En artist har som regel et apparat rundt seg som håndterer ulike deler av artistens virke. En relativt etablert artist har ofte tre typer firma som jobber for artisten: plateselskap, management og bookingagenter.

Plateselskapene signerer artister, gir ut, promoterer og distribuerer platene både fysisk og digitalt. Man opererer gjerne med to termer for de ulike selskapene, major og minor/indie. Major angir at plateselskapet er stort og gjerne internasjonalt, som eksempelvis, Warner og Universal, mens indie- og minorlablene er små, uavhengige foretak som gjerne spesialiserer seg innenfor en sjanger eller andre spesielle nisjer, som f.eks. Fysisk Format eller Rune Grammofon.

Et management jobber på vegne av artisten, og vil etter beste evne sørge for at artisten får så gode avtaler som mulig. Omfanget av oppgavene som utføres på vegne av artisten vil variere, men et management har i hovedsak sagt seg ansvarlig for en artists karriereutvikling, og tar seg av booking i samarbeid med en bookingagent, promo, turnéplanlegging, merch osv. Som regel samarbeider managementet også nokså nært med plateselskapet.

Bookingagenter per definisjon, driver ofte utelukkende med booking. De knytter til seg kontakter og jobber for å skaffe artisten gode spillejobber, med best mulige vilkår. Omtrent alle etablerte artister har en bookingagent som jobber for seg. Enkeltkonsert eller turné, bookingagenten tar for seg alle administrative detaljer rundt det å arrangere en konsert fra artistens side, fra datoplanlegging og turnéplan til kontraktskriving og fakturering.

PR/Promobyrået er artistens pr- og merkevareekspert. De innehar stor kompetanse om media og pressekontakter i sine territorier, og kan være til stor hjelp med å veilede en artist i å oppnå best mulig eksponering og oppmerksomhet med planlagt aktivitet. Promobyråene legger opp strategier for best mulig synlighet på relevante plattformer og flater, legger frem vinklinger og setter opp intervjuer med relevante journalister. De avtaler tv-opptrender, sender pressemeldinger og er oppdatert på hvor artisten bør være synlig til enhver tid.

Bookingagent og bookingansvarlig

Booking er for mange den mest attraktive jobben for/hos en konsertarrangør. Her skal man vise at man har nese for ting som rører seg, man skal utvikle arrangørens profil, og man skal gjøre gode avtaler. Imidlertid er booking mest av alt et håndverk på linje med andre oppgaver der det er viktig å ha rutinene på plass, være på ballen til enhver tid, og å ha nettverk og penger/økonomi i fokus.

Artisten og konsertarrangøren – et gjensidig avhengighetsforhold

Som konsertarrangør er man prisgitt artist eller agent for å få til den profilen man ønsker seg. I noen tilfeller kan dette innebære at man føler seg presset til å gå med på avtaler man egentlig ikke har råd til. I slike situasjoner kan det være greit å huske på at forholdet mellom arrangør og artist er et gjensidig avhengighetsforhold: uten artist ingen konsert - og omvendt! De fleste artister er avhengige av de inntektene de kan få ved en spillejobb og uetablerte band er dessuten avhengige av spillejobber for å få vist seg fram og kanskje få signert en platekontrakt. For artisten er det å spille en konsert også en ypperlig arena for å utvikle seg ytterligere.

Agenten sin rolle, og behovet for basiskunnskap hos bookingansvarlig

Etablerte artister har som regel en bookingagent som håndterer alle forespørsler om konsertvirksomhet på vegne av artisten. Bookingagenten inngår i det totale teamet rundt artisten og samarbeider som oftest tett med management rundt beslutninger som tas.

Management, plateselskap og bookingagent har alle sine planer for artisten og som regel anses konsertvirksomheten som en stor og viktig del av artistens virke. Planer legges ofte i relativt god tid, og ofte i forbindelse med slipp av plate eller andre aktiviteter. En turné planlegges gjerne for en bestemt periode på høst eller vår, og festivalsesongen planlegges ofte med en rød tråd. Det er ikke sikkert at artisten er tilgjengelig til det tidspunktet du som bookingansvarlig ønsker deg.

Det er viktig å forholde seg til dette; ved enten å melde sin interesse på et tidlig tidspunkt i turnéplanleggingen, eller være forberedt på å vente til det passer.

Bookeren sin rolle

Agenten har ofte forventninger til bookeren selv om man for eksempel er bookingansvarlig hos en frivillig organisasjon og ny i bransjen. Først og fremst forventes det at man er ærlig om de rammene man har til rådighet. Det meste av bookingarbeid er basert på tillit mellom agent og arrangør. Deretter er det viktig at man klarer å melde tilbake når man skal. En booker som ikke er tilgjengelig, eller som bruker for lang tid på å få klarert sitt mandat, kan lett miste tillit hos agent. Beslutninger tas ofte raskt, så det gjelder å være innstilt på å respondere raskt.

Bookeren må dessuten ha kunnskap om alle lokale forhold. Man skal tross alt klare å sette opp et nøyaktig budsjett for konserten. Om du er usikker på hva du kan levere i form av teknisk utstyr eller kostnader som dekkes er det bedre at du ber om tid til å sjekke opp det dere ikke har oversikt over. Og forvent forståelse for det. En agent ser heller at du er grundig og svarer på rett grunnlag enn at artisten bekrefter en spillejobb med uklare forutsetninger.  

