for. Som arrangør i oppstartsfasen er ofte rekruttering i den nærmeste omgangskretsen et naturlig utgangspunkt. Over tid vil man forhåpentligvis bygge seg opp flere kilder til rekruttering.

Hjemmeside

Mange festivaler benytter seg av frivilligdatabaser som gjør det mulig å registrere sin frivilligsøknad på hjemmesiden. NKA har medlemstilbud med to forskjellige arrangørverktøy, Arkon og Mobilise, som begge tilbyr denne muligheten. Når man åpner opp registeringen for årets arrangement på nettsiden er dette da også en fin anledning til å informere om hva det vil si å jobbe som frivillige på deres arrangement. Her kan det være fint å si noe om:

• De forskjellige jobbene dere tilbyr- og kort om hva jobben går ut på og arbeidsmengde
• Aldersgrense for å jobbe som frivillig
• Tidsplan for arrangørens arbeid med å behandle frivilligsøknadene, når kan man forvente å få tilbakemeldinger på e-post, SMS, informasjon på nettsiden
• Arrangørens forventinger til de frivillige
• Hvor man skal møte opp de dagene man jobber- og de dagene man har fri
• Hva man får som frivillig- arbeidstøy, mat, overnatting osv
• Hvordan man kommer seg til arrangementet- kollektivtransport
• Annen relevant informasjon (sideprogram, miljøprofil, frivilligpolicy)

Informasjonen som rettes mot de frivillige på nettsiden kan kanskje med fordel deles opp i faser slik at man ikke går ut med  all informasjon når man for eksempel legger ut registreringsskjemaet på nett, men at man kanskje kan skrive noe om punkt 1-4 ved åpning av registering- og fyller på med de resterende punktene i ny sak rett i forkant av avvikling. Det kan være lurt å samkjøre den informasjonen man legger ut på hjemmesiden med den informasjonen de frivillige mottar på diverse eposter fra registrering og fram mot avvikling.

Sosiale medier

Sosiale medier bør stå sentralt som et verktøy for å skape blest om arrangementet og i deres søken etter frivillige som kan jobbe for dere. Her er det lett å nå mange og man kan gjøre mange kreative stunts for å skape blest om for eksempel at man åpner opp påmeldingen på nettsiden, informasjon om hva det innebærer å jobbe som frivillig hos dere, kule arbeidsoppgaver osv. SoMe er i tillegg et godt verktøy for å bygge opp under informasjon som dere legger ut på deres egen nettside og eposter dere sender ut til frivillige/potensielle frivillige på et senere tidspunkt.

Kick-off fest eller konsert

En god måte for å skape blest om at dere trenger frivillige og at registreringen har åpnet, er å arrangere en kick-off for å markere dette. Denne kick-offen kan i så måte fungere som et sted for å rekruttere nye frivillige samt invitere frivillige som har vært med ved tidligere arrangement. Hvis man har en epostliste over frivillige fra tidligere arrangement kan man invitere dem og be dem ta med seg en venn eller to. På denne måten kan man lett rekruttere nye frivillige. På kick-offen må det være mulighet for at man kan registrere seg som frivillig til årets arrangement. Det kan også være en god idé å lage innhold utover selve registreringen frivillige. Organiser en konsert med et band, tale fra daglig leder, be bookingsjefen si noe om artistene som skal spille, inviter resten av staben slik at de frivillige kan møte sine framtidige gruppeledere osv.

I tillegg til å forhåpentligvis kunne rekruttere masse flinke frivillige så er det, med tanke på trivsel og arbeidsmoral, avgjørende at folk kjenner at de tilhører et kollektiv. Det styrker eierforholdet de frivillige opparbeider seg til arrangøren og ansvaret folk føler overfor hverandre og jobben som skal nedlegges.

Medieomtale

De lokale media kan hjelpe deg som arrangør med å skape blest om arrangementet ditt. Å ha god kontakt med kulturjournalistene eller andre relevante som kan skrive om dere, kan føre til at det er lettere å få saker på trykk. Lokalaviser liker godt glad-saker som vedrører distriktene de dekker og lager kanskje til og med en reportasje om hvor kjekt det er å være frivillig på nettopp deres klubb eller festival. Her er det da en gylden mulighet til å informere om at deres arrangement trenger frivillige, hva de kan jobbe med og når. Mange arrangører har også en avtale med sin lokale avis om annonsering. Bruk om mulig litt plass på å fortelle publikum at dere trenger frivillige.

