Budsjett

Rammene for en sunn drift legges i budsjettarbeidet. Et budsjett er en oversikt over hvordan man tror den økonomiske situasjonen vil være, altså en oppstilling over forventede inntekter og kostnader i løpet av en bestemt periode, for eksempel ett år. Dette skal gjenspeile en forventning om den økonomiske driften og fungere som et retningsgivende verktøy.

Utarbeidelsen av et driftsbudsjett bør gjøres på høsten året før, slik at dere allerede fra januar har et godt verktøy for planleggingen av driften. Budsjettet bør gjennomgås (revideres) midt på året, når dere vet hvordan første halvår har gått økonomisk

Det finnes ulike former for budsjetter det er lurt å ha for å ha oversikt over hvordan det står til i foretaket deres:

 

Driftsbudsjett

Driftsbudsjettet (også kalt årsbudsjettet) viser forventede inntekter og kostnader i løpet av et regnskapsår. Dette skal hjelpe dere å planlegge driften og bør henge sammen med vedtatte handlingsplaner og satsningsområder. Budsjettet vedtas av styret og blir administrasjonens viktigste verktøy i det daglige arbeidet.

Når driftsbudsjettet utarbeides, må man sørge for at alle opplysninger innhentes og tas hensyn til. Her er noen relevante momenter i denne sammenheng:

  • Faste kostnader?
  • Variable kostnader
  • Investeringer
  • Valuta
  • Inntekter
  • Sponsorinntekter

 

Arrangementsbudsjett 

Det viktigste for de fleste arrangører vil være å lage arrangementsbudsjetter. Et arrangementsbudsjett viser oversikten over den økonomiske situasjonen ved et arrangement. Her setter man opp inntekter og utgifter for hvert arrangement, regner ut hvor mange billetter som må selges og til hvilken billettpris. Et slikt arrangementsbudsjett vil være en god hjelp når dere skal sette billettpris for konserten og estimere antall publikummere. Det er nemlig fort gjort å innbille seg at et arrangement har gått i overskudd, mens det faktisk viser seg at det har gått i minus når alle transaksjoner kommer på bordet.

 

Likviditetsbudsjett

Et likviditetsbudsjett er en oversikt over planlagte innbetalinger og utbetalinger i en periode, og viser om dere har nok penger til å betale de løpende forpliktelsene. Likviditetsbudsjettet sier altså noe om deres betalingsevne.

Ved utarbeidelsen av et likviditetsbudsjett fordeles innbetalinger og utbetalinger på perioder, for eksempel måneder. Dette er et hjelpemiddel for å holde oversikt over hvor mye penger man til enhver periode har å rutte med, og hvilke forpliktelser man har. Det er altså et budsjett over hvor mye likvide midler som er tilgjengelig i en gitt periode.

Personal og lønn

Det er ofte mange personer involvert i planleggingen og gjennomføringen av et arrangement. Som konsertarrangør har man et ansvar for å ivareta disse personene og sørge for et godt arbeidsmiljø.

 

Arbeidstaker, frilanser eller selvstendig næringsdrivende

En arbeidstaker utfører arbeid i annens tjeneste. En frilanser derimot får honorar eller annen godtgjørelse. Den vesentlige forskjellen mellom arbeidstaker og frilanser er altså hvem som bærer risikoen og regningen. Dersom dette er arbeidsgiver, er personen ansatt, dersom det er den eksterne/ innleide, er personen frilanser.

Selvstendig næringsdrivende som påtar seg oppdrag for arrangører gjør dette for egen regning og risiko, slik at arrangøren kun betaler det avtalte honorar, uten å trekke skatt eller betale arbeidsgiveravgift. Mens ansatte arbeidstakere og frilansere får utbetalt lønn med skattetrekk og arrangøren betaler arbeidsgiveravgift.