Ta et par telefoner til kompetente kjentfolk, og bruk internettet for det det er verdt. Ikke lat som om du kan noe du faktisk ikke kan.

Bookerens rolle i organisasjonen er sentral, men kompleks. Det understrekes gjennom det åpenbare behovet for tett dialog med økonomisk ansvarlig, teknisk ansvarlig og markedsføringsansvarlig. Alle må jobbe tett sammen for at ting skal kunne gjøres ordentlig. For arrangører som baserer sin drift på frivillig arbeid er den manglende kontinuiteten for bookingansvarlige en stor utfordring både for spillested og agent. Her bør man fokusere både på overlapping og grundig opplæring.

Et godt tips til deg som er ny bookingansvarlig på studentsted: Ta en runde rundt og hils på de ulike agentene i de forskjellige bookingbyråene. Fortell om planene og ambisjonene deres og gi dem et navn og et ansikt.

Selve bookingprosessen

Booking er en prosess med flere faser. Det kan være lurt å bruke litt tid på å bli sikker på ting, og dermed minske risikoen for å trå feil. Dette står litt i kontrast til agentens krav om raske svar, så her må man finne sitt eget balansepunkt.

• Sett deg godt inn i økonomien til spillestedet ditt. Hvilke faktorer vil spille inn økonomisk.
• Vær så tidlig ute som mulig. På en del artister vil man imidlertid ikke få svar lang tid i forveien, kanskje tidligst 3-4 måneder.

En normal prosess kan være som denne:

Forespørsel/idéutvikling: Dette er bookingens kreative fase. Her handler det om å tenke programprofil, og bruke hva man har av nettverk for å få ideer. Hør på demoer, sjekk ut blogger, nettsider, showcase-festivaler, Youtube og streamingtall på Spotify, les magasiner, vurder gjennomførbarhet og få en følelse av behovet i markedet.

Tilbud fra agent/artist: Har du opparbeidet deg et nettverk i markedet, får man mange tilbud fra agenter. De gitte tilbud står ofte i stil med tidligere resultater. Er man en aktiv del av det lokale musikkmiljøet, vil det gjerne også komme kontinuerlige tilbud fra lokale artister.

Forundersøkelser: Stol på egne vurderinger, men få også andre informanters syn på planene. Bruk gjerne sjangerspesialister og bruk plateselskapene aktivt. Hvordan gikk det sist bandet spilte, hvor lenge siden er det, hvordan er streamingtallene og platesalget, kommer det en ny plate eller single snart, har artisten nylig vunnet en pris, hvordan er den lokale medieinteressen, er man i kontakt med artistens hovedagent? Osv.

Risikovurdering/ budsjettering: Er det en god periode (feks. er det generelt veldig stille om sommeren og i helt i starten av januar, og påskeferien er mange bortreist), hva slags pris kan man ta, har man rett aldersgrense i forhold til målgruppe, skjer det noe annet på stedet denne kvelden, finnes det noen naturlige samarbeidspartnere å dele risiko med? Skaff dere oversikten over omgivelsene, og utarbeid nøyaktige budsjetter. Husk å budsjettere og forhandle ridere (teknisk og catering/ overnatting, hospitality) samtidig med honorar.

Når du først har bestemt deg for å forhandle om et band eller en artist, er det flere måter å tilnærme seg en pris. Husk at prisen består av to deler; selve honoraret og alle andre variable kostnader som påløper. Dette er viktig å regne med når du skal gjøre en avtale. Vi skal se på noen ulike typer honorarmodeller. De skiller seg fra hverandre med hensyn til grad av risiko, og det vil være naturlig å bruke hele paletten av modeller, alt etter hvor sikre dere er på utfallet av arrangementet.

Fast honorar

Her blir arrangør og artist enige om et fast honorar og en tilhørende rider. På den måten vet du nøyaktig kostnadene dine, men ikke inntektene. Risikoen tas 100% av arrangør, og ved høyt oppmøte er inntjeningsmuligheten stor, men det samme er risikoen for tap ved lavt oppmøte. Her er det spesielt viktig at du har godkjent ridere på forhånd slik at du ikke får store økonomiske overraskelser på for eksempel innleie av backline eller innkjøp av catering. Avtaler med fast honorar blir stadig mindre brukt på klubbkonserter, men er svært vanlig på festival.

Prosentavtale med garantert beløp i bunn

En mye brukt avtalemodell er at artisten får et fast honorar, samt en prosentandel av overskytende inntekter etter at arrangør har fått dekket sine kostnader (etter break-even). På denne måten blir artisten sikret en minimumsinntekt, mens risikoen nå fordeler seg både på artist og arrangør. Desto mer attraktive artistene er, desto høyere fast sum i bunn. Prosentsats til artist ligger vanligvis fra 70 % og oppover, dette forhandler man om.