Lokalkunnskap

Bruk lokalkunnskapen deres i rekrutteringsarbeidet. Vet dere for eksempel at de fleste som går på din klubb eller festival studerer på den lokale høyskolen så kan det lønne seg å annonsere i studentavisa eller på nettsida til høyskolen. Heng opp informasjon om at dere trenger frivillige i kantina og legg ut flyers ved studiestart. Kanskje kan dere inngå et samarbeid med høyskolen i tillegg? Hva om de kan få annonsere for studiene på deres plakater mot at dere får informere om behovet for frivillige på skolens nettside?

Pass på at informasjon om frivilligbehovet er godt synlig på merkedager som for eksempel immatrikulering og kursstart på studiestedet. Informer om muligheten til å jobbe på klubben i forbindelse med årets første konsert eller arrangement.

Fornøyde frivillige kommer igjen

Noe av det aller viktigste med å jobbe med frivillige er å gi dem en såpass innholdsrik, spennende og meningsfylt opplevelse med å arbeide på arrangementet deres at de ønsker å komme tilbake. Fornøyde frivillige kommer tilbake. Dette vil på sikt føre til at blir lettere å rekruttere nye frivillige, og dere får opparbeidet dere en kjerne av folk. Dere opparbeider dere også et godt rykte når det kommer til frivillighåndtering, noe som igjen kan føre til en bedre tilstrømning av folk som vil jobbe som frivillige hos dere.

Husk at dette ikke er gjort over natten og noe man må tilstrebe over tid. Hvordan man som arrangør forholder seg til sine frivillige; det være seg arbeidsoppgaver, arbeidstid, kommunikasjon i forkant/under avvikling, involvering i selve oppbygging av arrangementet/eierskap mm, vil være selve fundamentet i hvordan dere som arrangør forholder dere til de frivillige. Bruk god tid på å lage gode retningslinjer på dette og se til at dette er godt forankret i hele organisasjonen, fra styret/dagligleder til mellomledere og assistenter.

Arbeidsmiljøloven

Enhver som engasjerer folk til å utføre et arbeid for seg er å betrakte som en arbeidsgiver, og enhver som utfører et arbeid i annens tjeneste er å betrakte som arbeidstaker. Dette er uavhengig av om arbeidet er lønnet eller ikke. Ergo; man har et arbeidsgiveransvar også ovenfor sine frivillige og må følge arbeidsmiljøloven på lik linje som ovenfor sine ansatte.

Men det finnes unntak; Når det gjelder medlemmer i foreninger og klubber som utfører foreningsarbeid (dugnad) fremgår det av forarbeider til arbeidsmiljøloven og andre rettskilder at disse ikke anses som arbeidstakere. Det er viktig å merke seg at dersom klubben leies til å utføre tjenester for andre aktører (f.eks. festivaler, idrettsarrangører) så anses dette som arbeid og man er underlagt arbeidsmiljøloven.

Arbeidsmiljøloven finner du her: https://lovdata.no/dokument/NL/lov/2005-06-17-62

Merk deg følgende punkter

• Krav om opplæring
• Krav om yrkesskadeforsikring
• Krav til arbeidstid og pauser (§10)
• Krav til HMS og samsvar (§3) 

Forsikring

Som arbeidsgiver er arrangør lovpålagt å dekke yrkesskade- og yrkessykdomsforsikring for hel- og deltidsansatte.

Da de frivillige også er arbeidstakere og er dermed også underlagt arbeidsmiljøloven, skal i de aller fleste tilfeller forsikres med yrkesskadeforsikring. Yrkesskadeforsikring krever ikke arbeidsgiveravgift og arbeidstakeren skal heller ikke innberettes på denne forsikringen.

På samme måte som nevnt i avsnitt om arbeidsmiljøloven er det også her unntak for medlemmer i klubber og foreninger som utfører foreningsarbeid (dugnad). En arrangør kan gjøre avtale om en kortidsforsikring av en "dugnadsgjeng" i forbindelse med et bestemt arrangement. Når en arrangør derimot er mer aktiv og har flere arrangement i løpet av et år, vil det lønne seg å tegne en løpende årsforsikring på et fast antall medhjelpere. Gjør avtale uten navneoppgave hvis mulig. Når det er forskjellige medhjelpere på forskjellige arrangement må de som er med på de ulike arrangementene registreres. Dette har sammenheng med Forsikringsavtalelovens foreldelsesfrister. Sjekk med forsikringsselskapet hva de krever. Det skal betales arbeidsgiveravgift på ulykkesskadeforsikringen og fordi dette er en løpende gode skal det også forsikringen innberettes.