 

Frivillige

Hvilke økonomiske forpliktelser som inntreffer i forhold til frivillige er ikke tydelig hverken i lovverket eller hos skatteetaten. I følge arbeidsmiljøloven vil en frivillig kunne anses som arbeidstaker fordi man som frivillig ikke har et selvstendig styrt ansvarsområde, men er underlagt arbeidsgivers styringsrett.

 

Forsikring

Som arbeidsgiver er arrangør lovpålagt å dekke yrkesskade- og yrkessykdomsforsikring for hel- og deltidsansatte.

Arbeidsmiljøloven sier at "enhver mann som utfører arbeid i annen manns tjeneste er å betrakte som en arbeidstaker". Dette vil si at de frivillige også regnes som arbeidstakere og er dermed underlagt arbeidsmiljøloven, og skal i de aller fleste tilfeller forsikres med yrkesskadeforsikring. Yrkesskadeforsikring krever ikke arbeidsgiveravgift og arbeidstakeren skal heller ikke innberettes på denne forsikringen.

Når medlemmer i foreninger eller lignende utfører foreningsarbeid, fremgår det av forarbeider til arbeidsmiljøloven og andre rettskilder at disse ikke anses som arbeidstakere. Dette gjelder medlemmer som utfører dugnad innenfor egen forening. En arrangør kan gjøre avtale om en kortidsforsikring av en "dugnadsgjeng" i forbindelse med et bestemt arrangement. Når en arrangør er mer aktiv og har flere arrangement i løpet av et år, vil det lønne seg å tegne en løpende årsforsikring på et fast antall medhjelpere. Gjør avtale uten navneoppgave hvis mulig. Når det er forskjellige medhjelpere på forskjellige arrangement, må de som er med på de forskjellige arrangement registreres. Dette har sammenheng med Forsikringsavtalelovens foreldelsesfrister. Sjekk med forsikringsselskapet hva de krever. Det skal betales arbeidsgiveravgift på ulykkesskadeforsikringen og fordi dette er et 24/7 gode skal det også forsikringen innberettes.

 

Lønn og honorar

Lønn omfatter alle ytelser arrangøren gir til ansatte og frilansere som betaling for det arbeidet som utføres. Vær derfor bevisst på at lønn omfatter mer enn de rene utbetalingene, og det er strenge regler rundt hvilke goder som skal defineres som lønn.

Fra 1. januar 2015 ble det innført en ny felles rapporteringsordning for ansettelses- og inntektsopplysninger fra arbeidsgivere og andre opplysningspliktige. Mer informasjon om dette finner du under "Lenker"

Etter ferieloven har alle ansatte som mottar lønn krav på feriepenger. Frilansere og selvstendig næringsdrivende som mottar honorar har rett til ferie men ikke til feriepenger. Feriepengegrunnlaget skal beregnes på grunnlag av utbetalt lønn i opptjeningsåret, noe som innebærer at det er fjorårets inntekt som danner grunnlaget for feriepengene. Normal sats for feriepenger er 10,2 %. Hvis man har rett til fem ukers ferie er feriepengesatsen vanligvis 12 %. Dette er en tariff-festet rettighet og står ikke i ferieloven.

Daglige økonomirutiner

Når dere har startet en virksomhet, laget et budsjett og planlagt en konsert eller to er det viktig å lage økonomiske rutiner som skal følges både før, under og etter arrangement. Rutiner sikrer at økonomien håndteres på samme måte av alle i organisasjonen. Sammen med rutinene bør det avklares hvem som har myndighet til å gjøre hva.

Å bygge gode økonomirutiner fra starten av året vil spare dere for både tid og frustrasjon. Det aller viktigste er å sørge for at dere har bilag på alle transaksjoner. Dette innebærer alle kvitteringer, innbetalinger, utbetalinger og bankbilag.