Ren prosentavtale

Denne type avtale legger størstedelen av risikoen på artist, som da blir avhengig av oppmøte for å tjene penger. Det er vanlig med en forholdsvis høy prosentdel til artisten, men husk at du må dekke dine kostnader som arrangør også. Det er viktig å klarlegge om prosentene er av bruttoinntektene (billettsalget), eller etter break-even. Ved en 100 % avtale av billettinntektene til artist kalles det å spille for døra.

Festivalbooking

Fast honorar er den vanligste honorarformen for festivaler, da det er vanskelig å fordele inntekter og kostnader mellom band/artister som opptrer. Prismessig er det andre faktorer som spiller inn. Med en stadig økende festivalaktivitet i Norge er man mer og mer avhengig av eksklusive opptredener for å sikre sine investeringer (les: bookinger). Og eksklusivitet betyr høyere honorar. At man dessuten må reise langt for en enslig jobb utenom turné, gir jo også økte reisekostnader. Noen ganger kan også dette være motsatt; artisten trenger festivalen, for eksempel på grunn av dens spesielle kredibilitet eller medieoppmerksomhet, og det kan bety vilje til å opptre for lavere honorar. Det er naturligvis rom for en bredere sammensetning av programmet på en festival. Ta hensyn til at det blir et langt program, sørg for at det både er variert og henger i hop, og at den tekniske produksjonen enklest mulig kan tilpasses de ulike artistene.

Legg merke til følgende ved avtaler som baserer seg på break-even; der blir det artistene selv som betaler for det de krever av utstyr og servering, da dette vil redusere deres inntekter i samme grad. Derfor burde det være motiverende for agentene å holde rider-kostnadene så lave som mulig!

Ordet "rider" kan oversettes med noe á la "behovsliste", og sier noe om hva som trengs for å få en artist på scenen. Det finnes utallige historier om ridere uten proporsjoner, om artister som vil ha fjernstyrte helikoptre, utelukkende gule m&m's og garderober av en viss størrelse så artisten kan få plass til sjelen sin, men en rider er i utgangspunktet et dokument hvor alt som er verdt å vite kommer frem.

Det finnes to ulike ridere; teknisk rider og hospitality rider. En teknisk rider sier noe om hva som trengs av teknisk utstyr, lyd, lys, backline osv, mens en hospitalityrider tar for seg det som ikke er teknisk, derav mat, drikke, overnatting, reise, gjestelisteplasser og liknende. Har noen en allergi eller må rekke et spesielt tog, er dette det logiske stedet å skrive det.

Ofte kan man oppleve at ridere er i overkant spissfindige og kravstore, men husk at alt kan forhandles om! Ofte sier ridere mest om hva artisten aller helst ønsker seg, men går du som arrangør dette i møte, er de aller fleste mer enn glad for å hjelpe til med å finne tilsvarende gode løsninger. Har du derimot underskrevet kontrakten uten å nevne noe om at du ikke kan oppfylle rideren til punkt og prikke, har artisten juridisk grunnlag for å trekke opptredenen uten nærmere forklaring. Rider(ne) er å anse som en del av kontrakten du har med artisten.

Les mer om ridere under "Avtaler og kontrakter" lengre ned på siden.

Artisten trenger en garderobe. Denne brukes både til oppbevaring av personlige eiendeler og til oppholds- og omkledningsrom, og skal derfor være låsbar. Det er en stor fordel om garderoben ligger slik til at artisten kommer til scenen uten å gå gjennom publikum. Garderoben bør minimum inneholde et stort speil, og stoler nok til artistene og crewet deres. De fleste større artister krever eget toalett i tilknytning til garderoben og gjerne også dusj. Hold garderoben, toalettet og eventuelt dusj rent, pent og hyggelig.

Det er vanlig og kun budsjettere kostnader forbundet med selve konserten. Dette er såkalte variable kostnader, hvorav noen er uavhengige av avtalen du gjør med bandet. Eksempler på slike kostnader kan være: leie av lokaler, leie av teknisk utstyr (PA, lys, strømopplegg), TONO, vakthold, markedsføring, m.m. Disse bør det være relativt enkelt å beregne ut ifra tidligere erfaringer. De resterende variable kostnadene avhenger av avtalen. Eksempler på dette er honorar, reisekostnader, ekstra lyd og lys i forhold til standard oppsett, backline, overnatting, mat, bevertning og eventuelle ekstra markedsføringstiltak. Det er vanlig å finansiere faste kostnader, og andre kostnader som en arrangør har i bunn, enten via servering, medlemsinntekter eller støtte. Derfor kalkuleres dette vanligvis ikke som en del av arrangementskostnadene. Dette gjelder blant annet leie og drift av kontorer, telefonutgifter, rekvisita, kontingenter, midler til opplæringstiltak, etc. 

Når du har satt opp en oversikt over alle kostnadene, vet du hvor mye du minimum må ha i inntekter for å komme i balanse. Her finner vi altså konsertens break-even, der kostnader og inntekter er like store. Break-even er som kjent ofte utgangspunkt for prosentavtaler, og derfor et viktig begrep. Et lurt triks kan være å bruke regnskap fra tidligere liknende arrangementer som utgangspunkt for budsjett.