Det kan være hensiktsmessig å samle all relevant informasjon som den frivillige trenger for å utføre sitt arbeid hos arrangøren i en frivilligguide eller annet type skriv. Dette kan være informasjon som det kan være fint å ha under avvikling av arrangementet, som en liten bok man kan putte i buskelomma, eller det kan også være informasjon som man sender ut i forkant av et arrangementet. De seneste årene har det også kommet flere ulike digitale løsninger som kan benyttes slik at informasjonen er lett tilgjengelig. De fleste festivalene lager en slik frivilligguide eller frivillighåndbok, men dette er også noe helårsarrangørene kan gjøre for sine frivillige. For frivillige hos en helårsarrangør kan det være nyttig med en guide om det å jobbe som frivillig nettopp her.

En slik guide kan inneholde:

• Info om transport til arrangementssted
• Generell info om åpningstider og arbeidstider
• Kart over området eller scenen. Husk å merke av vitale områder som toaletter, rømningsveier, vannposter, info og sanitet
• Oversikt over goder man har som frivillig
• Info om matservering
• Enkel sikkerhetsbrief
• Telefonliste
• Program
• Prosedyre for nødssituasjoner

I en frivilligguide er det også en fin anledning til å takke alle de frivillige som står på og gjør en uvurderlig innsats for arrangøren. Her er det bare å kjøre på med masse godord! Frivilligguiden kan deles ut eller distribueres digitalt på første infomøte, første arbeidsdag eller i forbindelse med akkreditering.

Obs! En slik guide skal IKKE erstatte all informasjon til de frivillige, men kommer i tillegg til info-mail, SMS, telefon og personlig kontakt.

Under ”nedlastninger” finner du Øyafestivalens frivillighåndbok ”Lille Frivillig” fra 2015.

Dersom dere har mange frivillige som skal ha egen akkreditering bør dere ha et eget system for dette. 

Det er viktig at man lager en effektiv og ryddig akkreditering for de frivillige. Dette er ofte det første møtet den frivillige har med arrangøren og da er det en fordel at man framstår som profesjonell. Hvis denne opplevelsen blir negativ kan det forplante seg videre i firvilligarbeidet.

Akkrediteringen må være lett å finne, ut i fra god informasjon sendt ut på forhånd med info om hvor den ligger og hvordan selve akkrediteringen for dette arrangementet fungerer. Det er viktig å unngå kø slik at man raskt kan starte opp med arbeidet. Man bør også legge til rette for oppmøtepunkter for de ulike gruppene i umiddelbar nærhet til frivilliginnsjekken. På den måten får man en opplevelse av bli tatt imot hos arrangøren på en god og hyggelig måte.

Bruk god tid på å lage gode rutiner for frivilliginnsjekken. Førsteinntrykket betyr enormt mye. Påse at dette blir bra så setter dere standarden for den frivilliges videre arbeid på arrangementet.

Viktige punkter for frivilliginnsjekk:

• Godt synlig og enkelt og finne
• Godt køsystem
• Effektivt
• God beliggenhet i forhold til frivilligområdet, scener, produksjonsområde
• Hyggelig og imøtekommende folk som jobber der

Absolutt alle frivillige bør ha god kjennskap til hvordan man håndterer en nødssituasjon.

Oppstår det en situasjon på din klubb eller festival som medfører en fare for publikum, artister eller de som er på jobb, kan god informasjon og opplæring utgjøre forskjellen på liv og død. Dette gjelder uansett om dere har få eller mange frivillige.

En kritisk situasjon kan oppstå så raskt og uventet at den frivillige ikke rekker å kontakte sin teamleder, vaktansvarlig eller saniteten. Sørg derfor for at alle de frivillige vet hvor alle rømningsveier og brannslukningsapparater er. Gi alle dine frivillige god opplæring i bruk av brannapparat, brannteppe og/eller brannslange. De bør også kunne grunnleggende førstehjelp. Denne opplæringen kan tas under selve avviklingen og som noe av det første man går igjennom med de frivillige, eller man kan implementere det i temamøter, gruppemøter eller andre aktiviteter utenfor selve arrangementet.

Mange konsertarrangører er avhengig av frivillig arbeid, og da uten at det betales lønn for det arbeidet de frivillige utfører. Det blir ofte et spørsmål om frivillige faller inn under arbeidstakerbegrepet eller ikke. Dette er det ikke et entydig svar på, og det er du som arrangør som må ta stilling til om de frivillige i hvert enkelt tilfelle er å anse som arbeidstakere i arbeidsmiljølovens forstand med de plikter og rettigheter det innebærer. 