Viktige punkter regnskap og som det er viktig å sette seg godt inn i:

  • Bilagshåndtering
  • Kontantrutiner
  • Attestering og anvisning
  • Refusjoner
  • Utfaktura og innfaktura
  • Håndtering og oppbevaring av bilag
  • Bankkonto og disponering
  • Kasseoppgjør

(for utdypende informasjon om disse punktene, les NKAs Økonomihåndbok for konsertarrangører)

 

Ekstern regnskapsfører eller føre selv

Regelverket rundt regnskapsførsel er omfattende og kan virke uoversiktlig. Det er ikke alltid lett å holde oversikten over komplekse områder som skatt, mva og avgifter.

I en startfase kan dere likevel vurdere å føre regnskapet selv, hvis dere har interesse, lyst og kunnskap. Å føre regnskapet selv gir et nært forhold til organisasjonens “indre liv” og dere vil få god kontroll over den økonomiske situasjonen. Likevel bør man som tommelfingerregel bruke tiden på det man behersker best og kjøpe de andre tjenestene fra pålitelig fagfolk. Dette gjelder også regnskap.

 

Artistskatt

Arrangøren er ansvarlig for å foreta skattetrekk og innbetale skatt på 15 % av honoraret til utenlandske artister. Unntaket er amerikanske artister som oppholder seg i landet kortere enn 90 dager og med honorar under 10 000 dollar per bandmedlem.

Skattekontoret skal ha melding om arrangementet og kontraktsvilkårene. På bakgrunn av opplysningene sender skattekontoret en oppgjørsblankett som senest 7 dager etter at trekk er foretatt skal returneres fullstendig utfylt til skattekontoret. Det skal innberettes til skattekontoret og føres på egen konto i regnskapet. Artistens utgifter til transport, kost og losji i forbindelse med arrangementet skal trekkes fra før det trekkes 15% skatt.

Les mer om artistskatt her.

 

TONO og Gramo

Konsertarrangører må betale TONO-avgift for å få rettigheter til å fremføre musikk. Åndsverksloven beskytter komponister og tekstforfatteres rettigheter til egne verk. På vegne av rettighetsshaverne forvalter TONO fremføringsrettigheter for musikkverk som fremføres offentlig i Norge. Avgiften betales til TONO som viderefordeler til komponister og tekstforfattere som er medlemmer av TONO eller en av TONOs søsterorganisasjoner i andre land.

I tillegg til beskyttelse av tekstforfattere og komponisters rettigheter, innehar åndsverksloven en bestemmelse om utøvende kunstneres og produsenters rett til vederlag ved offentlig fremføring av innspilt musikk. Gramo er vederlagsbyrået som oppkrever, forvalter og fordeler vederlaget til alle som har medvirket på innspillingene. Når dere spiller innspilt musikk over anlegget, skal Gramo betales.

Flere konsertarrangører har fremforhandlet individuell avtale med TONO om både rapporteringsform og vederlagsnivå. Det er lurt å ta med bakgrunnstall som viser både totalen- og gjennomsnittet av billettinntekter og besøkstall, dersom dere skal i forhandlinger med TONO. 

Les mer om rapportering og oppdaterte satser på nettsidene til TONO og Gramo

Se også NKAs TONO-kalkulator som enkelt viser hvor mye du skal betale til TONO for konsertene dine.  Bruk denne i budsjetteringen.


Mer om Gramo

Som musikkfestival gjelder følgende satser hos Gramo.

  • Pris for musikk ved arrangement og event med billettinntekter:
    0,70 kr per besøkende
  • Pris for musikk ved arrangement og event uten billettinntekter:
    477,89 kr per dag

Man rapporterer kun for de områdene der man faktisk benytter innspilt musikk. Så dersom man for eksempel benytter innspilt musikk kun på frivilligområdet i løpet av hele festivalen så er det kun antallet personer som har tilgang til dette området som skal medberegnes.  

REGISTRER MUSIKKBRUK HOS GRAMO.