Hvis man legger inn bud (med konsertbudsjett), så gjør det alltid skriftlig eller per epost. Vær åpen og ærlig i dine vurderinger. Definer tydelig hvem som dekker hva. Tidsbegrens budet i forhold til når du må ha avklaring. Husk også å avklare eksklusivitet ved å undersøke om bandet har spillejobber i samme område/by nært opp til datoen du jobber med – dette vil påvirke besøkstallet på din konsert. Du kan be om eksklusivitet i din by eller ditt fylke i en gitt tidsperiode for å sørge for at ikke konkurrerende aktivitet ødelegger for ditt arrangement.

Innhold i et bud

Hva er så ingrediensene i et gjennomarbeidet bud?

 Hvis vi grupperer informasjonen i tre ulike deler:

• Et honorartilbud (med et arrangementsbudsjett)
• En oversikt over tekniske spesifikasjoner
• En liste over standard betingelser for den lokale arrangøren

Dere kan med fordel lage faste maler for alle disse tre punktene.

Standard betingelser i budet

De generelle betingelser i tilbud fra lokal arrangør kan inneholde hva som helst som arrangør ønsker å ha med. Dette er en ganske uregulert bransje, og alle slags avtaler er mulige. Et godt startpoeng i et bud er hvor lenge budet står, og hvilke dager dere har ledig for bandet. Hvor lenge dere er villige til å la budet deres stå avhenger av deres eget avklaringsbehov. Noe kortere enn en uke er imidlertid ikke naturlig. Presiser gjerne at budet deres inkluderer artistskatten på utenlandske artister, og at dette er et forhold dere forventer blir håndtert av artistens management/agent. Det samme gjelder agentens honorar. Det kan være begrensninger i forhold til skjenkebevilling, eventuelt tider for lydprøver og lignende; sørg for å få informert så tidlig som mulig om dette. Noen steder er det naturlig at arrangøren dekker lokal transport for artist. Definer hva dette innebærer, så slipper dere høye taxiregninger som dere kunne ha unngått. Mange konsertsteder opererer med ulike priskategorier på billetter, samt at gjestelisteplasser inngår som en del av personalgodene. Dette er viktige betingelser, spesielt hvis det er honorarmodeller som går på prosentsats av døra. Hvorvidt arrangøren ønsker seg et supportband, bør også nevnes i budet.

Se Norske Konsertarrangørers budmal for festivaler under nedlastning.  

Endelig avtale

Etter noe kommunikasjon rundt detaljer fram og tilbake er som regel avtalen i boks, og da er det bare å holde hva man har lovet. 

Uavhengig av størrelse på artist, sted eller hvorvidt det er penger i omløp, er det alltid lurt å ha en skriftlig avtale. En avtale består gjerne av tre deler:

• Kontrakten som inneholder opplysninger om honorar, spillested, dato og klokkeslett, opplysninger om andre band/forband, promomateriell, markedsføring og de generelle kontraktsvilkårene.
• Hospitalityrideren (tilleggsrider), med praktiske opplysninger om overnatting, transport, bevertning, garderober, mm.
• Teknisk rider, som beskriver bandets tekniske behov, herunder backline, PA, lys, strøm og andre spesifikasjoner.

Sørg for at dere overholder det dere lover, og husk at man kan forhandle om alt.

Riderforhandlinger

Ridere forhandles parallelt med honorar siden så mange kostnader knytter seg til dette. Det er viktig å utrede kostnadene ved alle punktene i rideren for å skape et bilde av hva som er helt nødvendig. Det er god grunn til å forhandle om disse, og her kan det være mange tusenlapper å spare.

For å redusere kostnadene bør dere undersøke følgende:

• Kan artisten bo privat, må de ha enkeltrom?
• Kan artisten spise hjemmelaget mat/brødmat/kafémat?
• Velger artisten billigste transportvei? (tog/trikk vs. taxi)
• Holder utstyret arrangøren vanligvis benytter?
• Hva kan artistene ta med av egen backline?

Sørg for at begge parter blir enige. Det hjelper ikke å stryke punkter i en rider hvis ikke artisten godkjenner det. Riderkrav som sigaretter er en privatsak som ikke bør belastes arrangører. Dessuten skal artisten jobbe, så store mengder alkohol er også urimelig. I enkelte tilfeller kan det være lurt å presisere hva som skjer hvis artistene sover i buss eller fikser overnatting selv. Har de da krav på de samme pengene som hotelloppholdet ville kostet? Dette er en av tingene som bør behandles og avtales som en såkalt buy-out (frikjøp), og gå til reduksjon i break-even, framfor å tilfalle artist direkte.

Det bør på den annen side ikke bli slik at riderforhandlinger blir et slags mesterskap i å kutte vekk ting. Konserten skal tross avholdes under fornuftige omstendigheter.

Standardkontrakt

Norske Konsertarrangører har utviklet generelle kontraktstillegg. Dette for å prøve å standardisere en del juridiske forhold knyttet til avtalene, slik at brukerne er klar over hva de virkelig har ansvar for. Man er enige om at ansvaret går begge veier; artist er ansvarlig for arrangørens påløpte kostnader hvis de ikke oppfyller kontrakten, og arrangør er ansvarlig for artistens nettotap hvis arrangøren bryter avtalen. Det er vanskelig å si noe kategorisk i forhold til hva som bør skje ved forsinkelser, uhell og andre ting som oppstår uventet og uten skyld av noen, men ofte vil det være berettiget med delt ansvar.