Selv om bruk av frivillige er utbredt i Norge er det ingen klare bestemmelser som regulerer slikt arbeid. Det følger av arbeidsmiljøloven § 2-1 at loven gjelder for «virksomhet som sysselsetter arbeidstakere». Det avgjørende vil da være om det frivillige arbeidet kan anses som sysselsetting i lovens forstand, og om det arbeidet som utføres for arrangementet må anses som virksomhet.

Utgangspunktet for denne vurderingen er klar, de frivillige blir i hovedsak ikke ansett å være arbeidstakere og arbeidsmiljølovens regler om for eksempel arbeidstid og overtid vil derfor ikke gjelde overfor de frivillige.

Selv om de frivillige ikke anses å være arbeidstakere i arbeidsmiljølovens forstand er det ikke fritt frem for at de frivillige kan arbeide ubegrenset utover grensene for arbeidstid i arbeidsmiljøloven. Arbeidstilsynet hevder at en arrangør som benytter seg av frivillige kan bli sett på som arbeidsgiver når det gjelder regler i arbeidsmiljøloven som skal verne om helse, miljø, og sikkerhet. Om slikt ansvar kan pålegges beror på en helhetsvurdering hvor faren for det aktuelle arbeidet er et sentralt moment.

Der hvor arrangøren også har egne ansatte som mottar lønn og hvor arrangøren da er arbeidsgiver anser Arbeidstilsynet at arrangøren kan ha et ansvar for sikkerheten til de frivillige med hjemmel i arbeidsmiljøloven § 2-2, hvor en arbeidsgiver har et samordningsansvar som pålegger arbeidsgiveren å sørge for at også andre enn egne arbeidstakere er sikret et fullt forsvarlig arbeidsmiljø.

Arrangører bør derfor foreta en risikovurdering for hvilke ulykker/farer som kan oppstå, og hva man kan gjøre for best mulig forebygge slike hendelser. I dette ligger at det kan bli sett på som uforsvarlig at grensene for arbeidstid i arbeidsmiljøloven er strukket for langt, at det ikke er gitt opplæring, at arbeidet er for farlig, at de frivillige er for unge til å utføre den aktuelle arbeidsoppgaven osv.

Det anbefales at det inngås kontrakt med den frivillige som er tilpasset den enkelte situasjonen og ikke minst sørge for at de frivillige er sikret gjennom arrangørens forsikringer, eller dersom det er en forening som stiller med frivillige at de frivillige da er forsikret gjennom foreningen.

NKA har i samarbeid med advokatfirmaet Bing Hodneland utarbeidet maler på kontrakter for frivillige. Det er viktig at disse kontraktene kun benyttes der personer faktisk er frivillige i arbeidsmiljølovens forstand. Dersom man bruker en frivilligkontrakt på en type sysselsetting som etter loven vil bli ansett som et alminnelig arbeidsforhold vil dette og ikke kontrakten legges til grunn mellom partene.

Krav om daglig føring av personallister

Utarbeidet av Norske Konsertarrangører og Arkon.

Norske Konsertarrangører mottok mange innspill fra våre medlemmer om de nye kravene til personallister i 2014. På bakgrunn av disse innspillene sendte vi et brev til Skattedirektoratet for å få svar på noen av punktene som ble opplevd som uklare, vanskelige å tolke eller urimelige. 

Vi ønsket en konkretisering knyttet til følgende punkter:

• Hvem er det som per definisjon jobber med servering? Er det kun de med direkte tilknytning til serveringsstedet eller skal det også gjelde de som sitter på kontor, adskilt fra serveringsstedet med ansvar for eksempel innkjøp, logistikk for barer og restauranter osv.?
• Hvilke krav stilles til føring av personallisten og arbeidslisten om man ønsker å føre den elektronisk? Kan myndighetene anbefale noen elektroniske systemer? 
• Hvorfor skal frivillig, ulønnet personale omfattes av dette kravet?
• Innleide og eksterne aktører - hva er det som gjelder her? Eksempelvis vakt- og renholdselskaper osv.
• Om man benytter seg av en arbeidsplan og noen jobber overtid. Hvordan gjøres dette? Skal man oppdatere arbeidsplanen?

Alle skal med i listen
Skattedirektoratet legger til grunn at det ved arrangementer med et stort antall frivillige er naturlig å avgrense det personalpliktige området til serveringsstedet/barområdet. Dette betyr at det kun er personale som jobber med å selge serveringsvarer over disk som har plikt til å stå oppført i personallisten. Annet personale, som f.eks. vakter, riggepersonell etc. kreves ikke oppført i listen.