Har du betalt Gramo tidligere, kan du sende inn nye rapporter her.

Har du spørsmål knyttet til rapportering og hva din festival skal betale til Gramo, ta direkte kontakt med Gramo for veiledning eller en uformell prat på marked@gramo.no eller 22 00 77 97.

Mer om Gramo og bruk av musikk.

 

Merchandise

Merchandise skal alltid telles når det ankommer. Det er egne krav til tellelister, blant annet at disse skal være signert og datert på lik linje som kassedagbok. Når artisten får oppgjøret telles eventuell merch som er igjen og returneres sammen med et skjema som forteller hvor mye som er solgt og til hvilken pris. Dette sjekkes da opp mot kasseoppgjøret for å sjekke at det ikke er noe svinn. Artisten får dermed vite hvor mye den skal fakturere dere for i etterkant. Selger dere merch for flere artister på samme arrangement er det en fordel å holde orden og skille merchen fra hverandre.

Dersom arrangør skal ha kommisjon fra merch-salget skal denne beregnes fra nettosalget. Dersom beløpet er mva-pliktig innebærer dette at man først skal trekke 25 % merverdiavgift av beløpet før eventuell kommisjon til arrangøren beregnes.

Regnskap

Regnskapet gir en faktisk fremstilling av arrangørens økonomi. Denne informasjonen kan brukes til å styre i riktig retning og fatte gode beslutninger. Gjennom revisjonen får man en ekstern person til å kvalitetssikre at regnskapet er satt opp i henhold til lover, regler og god regnskapsskikk.

Et regnskap er en oversikt over inntekter, kostnader, eiendeler og gjeld for en gitt periode og viser hvordan deres økonomiske situasjon er, for eksempel ved utgangen av et regnskapsår.

Det er hovedsakelig to typer regnskap: Det eksterne regnskapet som er det offisielle dokumentet utad og som kan presenteres for offentligheten (også kalt årsregnskapet) og det interne regnskapet som viser en detaljert oppstilling av hvilke kostnader og inntekter dere har hatt i løpet av et år (også kalt driftsregnskapet).

 

Det er regnskapsplikt for:

  • Aksjeselskap

  • Foreninger som i løpet av året har hatt eiendeler med verdi over 20 millioner kroner eller et gjennomsnittlig antall ansatte høyere enn 20 årsverk
  • Stiftelser

  • Ansvarlig selskap (DA / ANS) som oppfyller ett av følgende kriterier:
  • Har inntekter på 5 millioner eller mer
  • Har 5 årsverk eller mer i gjennomsnittlig ansatte

  • Har flere enn 5 deltakere

  • Dersom noen av deltakerne er juridiske personer med begrenset ansvar.
  • Enkeltpersonforetak som i løpet av et har hatt eiendeler med verdi over 20 million- er kroner eller et gjennomsnittlig antall ansatte høyer enn 20 årsverk.
  • Samvirkeforetak med salgsinntekter over 2 millioner kroner.
  • Andre som etter særskilt bestemmelse i eller i medhold av lov har regnskapsplikt.

 

Bokføring

For å kunne utarbeide regnskap må alle transaksjoner i virksomheten føres. Dette kalles bokføring og vil si at alle disponeringer skal registreres med bilag, slik at regnskapet gir et riktig bilde av den økonomiske stillingen i virksomheten. Det er viktig at alle bilag registreres, slik at disse ikke kan redigeres i ettertid.

 

Årsregnskap

Årsregnskapet utarbeides på slutten av året og består av:

  • Resultatregnskap
  • Balanse

 

Egenkapital

Egenkapital er hvilke eiendeler dere har, minus gjeld. Driftsresultatet vil påvirke egenkapital- en, ettersom denne vil øke ved overskudd og reduseres ved underskudd. Hvis gjelden er større enn eiendelene, betyr det at dere har negativ egenkapital.