Se kontraktsmal under nedlasting.

Avtale om forskudd og honorar på faktura

Det har blitt noe vanligere å betale inntil 50 % av honorar i forskudd til artister, spesielt hvis man kjøper fra utlandet, eller hvis det er første gang man samarbeider med en agent. Sørg for at dette ordnes på en sikker måte for dere, f.eks. i fall kansellering. De fleste agenter sender faktura på honorar. Intensjonen er å begrense flyten av kontanter, som heller ikke regnskapsførere og revisorer er særlig begeistret for. Etter norsk lov har man ikke anledning til å betale mer enn NOK 10 000 i kontanter. Dersom artist eller agent ber om kontanter kan da ikke det totale honoraret til artist overskride NOK 10 000.

• Vær ærlig! Tenk igjennom på forhånd på hva dere kan tilby og ikke la deg bukke under av uanstendig høye krav.
• Forfatt et bud hvor du beskriver grunnleggende fakta og vilkår, honorar og eventuelle tillegg. Legg ved budsjett!
• Gjør en risikoanalyse hvor du ser på bandets målgruppe, sjanger, stedet du booker til, aldersgrenser, aktualitet og liknende før du setter budsjettet. Verken du eller artisten er tjent med at det går med dundrende underskudd.
• Husk at de fleste tilbud kan forhandles om og at ingenting er satt før det er bekreftet fra begge parter.
• Skriv kontrakt! Sørg for å lese "den lille skriften" og sett deg inn i hva den går ut på om agenten kommer til dere med en standardkontrakt de pleier å bruke.
• Snakker dere sammen på telefon, sørg for å skrive en bekreftende e-post som sier svart på hvitt hva dere har snakket om og har avtalt. Få skriftlig bekreftelse. 
• Ikke lat som du vet mer enn du gjør. Står du fast på noe, be om å få tid til å sjekke det og komme tilbake med et svar.
• Hold dine løfter, vær saklig og effektiv.
• Husk at dere har flere utgifter enn bare honorar og Hospitality til bandet! Ha god dialog med markedsføringsansvarlig, teknisk ansvarlig og økonomiansvarlig rundt bookingen, så det ikke dukker opp noen uventede faktorer.

Bruke utenlandske agenter?

Noen norske agenter vil hevde at man ikke bør booke selv fra utenlandske agenter. Noen ganger er det heller ikke naturlig, for eksempel når denne artistens agent har en norsk samarbeidspartner. De norske agentene vil da bli involvert uansett. Det er mulig at artistene blir litt dyrere på grunn av den norske agentens provisjon, men man får betydelig mer sikkerhet i forhold til honorarnivå, artistskatt og forskudd. Man skal heller ikke glemme den positive verdien av samarbeidet for fremtiden. Hvis derimot de norske agentene ikke løfter en finger for din henvendelse, er det klart dere må prøve dere selv. Innenfor segmenter og sjangere der det ikke finnes gode norske agenter, blir det helt nødvendig. På samme vis er det mer akseptert at festivaler booker direkte.

Særtrekk ved å booke internasjonale artister

De norske agentene som har utenlandske artister jobber ofte svært tett med utenlandske byråer. Dette er businesskontakter som de er veldig avhengige av. Dermed sier det seg selv at de er svært forsiktige med hva de sender ut på turné i Norge. De har ikke råd til at en norsk arrangør «feiler», og at det går på bekostning av deres forhold til den utenlandske agenten. Hvis man uansett ønsker seg inn på et internasjonalt marked, kan det derfor være lurt å kjøre noen mindre konserter for å bygge opp kompetanse og tilliten til disse agentene.

Samarbeid kan være vanskelig å organisere, og krever like god planlegging og oppfølging som en hvilken som helst annen konsertforberedelse. Vi anbefaler å gjøre dette i mindre nettverk, hvor dere kjenner alle involverte parter på forhånd. Opp gjennom er nok regionalt bookingsamarbeid det som har hatt størst suksess.
Forsøk å utvikle ukompliserte samarbeid, som for eksempel turnépakker over en langhelg. Slik kan dere spare transportkostnader, score positiv "goodwill" hos agentene, og det vil også være lettere å spre markedsføringen.

På lokalt nivå er det viktig med god kontakt arrangører imellom, slik at man ikke overbyr hverandre. God dialog med andre arrangører resulterer mest sannsynlig i en vinn-vinn situasjon for publikum samtidig som artistene havner der de passer best.

Større samarbeid med sentrale klubber eller festivaler kan kreve mye fra de mindre arrangørene. Man må ha i mente at dette må gi fordeler for alle parter, der pris- eller markedsfordel bør overstige det merarbeidet som kreves. Man bør også ha forståelse for at etablerte arrangører kan være forsiktige med å sette sitt eget godkjenningsstempel på andre arrangører. De har ikke råd til at andre svekker tilliten til agentene.