Andre unntak: 
Innleide foretak som Vaktselskap og selskap som utfører f.eks. serveringsoppdrag er selv ansvarlig for å føre lister for sine egne hvis de omfattes av forskriftene. Slikt personale skal bære ID-kort som viser deres navn og navn på foretaket de er tilknyttet for å skille dem fra foretaket som kontrolleres. 

Listeføring
Personallisten kan føres manuelt eller med elektroniske verktøy som tilfredsstiller kravene.

Manuell føring gjøres i en egen bok utarbeidet av Skattedirektoratet. 
Elektronisk føring kan ikke gjøres i f.eks. Excel, Word eller andre systemer som er redigerbare. 
Det er mulig å kombinere manuell føring og elektronisk føring. F.eks. kan administrasjon med variabel arbeidstid føres i manuell liste.

Krav til elektronisk føring:
En elektronisk liste kan ta utgangspunkt i et system for vaktlister/arbeidsplan.

Listen skal umiddelbart kunne skrives ut ved kontroll. Listen skal inneholde:

• Fødselsnummer (11 siffer) eventuelt D-nummer for personer uten norsk statsborgerskap.
• Fullt navn
• Den bokføringspliktiges (virksomhetens) navn og organisasjonsnummer
• Starttidspunkt for skift
• Sluttidspunkt for skift

Unntak: For utenlandske frivillige som ikke trenger D-nummer av andre grunner enn av hensyn til personallisten, kan det unnlates å angi D-nummer i personallisten. I slike tilfeller vil det være tilstrekkelig at vedkommende sitt fulle navn og fødselsdato står i personallisten og at gyldig legitimasjon kan fremvises ved eventuell kontroll.

Endringer skal dokumenteres med tidspunkt da endringen ble utført samt navn på den som utførte endringen. Endringer kan være justering av tidsrom eller angivelse av at en person ikke har møtt på vakt. Opprinnelig satt tidspunkt skal fortsatt være synlig etter endring.

Det er spesifikke elektroniske systemer som Skattedirektoratet ikke godkjenner. Hvis man ønsker å føre personallisten elektronisk, så anbefaler de at man henvender seg til systemleverandører som tilbyr løsninger for tidsregistrering, som ikke kan endres eller manipuleres. 

Norske Konsertarrangører har tidligere hatt samarbeidsavtale med to leverandører av slike system som oppfyller disse kravene: Arkon og Mobilise. 

Frivillige
Frivillige og ulønnet personale skal inn i listen fordi det skal være enkelt å avstemme listen mot de personer som arbeider i foretaket slik at man ikke skal bli møtt av en påstand om at dette er ulønnet personale som ikke skal inn i listen.

Kontroll
Ved kontroll skal listen umiddelbart kunne skrives ut på papir og/eller godkjent bok forelegges hvis manuell listeføring er brukt.

Alt personell skal kunne legitimere seg. Dette kan gjøres ved framlegging av gyldig legitimasjon eller ved at arrangør har avtale med den enkelte og tatt kopi av godkjent legitimasjon og at denne kan framlegges i tilknytning til personallisten.

Nyoppstartede konsertarrangører kan bli kontrollert av skattemyndighetene selv om det ikke ligger noe regnskap til grunn. Da vil man i ettertid, når årets regnskap foreligger, vite om kravet til personallister er berettiget.

Overtredelsesgebyr
Ved mangler ilegges et grunngebyr på 8 600 kroner , samt 1 720 kroner per mangel.

Mangel kan være

• Ufullstendig utfylling av info
• Personer på stedet som ikke er oppført i listen
• Personer på stedet utenfor oppført arbeidstid
• Manglende legitimasjon
• Brudd på oppbevaringsbestemmelsene for listen

Datasikkerhet og personvern
For å dekke forskriftenes krav, settes det også flere krav til databehandling og oppbevaring av skjermingsverdig informasjon på alle involverte. Fødselsnummer og D-nummer er ikke definert som sensitive opplysninger. Fødselsnummer anses imidlertid å være skjermingsverdig fordi mange anser det som viktig å beskytte slike opplysninger.

Ved innhenting av fødsels- og D-nummer i registreringsskjema, bør nettsiden som inneholder skjemaet kunne sende data videre kryptert, for eksempel https://skjema.com

For mer detaljert informasjon:

Krav til føring av personalliste i enkelte bransjer

Hvem skal registreres i personallisten? Prinsipputtalelse 23.01

Hvordan skal personallisten føres og presenteres på utskrift? Prinsipputtalelse 19.02