 

Avskrivninger

Hvis dere investerer i utstyr som har en verdi over tid, er det vanlig at dette føres i balansen og avskrives over flere år. En gylden regel er at utstyr som antas å ha levetid på minst tre år eller har kostpris til kr 15.000 kr eller mer, skal avskrives over de årene den har antatt levetid. Med avskriving menes at man fordeler kostnaden over flere år, slik at verdien på utstyret hele tiden gjenspeiler den faktiske verdien. Kjøper dere for eksempel lydutstyr til kr 200.000, som har antatt levetid på fem år, kan dette eksempelvis avskrives med kr 40.000 pr år.

Merverdiavgift

Merverdiavgift (også kalt moms eller mva.) er en statlig avgift på omsetning av avgiftspliktige varer og tjenester, og kan kalles en ”sluttbruker-avgift”. Merverdiavgiften beregnes som et tillegg til prisen av den omsatte varen eller tjenesten, som hovedregel med et tillegg på 25 %, men tillegget kan blant annet også være 15 % og 8 %. Størrelsen på tillegget vil være avhengig av hvilken vare eller tjeneste som omsettes.

 

MVA på 1 - 2- 3

Det er et viktig skille mellom utenfor og innenfor avgiftsområdet. Er omsetningen utenfor avgiftsområdet har man ingen fradragsmuligheter. Billetter til konserter og musikkfestivaler er for eksempel unntatt mva.

Er omsetningen innenfor avgiftsområdet er de vanligste merverdiavgiftssatsene:

- 25 % mva

Servering av mat og drikke som nytes på stedet, merchinntekter og sponsorinntekter dersom de er mva-pliktige

- 15 % mva

Salg av kioskvarer

- 8 % mva

Kinobilletter, persontransport, utleie av rom

- 0 % mva

Fritatt, men innenfor avgiftsområdet

Hovedregelen er at når en næringsdrivende i løpet av en 12-månedersperiode har omsatt for over 50 000 kr i avgiftspliktige varer eller tjenester, så skal virksomheten registrere seg i merverdiavgiftsregisteret. Det er ikke total omsetning pr. kalenderår som teller, men den siste 12-månedersperioden. Dette innebærer at dersom et selskap fakturerer for 40.000 kr i desember første året, og for 12.000 kr i januar det påfølgende året plikter det altså å mva-registrere seg, selv om omsetningen har skjedd i to forskjellige regnskapsår. 
Et unntak fra hovedregelen om beløpsgrensen på 50.000 kr gjelder for ”veldedige og allmennyttige institusjoner og organisasjoner”. Slike virksomheter blir først mva-pliktig når omsetningen overstiger 140.000 kroner. Det betyr at for enkelte arrangører vil beløps-grensen for registrering være 140.000 kr og ikke 50.000 kr. 


 

Registrering, vilkår og plikter

Dersom en virksomhet overstiger 50.000 / 140.000 kr i avgiftspliktig omsetning i løpet av en 12 måneders periode foreligger det altså en plikt til å registrere seg i Merverdiavgiftsregisteret. Registrering er ikke frivillig. Konsekvensen av registrering i mva-registeret er at virksomheten vil kunne kreve fradrag for inngående mva på kostnader til bruk i den avgiftspliktige virksomheten, men registreringen innebærer også en plikt for den næringsdrivende eller den ideelle eller allmennyttige organisasjonen til å kreve inn mva fra den kunden de omsetter varen eller tjenesten fra.

En rekke vilkår må være oppfylt før den næringsdrivende eller allmennyttige organisasjonen må mva-registrere seg:

Omsetning

Et vilkår for registrering i Merverdiavgiftsregisteret er at det foreligger «omsetning». Med «omsetning» menes all levering av varer og tjenester mot vederlag.

Avgiftspliktige varer eller tjenester
Det andre vilkåret er at det som omsettes er «avgiftspliktige varer eller tjenester». Hovedregelen i merverdiavgiftsloven er at all omsetning av varer og tjenester er avgiftspliktig– altså «innenfor avgiftsområdet».