Artistskatt skal betales av alle utenlandske artister og idrettsutøvere som tjener penger i Norge, men som skatter til hjemlandet. Artisten må oppholde seg mindre enn 90 dager i Norge, og 15% av honoraret skal da trekkes og innbetales til Skatteetaten.

Artistskatt er personlig for hver og en utøver som står på scenen, og kan ikke registreres på eksempelvis bandnavnet.

Om artisten betaler reise og opphold selv, er dette fradragsberettiget. Det må rapporteres gjennom Skatteetatens standardiserte skjemaer, RF-1091 og RF-1092. RF-1091 kan lastes ned her, mens RF-1092 blir tilsendt deg per post på bakgrunn av informasjonen rapportert inn i RF-1091. 

For utfylt eksempel, se den ferdigutfylte RF-1091 under nedlastninger.

Noen viktige huskeregler

• Husk at du må sende inn RF-1091 senest tre uker før arrangementet.
• Husk at artistskatten må betales innen 7 dager etter at arrangementet er avviklet.
• Det viktigste å få med på RF-1091 er hvem som holder arrangementet, hvem som skal spille, hva de heter og hvor de kommer fra.
• Grunnet historiske hendelser, er amerikanske statsborgere unntatt fra artistskatt såfremt de tjener under $10.000 per hode og årsinntekten ikke overstiger dette. Overstiger de $10.000 er de skattepliktige som alle andre utenlandske artister. Det skal uansett innberettes Skatteetaten via RF-1091. Husk å få artistenes bostedsadresse, da dette også meldes inn på artister som er amerikanske statsborgere.
• Med utenlandske artister, menes alle uten norsk organisasjons- og/eller fødsels- og personnummer.

I denne veilederen har vi samlet noen konkrete tips og noen mer utfyllende eksempler rundt det meste som omhandler artistskatt:

Melde inn arrangement og skatt

RF- 0191 vedlegg 1 (ferdig utfylt): Info om tid og sted, deg som arrangør, bandmedlemmer (Fullt navn, fødselsdato og nasjonalitet. Skjemaet kan lastes ned fra nettet.  Artistskatt er personlig for hver og en utøver som står på scenen, og skal ikke registreres på eksempelvis bandnavnet.

Dersom du har booket en utenlandsk artist via et norsk bookingbyrå (en promoter), så er det som oftest bookingbyrået som tar seg av å rapportere og betale artistskatten. Dersom du selv booker et utenlandsk band direkte er det viktig å allerede i budet presisere at honoraret er inkludert 15% artistskatt. Dersom du mottar en kontrakt der garantien står som ”net and free of tax” er det viktig at du stryker dette og erstatter teksten med ”subject to 15% artist withholding tax.”

Tips: Vær nøye med å avklare hvem som melder inn skatten. Det er du som arrangør som står som ansvarlig utfra lovteksten. Er det bookingbyrået som har betalt skatt, så kan du be om en kopi av skattekvitteringen.

Eksempel: Du har booket et band gjennom et bookingbyrå, eksempelvis Live Nation, FKP Scorpio eller Atomic, til din festival. Selv om du står som arrangør for konserten, så går kontrakten mellom artisten og bookingbyrået. Da er det bookingbyrået som normalt sett holder i det som har med skatt å gjøre. Dette bør bekreftes allerede når du legger inn bud på artisten via bookingbyrået.

Fradragsberettigete kostnader

Om artisten selv betaler reise og opphold, er dette fradragsberettiget. Det må rapporteres gjennom Skatteetatens standardiserte skjema, RF-1092 som blir tilsendt deg per post på bakgrunn av informasjonen rapportert inn i RF-1091- og det er her du fyller inn utgiftene du legger ved bilag til.

Det er viktig å understreke at du ikke er pliktig til å hjelpe artisten med å senke det skattepliktige beløpet ved å sende inn underlag på fradragsberettigete kostnader, som nevnt ovenfor. Det er derimot en veldig hyggelig service du yter som arrangør, som hjelper artisten med å betale fulle 15% artistskatt. En tommelfingerregel bør være at du får alle underlag i god tid før konserten finner sted, slik at dette ikke er arbeid du blir sittende med i etterkant av en konsert. Har du allerede betalt inn skatten uten at artist har sendt deg underlag, så bør du spille ballen over til artist som selv får ettersende underlag til skattekontoret direkte. Artistskatt er ofte omtalt i utenlandske artister sine kontrakter. Her kan det være nyttig å kommentere at du som arrangør kan bidra med å senke skattepliktig beløp, forutsatt at du har all nødvendig dokumentasjon på forhånd.

Hva er fradragsberettiget?

Reise, opphold og agentkommisjon (agency commission) som er betalt av artisten selv er kostnader du kan bruke for å få ned artistens skattepliktige beløp.