Næringsdrivende
Det siste vilkåret for avgiftsplikt er at det må være næringsdrivende som omsetter de avgiftspliktige varene og tjenestene. Utgangspunktet i praksis er at man ansees som næringsdrivende hvis avgiftspliktig salg over tid antas å ville overstige avgiftspliktige innkjøp, slik at utgående avgift blir høyere enn inngående avgift.

 

Omsetningsoppgaver

Dersom selskapet er avgiftspliktig og mva- registrert må det levere omsetningsoppgaver. I en omsetningsoppgave stilles det opp en oversikt over hvor mye mva den avgiftspliktige for en gitt periode har betalt på sine anskaffelser knyttet til den avgiftspliktige omsetningen, og hvor mye mva som er krevd inn fra kunden. Dersom selskapet har krevd inn mer mva enn de har betalt, må mellomlegget betales inn til Skattemyndighetene. Dersom selskapet har betalt mer mva på sine anskaffelser, enn det de har krevd inn på sin avgiftspliktige omsetning, vil inngående mva være høyere enn utgående, og selskapet vil få refundert mellomlegget.

Ved for sen levering av omsetningsoppgavene vil det påløpe renter og gebyrer. Dersom man utelater å levere oppgaver vil man også oppleve at Skatteetaten fastsetter omsetningsoppgaven ved skjønn, hvilket vil si at de beregner hvor mye de antar selskapet har omsatt for, og selskapet må da betale mva på denne omsetningen, uavhengig av hvor reell den er. Sender man i ettertid inn omsetningsoppgave vil de innsendte oppgavene normalt erstatte de skjønnsfastsatte og differansen mellom de skjønnsfastsatte og de reelle vil gjøres opp. Gebyrene fastholdes likevel.

 

Delt omsetning

Som vi var inne på over finnes det både avgiftspliktig og avgiftsunntatt omsetning, og det er slett ikke uvanlig at en konsertarrangør har omsetning innenfor begge kategoriene. Eksempelvis kan en arrangør ha inntekter fra både billettsalg og fra salg av mat- og drikkevarer. Hvordan det forholdsmessige fradraget beregnes er i utgangspunktet opp til hver enkelt næringsdrivende. Det viktigste er at metoden som er valgt reflekterer den faktiske bruken på en mest mulig riktig måte. Les mer i NKAs Økonomihåndbok for konsertarrangører for eksempler på dette.

 

Uttaksmoms

Ved innkjøp av varer som er ment til bruk i den avgiftspliktige delen av virksomheten, enten helt eller delvis, vil selskapet fradragsføre inngående mva. Dersom denne varen deretter gis bort, eller selges til underpris, må selskapet beregne såkalt uttaksmoms.

 

Momskompensasjon for frivillige organisasjoner

Dersom dere er en frivillig organisasjon kan dere mest sannsynlig søke om momskompensasjon. Formålet med ordningen er å fremme frivillig aktivitet. Ordningen skal kompensere for kostnader som frivillige organisasjoner har til merverdiavgift ved kjøp av varer og tjenester basert på årsregnskap ett år tilbake i tid. Søkerne må være registrert i Frivillighetsregisteret innen søknadsfristen går ut.

Det er Lotteri- og stiftelsestilsynet som forvalter ordningen med merverdiavgiftskompensasjon for frivillige organisasjoner etter bestemmelsene i Forskrift om merverdiavgiftskompensasjon for frivillige organisasjoner. Mer informasjon om ordningen, søknadsskjema og frister finnes på lottstift.no.

 

Personallister

Krav om daglig føring av personallister Utarbeidet av Norske Konsertarrangører og Arkon 

Norske Konsertarrangører mottok mange innspill fra våre medlemmer om de nye kravene. På bakgrunn av disse innspillene sendte vi et brev til Skattedirektoratet for å få svar på noen av punktene som ble opplevd som uklare, vanskelig å tolke og/eller urimelige. 


Vi ønsket en konkretisering knyttet til følgende punkter:

  • Hvem er det som per definisjon jobber med servering? Er det kun de med direkte tilknytting til serveringsstedet eller skal det også gjelde de som sitter på kontor, adskilt fra serveringsstedet med ansvar for eksempel innkjøp, logistikk for barer og restauranter osv.?
  • Hvilke krav stilles til føring av personallisten og arbeidslisten om man ønsker å føre den elektronisk? Kan myndighetene anbefale noen elektroniske systemer?
  • Hvorfor skal frivillig, ulønnet personale omfattes av dette kravet?
  • Innleid og eksterne aktører - hva er det som gjelder her? Eksempelvis vakt- og renholdselskaper osv.
  • Om man benytter seg av en arbeidsplan og noen jobber overtid. Hvordan gjøres dette? Skal man oppdatere arbeidsplanen?

Hvem skal med på listen?
Skattedirektoratet legger til grunn at det ved arrangementer med et stort antall frivillige er naturlig å avgrense det personalpliktige området til serveringsstedet/barområdet. Dette betyr at det kun er personale som jobber med å selge serveringsvarer over disk som har plikt til å stå oppført i personallisten. Annet personale, som f.eks. vakter, riggepersonell etc kreves ikke oppført i listen.

Andre unntak: 
Innleide foretak som Vaktselskap og selskap som utfører f.eks serveringsoppdrag er selv ansvarlig for å føre lister for sine egne hvis de omfattes av forskriftene. Slikt personale skal bære ID-kort som viser deres navn og navn på foretaket de er tilknyttet for å skille dem fra foretaket som kontrolleres. 

Listeføring
Personallisten kan føres manuelt eller med elektroniske verktøy som tilfredsstiller kravene.

Manuell føring gjøres i en egen bok utarbeidet av Skattedirektoratet. 
Elektronisk føring kan ikke gjøres i f.eks. Excel, Word eller andre systemer som er redigerbare. 
Det er mulig å kombinere manuell føring og elektronisk føring. F.eks. kan administrasjon med variabel arbeidstid føres i manuell liste.

Krav til elektronisk føring:
En elektronisk liste kan ta utgangspunkt i et system for vaktlister/arbeidsplan.

Listen skal umiddelbart kunne skrives ut ved kontroll.
Listen skal inneholde:

  • Fødselsnummer (11 siffer) eventuelt D-nummer for personer uten norsk statsborgerskap.
  • Fullt navn
  • Den bokføringspliktiges (virksomhetens) navn og organisasjonsnummer
  • Starttidspunkt for skift
  • Sluttidspunkt for skift

Endringer skal dokumenteres med tidspunkt da endringen ble utført samt navn på den som utførte endringen.
Endringer kan være justering av tidsrom eller angivelse av at en person ikke har møtt på vakt. 
Opprinnelig satt tidspunkt skal fortsatt være synlig etter endring.

Skattedirektoratet godkjenner ikke spesifikke elektroniske systemer. Hvis man ønsker å føre personallisten elektronisk, så anbefaler de at man henvender seg til systemleverandører som tilbyr løsninger for tidsregistrering, som ikke kan endres/manipuleres. 

Norske Konsertarrangører har medlemsavtaler med to leverandører av slike system som oppfyller disse kravene. Arkon og Mobilise. 
Les mer om disse her.

Frivillige
Frivillige/ulønnet personale skal inn i listen fordi det skal være enkelt og avstemme listen mot de personer som arbeider i foretaket slik at man ikke skal bli møtt av en påstand om at dette er ulønnet personale som ikke skal inn i listen.

Kontroll
Ved kontroll skal listen umiddelbart kunne skrives ut på papir og/eller godkjent bok forelegges hvis manuell listeføring er brukt.