1. Hotell knyttet til konserten i Norge. Du trenger underlag fra hotellet (enten en proformafaktura eller kvittering på betalt opphold) som tydelig viser dato for overnatting og pris. Husk å trekke ut kostnader for eksempelvis minibar og mat.
2. Reisekostnader (persontransport for artist og crew) knyttet til konserten i Norge.
3. Buss eller leiebil (kan beregnes på to måter):
   1. Er dette en såkalt one-off (konserten er booket enkeltstående, og er ikke en del av en turné eller konsertrekke) så kan hele beløpet brukes, både kostnad for reisen til Norge og tilbake til eksempelvis Sverige.
   2. Dersom konserten er en del av en konsertrekke eller turné så deles den totale kostnaden på antall konserter på turneen. Er det 20 konserter på turneen, kan du bruke en del i relasjon til konserten i Norge. Husk å få en kopi av turnelisten (itinerary) som du kan legge ved til skattekontoret. Det kan være vanskelig å finne riktig turnéliste på nettet. Dager uten konserter (fridager og reisedager) skal ikke regnes med, det er kun antall konserter som telles med. Har artisten spilt to festivaler i Norge, så kan du bruke to deler av det totale antallet.

4. Flyreise (kan beregnes på tre måter):
   1. På samme måte som med buss og leiebil; en one-off kan trekkes i sin helhet. Flyr artisten inn fra eksempelvis England for å spille i Norge, og tilbake til England dagen etter, da trekker du hele kostnaden for reise.
   2. Dersom artisten er på turné i Europa og flyr fra land til land bruker du kun kostnaden forbundet med flyreisen inn til Norge, og kostnader forbundet med transport i Norge. Et eksempel kan være: om dere på vegne av artist har leid en profesjonell sjåfør som kjører bandet til flyplassen på veien videre, så kan denne kostnaden også trekkes.
   3. Dersom konserten er en del av en turné hvor artisten flyr fra USA til Europa på starten av turneen, og så tilbake til USA etter endt turné (transcontinental flights), så kan den totale summen for reisen fordeles på antall konserter på turneen. Her er det veldig viktig å gå igjennom flybilletter eller underlag du får fra artisten sitt reisebyrå for å sjekke at datoene stemmer overens.

5. Agentkommisjon (Agency commission) kan også benyttes (maks 20 % av den totale garantien artisten har som honorar). Dette er den kommisjonen som artistens bookingagent belaster artisten for sine tjenester. Skal du bruke agentkommisjon for å få ned skattepliktig beløp er det viktig at du får en kopi av fakturaen som går fra bookingagenten, utstedt til artisten, og som tydelig viser at beløpet gjelder denne bestemte konserten og at dette er artistens kostnad.

Eksempler på kostnader som IKKE er fradragsberettiget:

• Produksjonskostnader (backline, transport av utstyr, innleie av ekstra lyd og lys etc.)
• Managementkommisjon
• Regnskapskostnader

Tips: Artistskatt er ofte tidkrevende arbeid. Er du i tvil om kostnadene du har mottatt fra artisten er gyldig, ta kontakt med skattekontoret før du ferdigstiller regnestykket og betaler artisten.

Selv om du fyller inn tallene i ”Oppgjørsblankett RF-1092 fra skattekontor” som du mottar fra skattekontoret, så kan det være greit å stille opp regnestykket i Excel for deg selv og i en avregning opp mot artist i tillegg. Oppgjørsblanketten (når denne er ferdig utfylt) deles i 4 eksemplarer, to av disse skal i retur til sentralskattekontoret sammen med bilag for utlegg bandet har hatt. Ett eksemplar beholdes av arrangør som bilag for innbetalingen og ett eksemplar kan leveres band som kvittering på̊ hvor mye skatt som er betalt.

Eksempel på utregning:

Her har du redusert det skattepliktige beløpet fra 150 000,- til 99 000,- Så du beregner 15% av 99 000,- for å finne ut av hva artisten skal betale i skatt. Her skal artisten betale 14 850,- i stedet for 22 500,-. Beløp spart: 7 650,-.

Ved noen tilfeller er det du som arrangør som betaler for reise og hotell, og at disse kostnadene trekkes fra artistens garanti. Da regner du fremdeles ut skatten som over, men trekker fra kostnadene før du betaler artist:

En slik oppstilling kan være greit å legge ved til skattekontoret, samt en adresse for hvor skattekvittering sendes (dette er ofte management eller regnskapsselskap som representerer artisten).

Eksempler på ulike utfordringer du kan støte på i relasjon til artistskatt

Unntak for artister med bostedsadresse i USA

• Et band med amerikanske musikere spiller konsert i januar, for en garanti på 40 000 USD. De er fire stykker i bandet, alle har bostedsadresse i USA. Garantien er da ikke skattepliktig fordi de tjener akkurat på grensen (10.000 USD hver), MEN du har også booket samme artist tilbake til en festival til sommeren samme år. Bandet får samme garanti. Når du som arrangør VET at artisten kommer tilbake innenfor samme kalenderår vil begge konsertenes garanti være skattepliktige. Du trekker da skatt fra konsert nummer en, og konsert nummer to.

• Et band består av to amerikanere bosatt i USA, og to tyskere bosatt i Tyskland. Bandets totale garanti er på 30.000 USD. Fordelt på de fire bandmedlemmene så tjener ikke hver og en av dem mer enn USD 10 000. Da er 50% av garantien skattepliktig (for de to tyske utøverne). Du trenger hjemmeadresser på de to amerikanerne (såfremt de ikke har spilt i Norge tidligere dette kalenderåret) slik at de slipper å beskattes.