Alt personell skal kunne legitimere seg. Dette kan gjøres ved framlegging av gyldig legitimasjon eller ved at arrangør har avtale med den enkelte og tatt kopi av godkjent legitimasjon og at denne kan framlegges i tilknytning til personallisten.

Nyoppstartede konsertarrangører kan bli kontrollert av skattemyndighetene selv om det ikke ligger noe regnskap til grunn. Da vil man i ettertid, når årets regnskap foreligger, vite om kravet til personallister er berettiget.

Overtredelsesgebyr
Ved mangler ilegges et grunngebyr på 8600 kroner , samt 1 720 kroner per mangel.

Mangel kan være

  • Ufullstendig utfylling av info
  • Personer på stedet som ikke er oppført i listen
  • Personer på stedet utenfor oppført arbeidstid
  • Manglende legitimasjon
  • Brudd på oppbevaringsbestemmelsene for listen

Datasikkerhet og personvern
For å dekke forskriftenes krav, settes det også flere krav til databehandling og oppbevaring av skjermingsverdig informasjon på alle involverte. Fødselsnummer og D-nummer er ikke definert som sensitive opplysninger. Fødselsnummer anses imidlertid å være skjermingsverdig fordi mange anser det som viktig å beskytte slike opplysninger.

Ved innhenting av fødsels- og D-nummer i registreringsskjema, bør nettsiden med skjema kunne sende data videre kryptert. (exhttps://skjema.com)

For mer detaljert informasjon:

Krav til føring av personalliste i enkelte bransjer

Hvem skal registreres i personallisten? Prinsipputtalelse 23.01

Hvordan skal personallisten føres og presenteres på utskrift? Prinsipputtalelse 19.02

Politikostnader

Ved arrangementer og festivaler der politiet krever å være tilstede vil man som arrangør måtte dekke politiets utgifter tilknyttet arrangementet. Dette omtales som utgifter til særlig politioppsyn.

Den faste timesatsen for politioppsyn er 820,- per time.

Refusjon etter politloven §25 som sier følgende:

Når det av ordensmessige grunner er påkrevd med særlig politioppsyn ved allment tilgjengelige sammenkomster eller tilstelninger, for eksempel offentlig dans, fester, konserter, festivaler, forestillinger, idrettsstevner og lignende, kan arrangøren pålegges helt eller delvis å dekke utgiftene til dette oppsynet. Det kan kun kreves dekning for utgifter til særskilt politioppsyn som utføres i umiddelbar tilknytning til arrangementet og som tidsmessig står i direkte forbindelse med avviklingen av arrangementet.

Fra et rundskriv fra politidirektoratet fra 2011 uttalte de blant annet:

Timesatsen er basert på gjennomsnittsbetraktninger og tar opp i seg ulike variable kostander ved denne type oppdrag. I tillegg til lønn og godtgjørelser omfatter satsen kostander som slitasje på materiell, utstyr, bilbruk, administrasjon mv. Satsen tar også hensyn til at oppdragene i stor grad vil utløse 100 % overtid og godtgjørelser for ubekvem arbeidstid.

Refusjonskrav etter politilovens § 25 skal derfor baseres på den faste timesatsen og ikke på hvilke faktiske utgifter, herunder overtid, særkompensasjon, kostgodtgjørelse mv. som måtte være utløst for den enkelte tjenestemann/ kvinne i det konkrete tilfellet.

NKA opplever til tider forskjellig praksis, hos de ulike politidistriktene, når det kommer til hvordan de tolker politilovens § 25. Dette har ført til at det har vært store forskjeller i politikostnader til den enkelte arrangør. NKA er interessert i medlemmenes erfaringer og utfordringer knyttet til dette tema så ta gjerne kontakt. Vi bistår også hvis det skulle være noe spørsmål i forbindelse med politikostnader.