Norske artister med agent i utlandet

Noen norske artister har utenlandske apparater som tar seg av bookingen. I slike tilfeller kan det oppstå forvirring i forhold til om artisten faller under lov om skatt for utenlandske artister, eller alminnelig lov om beskatning.

• Artisten har bostedsadresse i utlandet, men er ikke ansett som skattemessig utflyttet fra Norge. Da er artisten unntatt 15% artistskatt, men plikter selv å rapportere egen skatt. Det handler altså ikke om hvor artisten er bostedsregistrert, men om hvor artisten er skattemessig bosatt. Fakturaen kan til og med komme fra et utenlandsk selskap.
  
  
• Har den norske artisten med seg utøvere fra utlandet på scenen, så faller derimot disse utøverne under lov om artistskatt, og skal rapporteres inn som normalt. I et slikt tilfelle er det viktig å avklare hva slags andel av honoraret som går til den norske utøveren, og som skal unntas skatt, og hva slags andel som skal fordeles på de øvrige utøverne.

Merchandise er en god inntektskilde både for artister og arrangører. I tillegg er det en god markedsføringskanal i form av word-of-mouth (WOM). Fans og "stamgjester" snakker gjerne til sine venner om ting de synes er fett, legger ut bilder av effekter på sosiale medier der de tagger både artister og arrangørene - rett og slett uvurderlig promo.

Det finnes en haug med produsenter som lager alt fra t-skjorter og bager til pins og minnepinner. Bare fantasien setter grenser for hva som er mulig, men sjekk litt rundt før du bestemmer deg for hvem du vil bruke. Ikke alle leverer like god kvalitet, og et mål må jo være at folk skal både å kjøpe det OG ikke minst bruke det.

Salg av artistens merch

Mange arrangører velger å tilby seg å selge merch for besøkende artister mot en viss prosentandel provisjon per salg. Det er lurt å ha en god oversikt over hva du selger (om du ikke har kasseapparat; utarbeid en standard som alle er godt kjent med), og husk å telle i fellesskap med artist/agent før du starter. Tell også opp i fellesskap i etterkant. Husk at du i Norge ikke har lov til å utbetale over NOK 10 000 kontanter. Hvis beløpet overgår 10 000,- må det gjøres oppgjør mot faktura i etterkant. Husk også at merch er momsbelagt, og sjekk med skjenkebevillingen om det er mulig å selge noe uten kasseapparat, dersom dette er tilfelle. 

TONO eies og styres av sine medlemmer som er komponister, tekstforfattere og musikkforlag. TONO forvalter og beskytter rettigheter av opphavsrettslig art på vegne av rettighetshavere i musikkverk. 

Hvorfor skal man betale TONO?
Når man fremfører musikk offentlig, må de som skriver og eier musikken (opphavspersonene) ha gitt tillatelse til ansvarlig arrangør.

Bakgrunn i lov om opphavsrett til åndsverk» av 12. mai 1961, sist endret ved lov av 23. juni 1995. (Det eneste unntaket er om opphavsmannen har vært død i mer enn 70 år.)

TONO gir tillatelse og innhenter vederlag på vegne av sine eiere. Tariffene blir justert årlig.

Hva med utenlandske artister?
TONO har samarbeidsavtaler med mange tilsvarende selskap i utlandet. TONO gir tillatelse til fremføring av musikk i Norge på vegne av utenlandske artister som har tilsvarende forvaltinigsavtale i sine land.

Hva er forskjellen mellom TONO og Gramo- og må vi betale begge deler?
De som spiller musikk som er innspilt/produsert (bakgrunnsmusikk), må forholde seg til både TONO og Gramo. De representerer ulike opphavspersoner/rettigheter. TONO representerer rettighetene til komponister, tekstforfattere og musikkforlag. Gramo representerer artistene og plateselskapene.

Hvordan gå frem for å få avtale med TONO
Hver enkelt arrangør må i utgangspunktet søke om tillatelse for hver enkel konsert eller for en periode.

Individuelle avtaler: Når den enkelte konsertarrangør henvender seg direkte til TONO, finner dere sammen ut av behovet og eventuelle individuelle tilpasninger med tanke på avtaleperiode og rapporteringsform, om det er flere type fremføringsområder, m.m. 

Viktig å huske på: Når dere forhandler med TONO kan det være lurt å ha med bakgrunnstall som viser både totalen- og gjennomsnittet av billettinntekter og besøkstall på konsertene.  

Mer informasjon om TONO-vederlag for konserter og event, samt oppdaterte satser finner du her. Spesifikt kontaktpunkt hos TONO vil variere, også i forhold til arrangørens ønske og behov. Ta kontakt med marked@tono,no eller ring sentralbordet på 22 05 72 00.

Husk å ta med både TONO og Gramo inn i konsertbudsjettet. Husk også å kalkuler dette inn i eventuell break-even-avtaler med artist. 

TONO kalkulator
TONO har en kalkulator du enkelt kan sjekke hvor mye du skal betale for konsertene dine. Bruk denne i budsjetteringen. Kalkulatoren finner du her.